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Dos & Don'ts

Für wirksame virtuelle Meetings müssen Mitarbeiter mit der Dabei-sein-ist-alles-Kultur brechen. Stattdessen braucht es eine neue Grundhaltung: Nur wer wirklich einen Beitrag leisten kann, wählt sich ein. Informationen werden im Nachgang schriftlich verteilt. Wieder gilt, dass diese Einstellung auch für persönliche Besprechungen sinnvoll ist. In der virtuellen Welt gewinnt aber auch das mehr Bedeutung: durch die Möglichkeit, sich hinter dem Bildschirm zu verstecken und entfernte Teilnehmer zu vergessen. Es ist Aufgabe der Meetingleiter, Teilnehmer ständig aktiv einzubinden. Es ist Aufgabe der Teilnehmer zu erkennen, wann sie sich aus einem Meeting ausklinken können.

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Dabei hilft auch eine möglichst einfache Kommunikation. Durch die Entfernung und teilweise Verzögerungen hilft es, wenn sich alle auf eine einfache Kommunikation besprechen. Das heißt: kurze Sätze, weniger Fremdwörter und eine klare Sprache. Zusätzlich hilft es, immer wieder Inhalte zu wiederholen und nachzufragen. Typische Floskeln hierfür sind:

  • "Ich wiederhole noch mal den letzten Punkt ..."
  • "Habe ich das richtig verstanden?"
  • "Hat das jeder verstanden? Frank, wiederhole doch den letzten Teil mit deinen Worten ..."

Was am Ende von virtuellen Meetings oft entfällt, ist das anschließende Gespräch in der Kaffeeküche. Vielfach werden genau dort die eigentlich wichtigen Informationen ausgetauscht. Warum ist das so? Die Kaffeeküche ist ein informeller Ort: Hier werden private Informationen und persönliche Eindrücke stärker miteingebracht. Auch der Platzwechsel hilft vielen Teilnehmern, die Informationen noch mal zu verdauen und neu zu denken. Um diesen Effekt nicht vollständig zu verlieren, können wir die Kaffeeküche leicht formalisieren. Hierfür planen wir am Ende der Sitzung fünf bis zehn Minuten ein, in denen jeder noch mal den Termin aus seiner Sicht zusammenfassen kann. Am besten gibt der Leiter den Teilnehmern auch die Chance, persönliche Eindrücke einzubringen. Damit kann ein Teil dieser informellen Kommunikation erhalten bleiben.

Do's and Don'ts

Virtuelle Meetings unterscheiden sich von persönlichen Besprechungen. Ein paar einfache Regeln helfen.

Das soll vermieden werden:

  • Ironie und Sarkasmus
  • Hintergrundgeräusche
  • Nebenbeschäftigungen
  • Nebengespräche
  • Multitasking

Das ist vor dem Meeting zu erledigen:

  • Agenda und Informationen vorab verteilen
  • Technik prüfen
  • Klare Struktur vorbereiten

So sollte man sich im Meeting verhalten:

  • Teilnehmer vorstellen
  • Kamera an
  • Teilnehmer aktiv einbinden
  • Sprache einfach und klar halten
  • Teilnehmer bewusst aussprechen lassen
  • Eigene Beiträge mit dem eigenen Namen einleiten (in großen Gruppen)

Und nach dem Meeting:

  • Kaffeeküche formalisieren
  • Informationen verteilen

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DxC 23. Mär 2020

Danke Mecki, ich halte deine Arbeitsweise für sinnvoll. Wir haben auch solche Tools und...

DxC 23. Mär 2020

also am besten ist es - wenn man in windows alle Devices die man auch nicht nutzt (also...

DxC 23. Mär 2020

Boah - diese Leute gehören einfach gecancelt. Allgemein die Telefoneinwahlmöglichkeit...

freerider 16. Mär 2020

Da ist der Bezos aber auf was gestoßen! Wie ist denn das aktuelle Gehirn des Homo Sapiens...

Oktavian 11. Mär 2020

Ja, manchmal genau deshalb. Mir ist es egal, welche Klamotten ich trage. Ich...


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