Original-URL des Artikels: https://www.golem.de/news/homeoffice-wegen-corona-von-der-it-branche-lernen-2003-147402.html    Veröffentlicht: 30.03.2020 12:06    Kurz-URL: https://glm.io/147402

Homeoffice wegen Corona

Von der IT-Branche lernen

In der Coronakrise fällt vielen Chefs auf: Mit der richtigen Planung ist es gar nicht nötig, jeden Tag im Büro zu sitzen. IT-Firmen verzichten seit Jahren auf feste Arbeitsräume und zeigen, wie es klappt.

Fumiko Inakuma vermisst ihr Großraumbüro mit den ständig klingelnden Telefonen überhaupt nicht. Auch nicht, von Bahnmitarbeitern mit weißen Handschuhen in die Tokioter U-Bahn geschoben zu werden, um dann zwei Stunden dicht an dicht mit anderen Pendlern durch die Stadt zu fahren. In der Arbeit sei sie oft sehr müde gewesen, besonders nachmittags, sagt sie.

Wie aktuell Tausende Menschen auf der ganzen Welt, die aufgrund von Corona im Homeoffice arbeiten, spart auch sie sich den langen Weg zur Arbeit. Ihre Firma Asobu hat allerdings schon seit Jahren kein Büro mehr und die Kollegen leben über die ganze Welt verteilt.

Die japanische Architekturfirma erstellt Environmental Simulations sowie neue 3D- und VR-Modelle. Fumiko Inakuma organisiert Onlinestrukturen und das Projektmanagement. Dazu sitzt sie am liebsten mit ihrem Laptop im Café der Königlichen Porzellan-Manufaktur Berlin, wo leiser Jazz läuft und Kaffee in zarten Tassen serviert wird. In Corona-Zeiten arbeitet sie von ihrem Büro zu Hause aus.

"Ich wusste früher gar nicht, wie gerne ich eigentlich arbeite", sagt sie und schiebt Aufgaben auf ihrem Laptop von der Spalte "in Arbeit" nach "erledigt". "Wenn ich lange über einem Problem sitze, hilft es mir sehr, den Standort zu wechseln. Dann gehe ich spazieren. Das ändert meine Perspektive und ich komme schneller auf Lösungen. Ich habe auch schon meine Familie in Japan einen Monat lang besucht und konnte dort arbeiten. Das motiviert."

Allein Github listet 80 Remote-Arbeitgeber

Mit der jüngsten Welle an New-Work-Ansätzen wuchsen auch die Möglichkeiten, von unterschiedlichen Orten wie Cafés oder sogar balinesischen Digitalnomaden-Coworking-Spaces aus zu arbeiten. Kurz: Es spielt mittlerweile kaum eine Rolle mehr, wo man seine Aufgaben erledigt.

Mittlerweile verzichten so viele IT-Firmen auf feste Arbeitsorte, dass die Liste vertrauenswürdiger Remote-Arbeitgeber von Github rund 80 Unternehmen führt und ständig erweitert wird: Der Roadmap-Hersteller Aha!, der E-Learning-Anbieter Articulate, Bandcamp, Basecamp, Trello oder auch Wikimedia haben ihre Büros zum Teil aufgegeben.

Auch von den rund 1.000 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen von Mozilla arbeitet die Hälfte nach Unternehmensangaben remote, bei steigender Tendenz. Github selbst stellt ebenfalls weltweit Menschen ein, die außerhalb des Büros programmieren.

Der Trend hat eine riesige Masse an flexiblen Miet-Arbeitsplätzen mit sich gebracht: Gab es 2005 nur drei bekannte Coworking Spaces, sind es weltweit 2020 laut Statista schon 26.300. Pressholzschreibtische mit guter Internetverbindung und ein bisschen Ruhe sind in deutschen Großstädten plötzlich bis zu 400 Euro im Monat wert. "Coworking ist aber auch für unsere Firma nötig", sagt Fumiko Inakuma. Denn ohne einen neutralen Ort für Kunden-Meetings und Gespräche mit Praktikanten wäre das Remote-Modell nur schwer umsetzbar.

Auf die Idee, das Büro abzuschaffen, kam Fumiko Inakumas Mann und Firmenmitgründer Masato Kaneda, als er sah, wie viele Angestellte in Berlin mehrere Wochen am Stück im Homeoffice arbeiten, ohne dass Chaos ausbricht.

Mittel gegen Chaos im Homeoffice

Vor Chaos hat man in Japan vielleicht sogar noch mehr Angst als in Deutschland. "Die Berliner Kollegen waren jedoch perfekt organisiert. So hat trotz der räumlichen Distanz jeder Ablauf funktioniert", erklärt Inakuma. Damit es bei ihnen daheim genauso gut klappt, mussten sie sich zunächst umstellen: "Mit meinem Mann zu Hause zusammenzuarbeiten war am Anfang nicht so einfach. Es war seltsam, wenn er zu mir gelaufen kam, um zu sagen, ich solle eine E-Mail schreiben." Seit sie über ein Projektmanagement-Tool kommunizieren, laufe es aber richtig gut. "Jetzt sehe ich in der To-do-Liste, was zu tun ist, und arbeite sie ab, ohne das falsche Gefühl zu bekommen, wir hätten ein Top-Down-Verhältnis", sagt Inakuma.

Bei Asobu verwenden die Mitarbeiter das Programm Wrike, andere nutzen Jira, Miro, Trello oder auch Monday, um Kollegen Aufgaben zuzuweisen und Deadlines zu setzen. Alle Beteiligten können dabei den Stand der Projekte einsehen und ihre Arbeitszeiten im Blick behalten.

Doch wie können sich Heimarbeiter dazu aufraffen, am Projekt zu arbeiten, statt die Küchenregale neu zu streichen? Und wie schafft man es, sich nicht von den Kindern ablenken zu lassen, die gerade nicht in die Kita dürfen?

Feste Kernarbeitszeiten seien der Schlüssel, um die nötige Disziplin aufrechtzuerhalten, sagt Inakuma. Im Homeoffice helfe ihr das, sich nicht von Haushalt ablenken zu lassen. Jeden Tag sitzt sie daher exakt drei Stunden um die Mittagszeit an ihrem Computer, wenn die Associates in Deutschland erreichbar sind. Dazu kommen frühmorgendliche Videokonferenzen mit Japan. Den Rest ihres Arbeitstages teilt sie sich frei ein.

"Wenn ich zwischendurch die Wäsche mache, schalte ich die Arbeitszeiterfassung aus", sagt sie. Kurz aufzustehen sei auch wichtig, um in Bewegung zu bleiben. "Ich wechsle außerhalb meiner Kernarbeitszeit zwischen Privatzeit und Arbeitszeit flexibel hin und her." Außerdem wechselt sie sich mit ihrem Mann bei der Kinderbetreuung ab. Noise-Cancelling-Kopfhörer seien für den Elternteil, der gerade arbeitet, eine gute Investition.

Umgekehrt sei es wichtig, Pausenzeiten festzulegen und den Feierabend einzuhalten. "Sonst arbeitet man im Homeoffice schnell mehr, als es einem gut tut. Man will schließlich seine Ziele erreichen und Projekte abschließen - in Eigenverantwortung sogar noch mehr, als wenn man im Büro seine Stunden absitzt."

Ohne Videochat geht es nicht

Für viele Programmierer ist es wichtig, bei der Lösung schwieriger Probleme Input der Kollegen zu bekommen. Kommunikations-Tools wie Slack, Skype, Google Hangouts oder Zoom haben darum mit dem Anstieg an Remote-Arbeit Hochkonjunktur - so stark, dass viele Nutzer mittlerweile über Störungen durch Systemüberlastung klagen. Auch das Tool Team Viewer, mit dem man sich auf den Bildschirm von Kollegen zuschalten kann, hat im März laut Chip ordentlich an Download-Zahlen zugelegt.

Tanay Pant, Developer Advocate bei Crate.io, arbeitet wie Fumiko Inakuma seit einigen Jahren aus dem Berliner Homeoffice. Auch die Belegschaft des Datenbankbetreibers arbeitet zum Teil remote; in Berlin, San Francisco und Österreich gibt es noch Büros auf freiwilliger Besuchsbasis.

"Eine Dynamik zu etablieren, die das Team zusammenhält, ist extrem wichtig", sagt Pant. "Die meisten Teams, inklusive meinem, arbeiten mit agilen Methoden, wozu die regelmäßige Kommunikation zwischen allen Teammitgliedern und eine disziplinierte Aufzeichnung der bearbeiteten Aufgaben gehört." Neben täglichen Anrufen gehören Videokonferenzen zum Alltag, auch um die Stimmungen der anderen mitzubekommen. "Das wichtigste ist, eine gute Stimmung aufrechtzuerhalten; dadurch läuft am Ende alles entspannter." "Wir sprechen eigentlich ununterbrochen miteinander", sagt auch Gabe Karp. Er arbeitet seit zweieinhalb Jahren als Managing Director für den Webentwickler 10up, der sein Büro komplett abgeschafft hat, weil es nicht genutzt wurde. Meistens sitzt er in einem Coworking Space oder im Homeoffice in Stockholm. Zoom und Ticketing-Tools spielen dabei die Hauptrolle.

"Man kommuniziert damit aber anders, als wenn man im selben Raum wäre. Darum muss man ein paar Dinge beachten", sagt Karp. Wenn nämlich der Gesichtsausdruck und die Tonlage fehlen, können wortkarge Kollegen im Chat schon mal schroff oder eingeschnappt rüberkommen.

Um Missverständnisse zu vermeiden, werden darum sowohl bei Asobu als auch bei 10up und Crate.io Videokonferenzen einberufen, wenn es um komplexere Themen geht. "Einmal im Jahr trommeln wir die komplette Firma zusammen, um zusätzlich Beziehungen zueinander weiter aufbauen zu können. Wir treffen uns an immer unterschiedlichen schönen Orten, zum Beispiel in Disney World, um ein bisschen Zeit miteinander zu verbringen", sagt Karp.

Dabei trifft er Kollegen aus ganz Europa, den USA, Indien oder auch Kanada. Mittlerweile arbeiten 200 Entwickler auf der ganzen Welt für 10up: "Wir kommen durch das Remote-Modell an Talente auf der ganzen Welt, unabhängig von ihrem Standort, und sie bringen ihre eigene Kultur und Perspektive auf Prozesse mit ein. Das ist ein riesiger Vorteil. Außerdem ist es leichter, internationale Kunden zu treffen, ohne die Kosten eines weiteren Standortes tragen zu müssen", sagt Karp.

Denn das Geld, das sich Firmen durch die Aufgabe ihrer Büros einsparen, ist einer der Hauptfaktoren, die für Remote-Modelle sprechen. Rechnet man mit einer durchschnittlichen Monatskaltmiete von 6.000 Euro für ein mittelgroßes Büro in Deutschland, kommt man jährlich auf über 70.000 Euro. In Großstädten wie San Francisco oder Paris übersteigen die Mietkosten selbst bei kleinen Firmen schnell 100.000 Euro im Jahr.

Firmen können am Remote-System auch kaputtgehen

Aufgrund der Ersparnisse und guten Erfahrungen könnten nach der Corona-Krise Remote-Modelle auch in Nicht-IT-Bereichen bestehen bleiben. Dabei dürften dann neue Probleme auftauchen, mit denen geübte IT-Freelancer im Homeoffice schon lange zu kämpfen haben: Zickige Slack-Nachrichten gestresster Kollegen, Netzstörungen während Videochats, Zeitverschiebung, Prokrastinationsattacken oder Arbeit bis spät in die Nacht. Dazu fehlender Austausch und Depressionen bei Menschen, die ohnehin selten das Haus verlassen - all das kann auf lange Sicht zu Schwierigkeiten führen.

Auch Sicherheitslücken können Unternehmen in den Ruin treiben. "Es ist deshalb sehr wichtig sicherzustellen, dass alle Informationen auf den Computern der Mitarbeiter abgesichert sind", sagt Tanay Pant. "Dabei ist es elementar, dass der Informationsfluss der Firma sichergestellt ist, während er gleichzeitig offen für Zugangsberechtigte bleibt."

Darum werden alle neuen Mitarbeiter in die Datenschutzregeln eingewiesen und müssen Richtlinien bei der Benutzung mobiler Geräte einhalten. Sichere Verbindungen und Passwörter, VPN, Updates und Sicherheitssoftware müssen selbstverständlich werden, um auf Heimnetzwerke spezialisierten Hackern den Zugriff zu erschweren.

Trotz einiger Probleme scheinen sich Remote-Arbeitnehmer im Grunde einig darüber zu sein, dass sie nie wieder jeden Tag ins Büro gehen wollen. "Maximale Autonomie in der Frage, wie und wann ich arbeite, wirken sich wirklich auf meine Produktivität aus", sagt Tanay Pant. "Ich arbeite zum Beispiel am liebsten sehr spät, weil ich mich dann besser konzentrieren kann."

Auch Fumiko Inakuma ist sich sicher, dass sie mehr schafft als davor: "Ich habe mich seitdem eigentlich kaum mehr gestresst gefühlt, weil ich selbst entscheide, wie, wann und wo ich was erledige", sagt sie. "Das klappt wirklich deutlich besser als vorher."

Außerdem freut sie sich, ihre Kinder tagsüber zu sehen. Auch das dürfte jetzt vielen Menschen auffallen, die zum Corona-Remote gezwungen sind: Zu Hause war ja auch noch ein Leben. Vielleicht können davon alle bald ein bisschen mehr haben, wenn Chefs auf der ganzen Welt merken, dass die Arbeit auch aus dem Homeoffice erledigt wird - und vielleicht sogar besser als vorher.

 (maj)


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