Original-URL des Artikels: https://www.golem.de/news/projektmanagement-an-der-falschen-stelle-automatisiert-1906-141628.html    Veröffentlicht: 12.06.2019 12:04    Kurz-URL: https://glm.io/141628

Projektmanagement

An der falschen Stelle automatisiert

Kommunikationstools und künstliche Intelligenz sollen dabei helfen, dass IT-Projekte besser und schneller fertig werden. Demnächst sollen sie sogar Posten wie den des Projektmanagers überflüssig machen. Doch das wird voraussichtlich nicht passieren.

Softwareprojekte werden in der heutigen Zeit gerne dezentral durchgeführt. Das bedeutet: Entwickler, Projektmanager und andere Verantwortliche sitzen an verschiedenen Orten und arbeiten gemeinsam an demselben Ziel. Ich bin selbstständiger Projektmanager und Berater und habe mittlerweile einige Tools kennengelernt, die angeblich die Arbeit erleichtern sollen, etwa indem sie bestimmte Arbeitsprozesse automatisieren. Und zwar zum Teil so weit, dass der Job des Projektmanagers überflüssig werden soll.

Der Vizepräsident der Research-Abteilung beim Marktforschungsinstitut Gartner, Daniel Stang, beziffert den Anteil der Aufgaben, die in Zukunft automatisiert werden könnten, auf 80 Prozent. Datensammlung, Analyse und Auswertung von Daten - vor allem solche Aufgaben könnten bald Programme übernehmen. Dystopischer formulierte es Tesla-Chef Elon Musk: Er warnte im vergangenen Jahr in einem Interview, künstliche Intelligenz werde die Menschheit unterwerfen. Das glaube ich jedoch nicht. Im Gegenteil: Das, was wir als Menschlichkeit bezeichnen, ist heute wichtiger denn je.

Über das Kommunizieren kommunizieren

Gerade im technischen Bereich gehen Entwicklungen rasant voran, und oft ist es schwierig, Schritt zu halten. Ich war gerade auf einer Spanienreise und konnte für weniger als fünf Euro einen Onlinezugang im Flugzeug kaufen. Noch Tage später erhielt ich ungläubige Nachrichten von (gleichaltrigen!) Menschen, die nicht fassen konnten, dass ich aus 10.000 Metern Höhe einen Videoanruf mit ihnen starten wollte.

An Bord auch nur mit dem Handy zu telefonieren, ist noch gar nicht so lange üblich. Als sich diese Möglichkeit langsam durchsetzte, wussten selbst die Flugbegleiter manchmal nicht, dass ihre Airline bereits eine Internetverbindung zur Verfügung stellte, die zum Telefonieren genutzt werden konnte - und erklärten dem überraschten Passagier, dass Mobilfunkgespräche an Bord verboten seien.

Auch das Projektmanagement muss mit der Zeit gehen. Wir können und sollen immer bessere Programme und künstliche Intelligenz bedienen und verwenden. Etwa Maschinen und Software, die selbstständig lernen und sich weiterentwickeln. Alexa und Google Assistant sind dabei nur die bekanntesten Beispiele, denn ob es die Verkehrsführung, die Wettervorhersage oder der Anbau von Lebensmitteln sind: Überall im Alltag finden wir intelligente Programme.

So auch bei IT-Projektmanagern. Das Tool Wrike sucht etwa automatisch beim Projektstart die Dokumente zusammen, die für das Projekt gebraucht werden könnten. Google hat eine eigene Plattform mit Apps und Open-Source-Tools entwickelt, ebenso wie Facebook. Die Vielzahl der potenziell arbeitserleichternden Tools zwingt die Beteiligten dazu, sich erst einmal für eines oder mehrere zu entscheiden. Und das kann sich hinziehen.

Ich habe das in einem meiner Projekte erlebt. Die Überlegung war, eine Software oder Plattform für den täglichen Austausch zu finden. Was einfach klingt, war der Ausgangspunkt einer langen Diskussion. Erst einmal hieß es: Nur chatten sei zu umständlich, Skype eigne sich auch nicht, da müsse man ja aktiv anrufen. Tägliche Videokonferenzen kämen auch nicht in Frage, das nehme die Teilnehmer zu sehr in die Pflicht.

Ein eigener Teamspeak-Server war die Idee der 90er-Generation am Tisch. Dafür würde ein Voice-Server mit Client auf jedem Computer oder Smartphone benötigt. Die Jüngeren wollten hingegen direkt über Discord kommunizieren, der Voice-Server steht dabei bereits in der Cloud des Anbieters, App und Browser-Unterstützung sind vorhanden. Einer der älteren Chefs verstand bei all den Fachgesprächen kaum etwas. Er fragte sich: "Wir treffen uns also im virtuellen Büro, selbst wenn wir nur über den Flur rufen müssen?" Wir verloren uns in Diskussionen über die möglichen Features in diversen Programmen. Ein Mitarbeiter plädierte sogar für den Lunch-Train, eine App für Slack, bei der sich Kolleginnen und Kollegen für die gemeinsame Mittagspause finden lassen.

Müssen wir wirklich alle möglichen Tools kennen?

In solchen Runden will jeder mit seinem Detailwissen zu neuen Software-Hypes glänzen - vielleicht auch aus Sorge, nicht ernst genommen zu werden, wenn er nichts beizutragen hat. Jedoch glaube ich, dass wir durch solche Diskussionen die Ziele aus den Augen verlieren und an einen Punkt kommen, an dem sich selbst technisch versierte Menschen überfordern. Müssen wir wirklich alle Tools kennen und jedes Feature bewerten können? Wie lange sollte ein Selektionsprozess dauern? Was ist wichtig? Wer das alles durchdiskutiert, stellt die Kommunikationsart in den Fokus, das Ziel - eine gute Kommunikation - gerät indes aus dem Blick.

Entscheidend ist für mich nicht die Software, sondern es sind die Menschen, die sie verwenden. Wir machen uns über Plastik in den Weltmeeren und nachhaltiges Wirtschaften Gedanken, angebotene Software verwenden wir hingegen inflationär: Freeware, Testversionen, Open Source, günstige Starter-Editionen. Natürlich zerstören wir keine Wälder, wenn wir zwei oder drei Programme mehr installieren als nötig. Wir schaden aber definitiv der Produktivität und dem persönlichen Wohlbefinden, wenn wir ständig Trends nachlaufen - und trotzdem nie wirklich auf dem neuesten Stand sein können.

Als Projektmanager sehe ich es deshalb als meine Aufgabe, für das Team eine Lösung zu finden, die eine gute Kommunikation ermöglicht und dazu führt, dass die Arbeit so schnell wie möglich - auf welchem Kanal auch immer - erledigt wird. Viel wichtiger als die Frage "Wie verständigen wir uns?" ist für mich daher die Frage: "Wie verstehen wir uns?"

Keine Maschine kann bislang gutes Projektmanagement nachahmen

In einem meiner jüngsten Projekte für einen großen Telekommunikationsanbieter verstand der Kunde diese Aufgabe nicht. Statt Projektmanagern wollte er lediglich die Entwickler bezahlen. Das Projekt war dezentral und agil organisiert, einige meiner Kollegen saßen im Ausland. Die Aufgabenstellung war nach Meinung des Auftraggebers so klar, dass alle wissen sollten, was zu tun war. Reine Entwicklungsarbeit.

Wir entsprachen seinem Wunsch nach agiler Arbeitsweise, organisierten die Entwicklungsarbeit in Sprints und hielten uns - wie gewünscht - kommunikationsseitig zunächst aus dem Projekt heraus. Nach einiger Zeit erhielten wir Beschwerden vom Kunden, dass die Entwickler nicht erreichbar seien und dass trotz agiler Arbeitsweisen die angeforderten kurzfristigen Änderungen nicht umgesetzt würden. Meine Aufgabe war es dann, das Setup des gesamten Projektes noch einmal zu prüfen und dem Kunden zu erklären.

Nach einigen Krisengesprächen wurde das Projektmanagement dann zum Hauptansprechpartner für den Kunden, der immer persönlich und kompetent beraten wurde und dessen Wünsche und Probleme korrekt gefiltert und adressiert wurden. Die Entwickler konnten in Ruhe ihre Arbeit machen und fühlten sich durch weniger Zwischenrufe spürbar wohler.

Diese Arbeit, die vor allem kommunikatives Feingefühl erfordert, wird in den nächsten Jahren keine Maschine erledigen können. Trotzdem wird auch daran schon gearbeitet. Den Grad an Verständnis und die behutsam erklärende Art und Weise, mit der wir in unserem Fall den Kunden in die gewünschte Richtung bewegt haben, wird aber auch mittelfristig keine Maschine imitieren können.

Eine Terminvereinbarung, das schafft eine Maschine. Den Kern der agilen Arbeitsweise zu erläutern, das schafft sie auch. Bei den tiefer gehenden Fragen wird es aber schwierig. In unserem Fall wollte der Kunde wissen, warum die Entwickler die vorgegebenen Änderungen nicht umsetzen. Wir erklärten ihm also das Prinzip der Sprintplanung: dass der Sprint vier Wochen dauert und neue Änderungen erst danach aufgenommen und umgesetzt werden. Wir erklärten ihm außerdem, dass vier Wochen für ein komplexes Produkt eine kurze Zeit und das Ergebnis nur ein Zwischenergebnis sei, das es weiter zu verbessern gelte.

Es stellte sich heraus, dass der Kunde all das gar nicht wusste. Für ihn war agil gleichbedeutend mit schneller gewesen. Wir konnten aber klarstellen, dass es eher transparenter und anpassungsfähiger bedeutet - und eben nicht unbedingt schneller. Wir klärten das Missverständnis in persönlichen Gesprächen auf, mit Charme, Lockerheit und einem individuellen Kommunikationsstil. Welche Maschine sollte das ersetzen können?

Projektmanager sind also keine Geldfresser, keine reinen Zahlenschubser und Analysemaschinen. Sie sind bestenfalls auch Mediatoren und kommunikative Schnittstellen - oder einfach Menschen, die auf eigene Mitarbeiter und den Kunden zugehen und mit kommunikativer Kompetenz überzeugen können.

Mein Programm wird mir schon sagen, was ich tun muss

Dennoch wird natürlich versucht, ihre Arbeit von KIs machen zu lassen - so wie die Automatisierung nach und nach eben auch die meisten anderen Lebensbereiche erreicht. Auf langen, monotonen Autofahrten sollen elektronische Piloten das Steuer übernehmen, Maschinen analysieren Blutwerte und erstellen daraus eine vermeintlich verlässliche gesundheitliche Analyse. Das sind solch komplexe Prozesse, dass man doch auch Projektmanager automatisieren kann, oder?

Meine Antwort: Nur, wenn man den Charakter der Person, die diese Tätigkeit ausübt, außer Acht lässt. Doch selbst rein technische Prozesse können Menschen überfordern. Das zeigte sich erst jüngst bei den Boeing-737-Max-Vorfällen, als die Piloten eine Software, die in die Steuerung des Flugzeuges eingriff, nicht mehr kontrollieren konnten - und dadurch bei zwei Flugzeugunglücken viele Menschen ums Leben kamen.

In meinen IT-Projekten stehen zwar keine Menschenleben auf dem Spiel, ich habe jedoch schon oft erlebt, dass Kollegen sich zu sehr auf die Technik verlassen. "Das Programm wird mir schon sagen, wenn das Budget überschritten ist", "Meine Erinnerungen erhalte ich alle per Push-Nachricht" oder "Die Performance-Auswertung wird mir schon sagen, wo wir nachsteuern müssen". Das sind Sätze, die ich häufig höre.

Fast genauso häufig sind dadurch schon Projekte in Schwierigkeiten geraten und es musste von Hand korrigiert werden - wenn das überhaupt noch möglich war. Probleme mit Hilfe von Technik, aber unter Nutzung unseres Verstands und unserer Gefühle zu lösen, ist meiner Meinung nach der richtige Ansatz, und das müssen schon die Führungskräfte vorleben.

Das hat auch eine Kienbaum-Studie von Stepstone zum Thema Mitarbeiterführung ergeben. Sie gibt den Rat: "In der Praxis kann Führungskräften so nur empfohlen werden, mehr auf ihre Mitarbeiter zu achten und sich nicht nur auf das Erreichen von Zahlen und Zielen zu konzentrieren. Führungskräfte sollten sich Zeit für ihre Mitarbeiter nehmen und diese emotional unterstützen, um sie aktiv zu entwickeln." Will heißen: Die einfache Frage nach dem aktuellen Wohlbefinden oder den beruflichen Zielen hilft manchmal weitaus mehr als irgendeine Statistik.

Manchmal hilft einfach nachfragen

Führungskräfte, die sich allein auf ihre menschlichen Fähigkeiten verlassen und technischen Fortschritt ablehnen, können ihre Mitarbeiter allerdings genauso emotional verlieren wie jene, die einzig auf die technischen Lösungen der Mitarbeiterführung setzen.

Bei meiner Arbeit habe ich einmal erlebt, wie ein Projektleiter die Einzelprojekte allein über ihre Performance im Auswertungstool bewertete. Dieses Tool war mächtig: Es konnte neben der Zeiterfassung sogar die Qualität der Arbeit messen und Fehlerquellen anzeigen. Trotzdem fehlte der Software die menschliche Komponente, die Problemen über den Zahlenrand hinaus auf den Grund geht. Die Möglichkeit, auch Fragen zu Emotionen zu stellen.

Denn einige Projekte performten nur deshalb nicht gut, weil es interne Probleme zwischen Mitarbeitern gab, die in der Auswertung natürlich nicht sichtbar waren. Der Druck, der durch eine schlechte Auswertung erzeugt wurde, verschärfte dieses Problem, da sich alle gegenseitig dafür verantwortlich machten. Wäre der Projektleiter nur einmal ins persönliche Gespräch gegangen, wären womöglich Gründe und Lösungen gefunden worden, die letztlich auch für eine bessere Performance gesorgt hätten.

Nicht zuletzt aufgrund dieser Erfahrungen stehe ich einer vollständigen Automatisierung von Projektmanagement kritisch gegenüber. Ich mag es, wenn Prozesse automatisiert sind und wir trotzdem noch als Menschen agieren können. Anders als viele andere habe ich keine Angst davor, dass die Technik mich überflüssig machen könnte und ich dadurch quasi meine Daseinsberechtigung verliere. Denn eigentlich ist es ja erstrebenswert, sich als Projektmanager überflüssig zu machen. Wenn die Prozesse so flüssig laufen, dass keine Korrektur nötig ist, dann ist das Idealziel erreicht. Meinetwegen auch durch einen Automatisierungsprozess.

 (mae)


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