Terminologie: Der Name der Dose

Uneinheitliche Begriffe: Es sind nur ein paar Wörter, doch sie können in Unternehmen jede Menge Chaos stiften und Kosten verursachen.

Artikel von Johannes Hauser veröffentlicht am 13. Januar 2022, 9:15 Uhr

Eine Dose mit vielen Namen (Bild: Friedrich Haag / Wikimedia Commons/CC-BY 4.0)

Es war einmal ein kleiner Anlagenbaubetrieb in Süddeutschland, der hatte ein großes Problem: Der Einkauf kaufte regelmäßig die benötigte Menge an Verteilerdosen und lagerte sie ein; aber sobald die Kollegen von der Fertigung welche holen wollten, griffen sie in ein leeres Fach - und verlangten eine Nachbestellung. Diebstahl konnte ausgeschlossen werden, ebenso Fehllieferungen oder ein Fehler der Lagerverwaltungssoftware. Und während die Kosten für den Einkauf in die Höhe schossen, mussten die Kunden immer wieder auf ihre Anlagen warten.

Die Ursache für das Problem fand sich an einer völlig unerwarteten Stelle: In der verwendeten Terminologie (Paywall). Terminologie ist der Wortschatz aus Fachbegriffen (Termini) und speziellen Benennungen, die in einem Fachbereich oder einem Unternehmen verwendet werden. Terminologieprobleme sind eine der häufigsten Quellen für Missverständnisse. Und die münden in Ärger, Aufwand und Kosten. Doch sie lassen sich vermeiden, wenn ein paar einfache Tipps befolgt werden.

Nur ein paar Worte ...

In dem oben genannten Fall wurden die Teile als "Installationsdosen" besorgt und eingelagert. Die Kollegen von der Fertigung verwendeten aber den Terminus "Verteilerdosen" und suchten sie unter diesem Namen. In der Lagerverwaltung waren Posten für beide Begriffe angelegt - aber getrennt. Das eine Lagerfach lief über, das andere war leer.

In der Arbeitswelt werden in allen Bereichen Fachbegriffe und spezifische Bezeichnungen für Teile, Produkte oder Prozesse genutzt. Und so wie es regional verschiedene Dialekte gibt, die einen eigenen Wortschatz hervorbringen, so gibt es auch in jeder Branche, jedem Unternehmen eigene Fachbegriffe, die nur innerhalb dieses Unternehmens eine definierte Bedeutung haben.

Wollen zwei Personen Wissen teilen, dann muss beiden eindeutig klar sein, worüber sie sprechen; sie müssen also die gleiche Terminologie verwenden. Sind sie sich darin schon nicht einig, ist das geteilte Wissen ungenau und damit wenig wert.

Im Gespräch können Missverständnisse noch schnell geklärt werden. Bei schriftlichem Wissen ist eine Klärung viel aufwendiger. Und ganz besonders kritisch wird es, wenn die Informationen maschinell verarbeitet werden, denn Computer verzeihen keine Fehler: Für einen Menschen sind "Bahnhofstr. 1", "Bahnhofstraße 1" und "Bahnhofsstraße 1" die gleiche Adresse - für einen Computer sind das erst einmal drei verschiedene Straßen, und Entwicklungsteams müssen extra Aufwand betreiben, um diese Eingaben zusammenzuführen. Das gleiche Problem haben Suchmaschinen oder die Entwickler von Suchfunktionen.

Zwei verschiedene Benennungen wie in der Geschichte vom Anfang sind noch harmlos: Für die erwähnten Dosen nennt allein Wikipedia fünf unterschiedliche Begriffe. In der Realität kommt es durchaus vor, dass Teile zehn- bis zwanzigfach im System angelegt sind.

... und das Chaos ist komplett

Die Ursache ist allzu menschlich: Wenn ein Mitarbeiter ein Teil sucht, dann sucht er natürlich nach dem Namen, unter dem er das Teil kennt. Findet er dann nichts (zum Beispiel, weil die Suchfunktion keine Synonyme oder Ähnlichkeitssuche unterstützt), legt er es eben neu an. Die Einträge lauten dann bei Schrauben: "Außensechskantschraube", "ISO 4014 Sechskantschraube", "Schraube DIN EN ISO 4014", "Sechskantschrauben mit Schaft", "Sechskantschraube verzinkt", "Stahl Sechskantschraube DIN EN ISO 4014", und so weiter.

Gesteigert wird dieses Problem noch dadurch, dass manche ERP-Systeme nur eine begrenzte Länge für den Echtnamen zulassen und Bezeichnungen deswegen abgekürzt werden. Aus der "Sechskantschraube" wird dann eine "6KT-Schraube". Und schon ist ein weiterer Name im Umlauf, der sich durch das Unternehmen zieht.

Die Vielzahl von Bezeichnungen verursacht unnötigen Aufwand: Kollegen und Kunden müssen zeitaufwendig recherchieren, was gemeint ist, Nutzer benötigen mehr Support und unverständliche Betriebsanleitungen verursachen Frust beim Kunden.

Das Chaos ist dann perfekt, wenn Übersetzungen in andere Sprachen dazu kommen. Wenn ein Ausgangstext mehrere verschiedene Benennungen enthält, muss ein Übersetzer davon ausgehen, dass verschiedene Sachen gemeint sind, und wird folgerichtig mehrere neue Benennungen in der Zielsprache erschaffen.