Original-URL des Artikels: https://www.golem.de/news/it-jobs-fuenf-neue-mitarbeiter-in-fuenf-wochen-1806-134794.html    Veröffentlicht: 18.06.2018 12:03    Kurz-URL: https://glm.io/134794

IT-Jobs

Fünf neue Mitarbeiter in fünf Wochen?

Startups müssen oft kurzfristig viele Stellen besetzen. Wir waren bei dem Berliner Unternehmen Next Big Thing dabei, als es auf einen Schlag Bewerber für fünf Jobs suchte.

Schnell sein, besser sein als die Konkurrenz, immer ganz vorn mitspielen: Wer ein Startup gründet, muss Tempo beweisen. Die jungen Unternehmen sind auf rasantes Wachstum gepolt. Doch dabei geraten sie oft an eine Grenze: In kürzester Zeit neue Mitarbeiter zu finden, ist im IT-Bereich besonders schwer. 20 Wochen brauchen europäische Startups durchschnittlich, um einen erfahrenen Mitarbeiter zu finden und es kostet sie 5.000 US-Dollar. Was tun, wenn ein Team diese Zeit nicht hat? Wir waren bei Next Big Thing (NBT), einem IoT Company Builder im Berliner Bezirk Friedrichshain-Kreuzberg, dabei, als es gleich fünf neue Stellen besetzen musste - und haben gelernt, dass neben dem Netzwerk und Offenheit gegenüber den Bewerbern vor allem eins zählt: sich von dem Zeitdruck nicht hetzen zu lassen.

Ein Dienstagvormittag, Stadtteil Kreuzberg: Die Finanzierung steht! Bei Next Big Thing geht die Nachricht ein, dass eines seiner Unternehmen von einem Investor unterstützt wird. Das Startup hilft anderen Startups mit einem Team von Business-Architekten, Technologie-Experten und erfahrenen Gründern, Ideen zu Unternehmen zu machen. Das neue Projekt löst nicht nur Jubel in den Büroräumen am Landwehrkanal aus. Es bedeutet auch: Fünf neue Positionen müssen schnell besetzt werden und 45 weitere bis zum Ende des Jahres. Kurzfristig gebraucht werden unter anderem ein COO für die operative Leitung der Gesellschaft, ein Blockchain Developer und ein Designer mit Schwerpunkt auf Infografiken. Kurzfristig heißt: am liebsten sofort. Ein Startup schafft einer Bitkom-Studie zufolge durchschnittlich 18 Arbeitsplätze, bei NBT sind es viel mehr. Die Zahl steigt: 2013 waren es noch 13. Allein in Berlin können laut McKinsey bis zum Jahr 2020 durch Startups mehr als 100.000 Arbeitsplätze entstehen.

Am selben Dienstagnachmittag, Büro von NBT: Dennis Wegner, Head Of Human Resources bei Next Big Thing, und sein Team setzen sich zusammen, um die Strategie zu besprechen. "Sofort", das ist kaum möglich - aber sie wollen so nah wie möglich dran sein. "Die Durchschnittszeit von der Ausschreibung einer Stelle bis zur Unterschrift liegt in der Branche bei 50 Tagen", berichtet Wegener. "Bei einem Entwickler sind es etwa 130 Tage. Wir müssen schneller sein, sonst verlieren wir im Ernstfall das Investment."

Trotzdem gilt es, erst einmal einen Schritt zurückzugehen - und eine Stellenbeschreibung zu formulieren. "Klingt dröge, aber ohne braucht man nicht anzufangen, denn wir müssen wissen, was wir suchen", sagt der HR-Experte. Gerade wenn Mitarbeiter gleich Kandidaten aus ihren Netzwerken empfehlen wollen, bedeutet es, dass die Personalabteilung erst mal auf die Bremse tritt. "Doch die Zeit, die man hier investiert, zahlt sich mehrfach aus."

Das Netzwerk ist besonders wichtig

Klassische Stellenanzeigen schaltet NBT zwar kaum, doch die Formulierung einer Beschreibung hilft, Klarheit darüber zu schaffen, was wirklich gebraucht wird. "Wir können dann viel genauer Bewerber ansprechen", sagt Wegener. Sein Team und er halten auch Rücksprache mit den jeweiligen Abteilungen. "Wir fragen uns, wie der perfekte Bewerber für ein Profil aussieht, in welcher Welt er lebt und was er braucht." So kann die Ansprache besser zugeschnitten werden: "Ein Junior Designer hat andere Bedürfnisse und spricht eine andere Sprache als eine erfahrene Führungskraft 50 plus. Sie haben unterschiedliche Fragen an uns und wir an sie."

Freitag: Die Stellenprofile sind ausgearbeitet. Dennis Wegener stellt sie bei einigen Online-Portalen ein, um das Prinzip Spray & Pray nicht ungenutzt zu lassen - die offene Position so bekannt wie möglich zu machen und zu hoffen, dass es passende Bewerber gibt, bei denen das Timing stimmt, die also Lust auf eine neue Stelle haben. "Wenn es, wie in diesem Fall, dringend ist, dann gehen wir aber vor allem ganz stark ins Netzwerk." Zuerst werden intern Kollegen angesprochen, ob sie jemanden mit ähnlichem Hintergrund kennen und empfehlen können. Dann muss man sensibel und geplant vorgehen, denn eine spätere Absage ist in so einem Fall nicht immer einfach. Außerdem verbreitet Wegener die Anfragen in Slack-Gruppen, wo die Profile partnerschaftlich geteilt werden. Selbst potenzielle Bewerber in sozialen Netzwerken zu recherchieren und direkt anzusprechen, funktioniere in der Regel nicht gut: "Die meisten werden zu häufig angeschrieben und sind schlichtweg genervt."

Anderthalb Wochen später: Das Netzwerk war fleißig, es wurden etwa 30 mögliche Interessenten für die fünf offenen Stellen empfohlen. In der Regel kommen auf eine Einstellung mindestens fünf Interviews. Die binden Ressourcen und Zeit. Dennis Wegener schreibt viele E-Mails, checkt Lebensläufe, führt erste Vorgespräche am Telefon und vereinbart Termine. Dabei ist Fingerspitzengefühl gefragt: "Wenn ich einen Head of Marketing anrufe und frage, ob er am nächsten Tag vorbeikommen kann, dann ist das kein gutes Signal. Wir wollen auch nicht den ersten, sondern den besten Kandidaten. Aber die Zeit sitzt uns im Nacken. Und jeder Tag, der verstreicht, fehlt später."

In den telefonischen Vorgesprächen klopft Wegener ab, ob beide Seiten die passenden Erwartungen aneinander haben. Dabei geht es um die Gehaltsvorstellung, den Starttermin, aber auch Arbeitszeiten oder die Bürosituation: "Ich erkläre, was Startup bedeutet. 35 Tage Urlaub und ein großes Budget für Weiterbildung - das geht bei uns einfach nicht. Dafür bekommt man flache Hierarchien, Flexibilität und man kann holistisch an einem Produkt arbeiten", erklärt Wegener. "Wir kommunizieren sehr offen die Herausforderungen und das wird von den Bewerbern sehr geschätzt. Und wenn jemand auf keinen Fall in einem Großraumbüro arbeiten will, ist das völlig in Ordnung - es ist deshalb nur wichtig, dass wir das früh besprechen." Sind die Vorstellungen ähnlich, wird ein Interview verabredet und dann persönlich oder in Einzelfällen auch über Skype geführt.

Wer mehr als 15 Interviews führt, macht etwas falsch

Nach zwei Wochen: Die ersten Interviews laufen. Für die COO-Position gibt es einen "extrem spannenden" Kandidaten aus Bangladesch, der gerne nach Deutschland kommen würde. "Da ist der Aufwand größer. Wenn er sich für uns entscheidet, unterstützen wir ihn natürlich bei der Organisation und helfen bei der Wohnungssuche oder Fragen zu Krankenkasse und Co.", sagt Wegener.

4. Woche: Der COO hat zugesagt, der Vertrag wird vorbereitet. Die Verhandlungen laufen, wann er die Stelle antreten kann. Weitere Bewerber werden gesichtet, gecheckt und - wenn es gut passt - eingeladen. Parallel dazu hält Wegener immer wieder Rücksprache mit den Abteilungen, in denen eingestellt werden soll. "Als Human Resources bestimmen wir den Prozess. Über die Einstellung bestimmt die zukünftige Abteilung", erklärt er. Die Kollegen werden geschult, wie sie Interviews mit Bewerbern gut führen können. Dass sie passende Fragen stellen, vor allem die Bewerber ausführlich sprechen lassen und keine Versprechen geben, die sie nicht halten können.

Für die Fachabteilungen ist es nicht immer einfach, den Bewerbungsprozess parallel zu ihrem Alltagsgeschäft abzuwickeln. "Niemand kann in zwei Wochen 20 Interviews führen, ohne dass seine Arbeit liegen bleibt", sagt Wegener. "Wir werben hier bei allen Mitarbeitern immer wieder für Verständnis dafür, was dieser Prozess bedeutet. Und müssen gleichzeitig streng sein, damit es kontinuierlich vorangeht." Auch ein gewisses Erwartungsmanagement sei wichtig: "Eine Besetzung in unter zwei Monaten ist immer mit Kompromissen verbunden", sagt Wegener. Denn klar ist auch: Wenn jemand eingestellt wird, der nicht gut zum Unternehmen passt, ist der Preis für beide Seiten hoch. "Wir brauchen einfach die richtigen Leute."

"Gute Bewerber warten nicht"

Nach 6 Wochen: Den richtigen Kandidaten sagt man zu, den anderen ab. "Solche Rückmeldungen muss man zeitnah geben. Denn wenn man sich zwei Wochen nicht meldet, sagt das auch etwas aus. Und gute Bewerber warten nicht." Bei Next Big Thing hat man die entsprechenden Strukturen geschaffen: Nach jedem Gespräch geben die beteiligten Mitarbeiter Feedback an die Personalabteilung, die Kontakt zu den Bewerbern hält.

9. Woche: Es läuft gut, vier von fünf Stellen sind besetzt, die zukünftigen Mitarbeiter fangen spätestens im Mai an. Sogar ein Blockchain Developer wurde gefunden - über eine Empfehlung. Ein Glücksfall, und dabei wollte der Bewerber erst gar nicht zum Interview kommen, weil er zufrieden war mit seiner aktuellen Position. "Da muss man manchmal richtig kämpfen. Solche Leute, die sich mit hoch speziellen und dazu aktuell noch sehr gefragten Themen auskennen, sind rar", erklärt Dennis Wegener. Selbst wenn Bewerbungen eingingen, habe mindestens die Hälfte der Kandidaten in der Regel nicht die erforderlichen Qualifikationen. Und technische Skills seien entscheidend, aber am Ende würden Charaktere eingestellt: "Startup-Persönlichkeiten", die Initiative ergreifen und Begeisterung mitbringen. Hier sei deshalb eine zielgerichtete Ansprache von möglichen Kandidaten umso wichtiger: "Wer zu so einer Techie-Stelle mehr als 10 oder 15 Interviews führt, macht etwas falsch."

Vier von fünf offene Stellen besetzt und das in wenigen Wochen - ein großer Erfolg. Der Prozess war für alle anstrengend - und noch ist er nicht beendet. "Mit guter Planung kann man natürlich sehr viel mehr Struktur in die Personalfindung bringen, aber das ist in einem Startup einfach schlecht möglich", sagt Wegener. "Wir haben eine langfristige Planung, doch sie wird immer wieder durchkreuzt. Aber das ist in Ordnung: Wir haben eigene Strukturen und da ist einfach immer viel Action dabei."  (jgr)


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