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Virtuelle Zusammenarbeit: Wie Online-Meetings nicht zur Zeitverschwendung werden

Aus Angst vor dem Coronavirus fördern viele Unternehmen Homeoffice - oder verordnen es sogar. Doch wenn die Teilnehmer von Meetings nicht im selben Raum sitzen, braucht es andere Methoden. Wir geben eine Übersicht über die Dos und Don'ts.

Artikel von Markus Kammermeier veröffentlicht am
Derzeit treffen sich viele Arbeitnehmer nur noch online.
Derzeit treffen sich viele Arbeitnehmer nur noch online. (Bild: Chalo Garcia auf Pixabay/Pixabay License)

Virtuelle Zusammenkünfte bieten viele Vorteile: Reisezeiten für Teilnehmer werden reduziert, Kollegen in Teilzeit können besser integriert werden und der Bedarf an umbauter Fläche sinkt. Im Frühjahr 2020 kommt noch ein weiterer Punkt hinzu: Die Virusinfektion Covid-19 bringt Unternehmen vermehrt dazu, Homeoffice zu fördern oder sogar zu verordnen. Damit gewinnen Online-Meetings zusätzlich an Bedeutung. Gleichzeitig entstehen ganz eigene Probleme, besonders die Qualität in Online-Meetings leidet oft. Die Satire A Conference Call in Real life zeigt die typischen Probleme eindrucksvoll - hier ein Ausschnitt der Produktivitätskiller:

Inhalt:
  1. Virtuelle Zusammenarbeit: Wie Online-Meetings nicht zur Zeitverschwendung werden
  2. Technik im Griff
  3. Arbeitsweise an virtuelle Formate anpassen
  4. Dos & Don'ts

Verspätetes Kommen:
In normalen Besprechungen ein No-Go! Online dauert es gerne mal zehn Minuten, bis alle sich eingewählt haben. Oft ist auch noch unklar, wer zum Meeting kommt. Damit verzögert sich der Start für alle und die Aufmerksamkeit sinkt gleich zu Beginn.

Technik nicht im Griff:
Für viele Mitarbeiter ist die Technik in Online-Meetings nach wie vor eine Hürde. Das betrifft Hard- und Software. Wahlweise funktioniert das Mikrofon nicht oder ein Treiber fehlt. Die Kamera ist defekt oder der Akku fast leer. Bei der Software fehlen Addins oder es werden Updates eingespielt. Egal wie: Fehlendes Know-how beim Umgang mit der Technik und mangelnde Ausstattung erzeugen Frust und verschwenden Zeit.

Fehlende Netiquette:
Übertragen wir die Verhaltensregeln aus klassischen Besprechungen 1:1 in die virtuelle Welt, kommt es fast zwingend zu Missverständnissen. Gerade Smalltalk und Zwischengespräche können virtuelle Treffen schwierig machen. Vorsicht ist auch geboten bei jeder Form von Ironie und Humor: Oft wirken diese Dinge nicht oder sogar falsch. Grund dafür ist vor allem die eingeschränkte Wahrnehmung, mit der wir in virtuellen Settings arbeiten.

Unsere Sinne werden reduziert

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Üblicherweise nehmen wir die Umwelt mit unseren fünf Sinnen wahr, in virtuellen Meetings ist unsere Wahrnehmung massiv eingeschränkt. Nutzen wir für eine Abstimmung eine reine Telefonkonferenz, reduzieren wir unsere Wahrnehmung auf das Hören. Viele unbewusste Signale der Kommunikation gehen damit verloren. Durch die Aktivierung der Kamera verdoppeln wir die Anzahl der Kommunikationskanäle. Auch wenn das Bild verschwommen oder verzögert ist, wird unsere Wahrnehmung deutlich gesteigert. Gute Werkzeuge blenden auch beim Screensharing die Gesprächspartner weiter ein.

Ein Problem dabei: Viele Teilnehmer haben das Gefühl, dass ihnen der Gesprächspartner in Videokonferenz nie in die Augen blickt. Der Grund dafür ist das sogenannte Eye-Contact-Dilemma: In der Realität blicken wir Menschen direkt in die Augen, wenn wir mit ihnen sprechen. Durch die technische Trennung von Kamera und Bildschirm entsteht virtuell ein ungewohnter Winkel - wir blicken an unserem Gesprächspartner vorbei beziehungsweise über ihn hinweg. Bei mobilen Endgeräten ist dieser Effekt reduziert, weil Kamera und Display fast am gleichen Fleck sitzen. Am PC müssen wir unseren Blick auf die Kamera richten, um den Teilnehmern tatsächlich in die Augen zu schauen.

Auch der dritte wichtige Sinn, das Fühlen, lässt sich in virtuellen Meetings aktivieren. Immer wenn Inhalte auf dem Bildschirm aufgebaut oder live aufgezeichnet werden, können Teilnehmer die Gestaltung miterleben. Damit aktivieren wir das haptische Erlebnis unserer Zuhörer.

Der Einsatz möglichst vieler Sinne nützt jedoch nichts, wenn die Technik holpert.

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Technik im Griff 
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DxC 23. Mär 2020 / Themenstart

Danke Mecki, ich halte deine Arbeitsweise für sinnvoll. Wir haben auch solche Tools und...

DxC 23. Mär 2020 / Themenstart

also am besten ist es - wenn man in windows alle Devices die man auch nicht nutzt (also...

DxC 23. Mär 2020 / Themenstart

Boah - diese Leute gehören einfach gecancelt. Allgemein die Telefoneinwahlmöglichkeit...

freerider 16. Mär 2020 / Themenstart

Da ist der Bezos aber auf was gestoßen! Wie ist denn das aktuelle Gehirn des Homo Sapiens...

Oktavian 11. Mär 2020 / Themenstart

Ja, manchmal genau deshalb. Mir ist es egal, welche Klamotten ich trage. Ich...

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