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Workflows: Wenn Digitalisierung aus 2 Papierseiten 20 macht

Die Digitalisierung von Prozessen scheitert selten an der Technik. Oft ist es Unwissenheit über wichtige Grundregeln, die Projekte nach hinten losgehen lässt - ein wichtiges Change-Modell hilft dagegen.

Ein Erfahrungsbericht von Markus Kammermeier veröffentlicht am
Jede Menge Papier
Jede Menge Papier (Bild: Rosmarie Voegtli/CC-BY 2.0)

Ich stehe in der Mittagssonne auf dem Messeplaza in Stuttgart. Mit dem Handy in der Hand gehe ich auf und ab. Ich sollte in der Messehalle sein, aber das ist jetzt gerade unwichtig. Am Telefon ist mein derzeit größter Kunde, mit dem ich gerade als Projektleiter ein Digitalisierungsprojekt umsetze. Was der Kunde über die ersten Erfahrungen berichtet, lässt mich stark an meiner Kompetenz als Experte für Digitalisierung zweifeln. Wir haben es tatsächlich geschafft, aus zwei Seiten Papier durch einen digitalisierten Workflow mehr als 20 Seiten Papier zu machen. Die Technik läuft einwandfrei und doch verläuft der Prozess alles andere als geplant. Was ist passiert?

Erst später wird mir klar, dass neue Software-Tools alleine niemals Probleme lösen. Unseren Fehler hätten wir vorhersehen können, wenn wir einige Grundregeln in Veränderungsprozessen beherzigt hätten.

Eine gute Idee ...

Das Projekt startete verheißungsvoll: Die Aufgabenstellung war es, einen Prozess für die Materialstamm-Anlage zu digitalisieren. Für die Logistik ist der Materialstamm eine heilige Kuh. Wenn die Stammdaten korrekt sind, können Arbeitsvorbereitung, Planung, Fertigung und Logistik darauf aufbauen. Fehler im Stamm führen oft zu Fehlplanungen, Fertigungsstillstand und Lieferengpässen. Mit dem Materialstamm beginnt das Endprodukt. Daher ist die richtige Erfassung aller Informationen so wichtig.

Unser Kunde stellt komplizierte Industrieprodukte her, die in mehreren Schritten gefertigt, bedruckt und verpackt werden. Beim Start des Projekts gab es einen einfachen digitalen Laufzettel in Excel. Die Datei wurde zentral auf einem Server abgelegt. Dort konnten alle Abteilungen ihre Informationen erfassen. Sobald alles eingetragen war, konnte das neue Material im System angelegt werden. Das Problem: Für ein neues Produkt müssen acht Abteilungen ihre Informationen bereitstellen. Keiner wusste, wann er dran war. Außerdem sperrten sich die Mitarbeiter ständig gegenseitig. Vom Start des Prozesses bis zum neuen Materialstamm vergingen mehrere Wochen. Das sollte unser Projekt verbessern.

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Wir konzipierten einen durchdachten und effizienten Workflow. In einem elektronischen Prozess wurden die notwendigen Informationen von den unterschiedlichen Abteilungen abgefragt. Bearbeiter wurden automatisch gefunden. Verzögerungen wurden automatisch eskaliert. Ein moderner Workflow mit schicken Oberflächen. Alles webbasiert und auf dem neuesten Stand der Technik. Im Projektteam arbeiteten wir mit fünf Personen. Wir übernahmen die Umsetzung - der Kunde übernahm den Rollout in den Fachbereichen. Aus dem zweiseitigen Laufzettel war ein digitaler, webbasierter Prozess geworden. Nach einer erfolgreichen Testphase gingen wir wie geplant und pünktlich mit dem neuen Prozess an den Start.

... bringt nichts, wenn die Anwender sie nicht annehmen

Einige Tage später auf dem Messeplaza berichtete mir unser Kunde von den ersten Erfahrungen: "Technisch läuft alles super - allerdings drucken sich die Bearbeiter die Webmaske nach der Bearbeitung aus und legen sie neben den Rechner. Jeder Ausdruck produziert sechs Seiten Papier!" Ich bin irritiert: "Warum tun die Anwender das?" - "Manchmal fehlen noch einzelne Informationen und sie erinnern sich mit dem Ausdruck an offene Aufgaben." Die Anwender druckten nun also in jedem Schritt die gesamte Erfassungsmaske aus, um am nächsten Tag an das To-do erinnert zu werden.

Nach einigen Wochen, mit einigen Schulungen und viel Überzeugungsarbeit können wir das wieder geradebiegen. Aber ich bin frustriert. Musste das so laufen? Unser Projektplan war sauber, unsere Technik lief und auch Schulungsmaterial war vorhanden. Wie hätten wir die Anwender besser vorbereiten können?

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Die Anwender und ihre Befürchtungen berücksichtigen 
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altuser 01. Mär 2020 / Themenstart

Habe das wohl blöd formuliert. Ich muss aktuell zufällig entdecken, dass die...

spyro2000 22. Feb 2020 / Themenstart

Was. zur. Hölle.

altuser 20. Feb 2020 / Themenstart

Kann nur zustimmen. Meine Vermutung: Zeilengeld. Alternative: Er schreibt, wie er...

richik 20. Feb 2020 / Themenstart

was verwendet ihr so für softwarelösungen für workflows beim kunden? microsoft...

gaym0r 20. Feb 2020 / Themenstart

Outlook Notizen, To-Do App, Sticky Notes, Notepad.exe, Block auf dem Schreibtisch... Das...

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