So wurden die Einsparungspläne umgesetzt
Schritt 4: Umsetzung und Ergebnisse
Final wurden folgende Maßnahmen umgesetzt.
1. Einsparungen bei der Hardware
Es wurde beschlossen, in den nächsten zwölf Monaten keine neue Hardware anzuschaffen. So konnten 15.000 Euro eingespart werden, indem neuen Mitarbeitern PCs zugewiesen wurden, die bereits im Unternehmen verfügbar waren. Bestehende PCs wurden nicht upgegradet und auch im Schadensfall erst durch Inventarmodelle ersetzt.
Auch wenn die Entwickler darüber nicht besonders glücklich waren: Dadurch, dass sie früh in den Prozess mit einbezogen wurden, waren sie damit einverstanden.
2. Optimierung der Cloud Services
Mit der Entwicklung der Firma hatte sich auch die Infrastruktur inkrementell entwickelt. Da es aber keine dedizierte Verantwortlichkeit für das Infrastrukturmanagement gab, waren Redundanzen entstanden – auch wenn die Entwickler taten, was sie konnten, um das zu vermeiden.
Durch die umgesetzten Maßnahmen konnten hier die monatlichen Kosten um 12.000 Euro auf 2.000 Euro gesenkt werden.
Wir überprüften die Infrastruktur auf folgende Punkte:
Datenbanken (4.000 Euro)
Right Sizing von Datenbanken-Instanzen (ca. 65 Prozent): Nach Analyse der Auslastung und Performance unserer Datenbanken evaluierten wir die Möglichkeit der Verkleinerung der Datenbankinstanzen um eine Performancestufe, zum Beispiel 4-Core auf 2-Core.
Upgrade auf neue Rechnerarchitekturen (ca. 35 Prozent): Die Veränderung der Architektur von Intel auf ARM ermöglichte eine Ersparnis von bis zu 40 Prozent ohne Performanceeinbußen.
Services (2.500 Euro)
Abschalten ungenutzter Ressourcen: Es gab noch einige Instanzen, die früher für Testzwecke benutzt wurden. Sie waren zwar abgeschaltet, verursachten aber noch Kosten für den verwendeten persistenten Speicher.
Optimierung von Services: Wir stellten fest, dass wir aus historischen Gründen noch zwei Instanzen eines Queueing-Dienstes selbst hosteten. Wir bauten dies auf Services des Cloudproviders um. Dies führte zu einer Kostenersparnis und einer Verbesserung der Verfügbarkeit.
Entwicklerumgebungen (1.500 Euro)
Wir stellten die Entwicklungsumgebungen so um, dass wir zu 80 Prozent lokal auf den Entwicklungsmaschinen arbeiten konnten, und schalteten die Cloudumgebungen ab.
Hebung des Sparpotenzials im Vertrag (2.000 Euro)
Durch die Umstellung der Verträge unserer Basisressourcen (70 Prozent unserer benötigten Rechenleistung) auf Jahresabrechnung konnten wir uns weitere Kostenvorteile sichern.
3. Konsolidierung der Task Management Tools
Die Konsolidierung von Trello zu Asana sparte zwar nur rund 15 Euro im Monat an Servicekosten – allerdings sparten wir auch etwa acht Arbeitsstunden pro Woche an Aufwand bei der Synchronisation der Systeme ein. Wir bezifferten diese Einsparungen auf rund 1.000 Euro im Monat (versteckte Kosten), abzüglich der 2.000 Euro Aufwand für die Umstellung. Hier half uns, dass das Know-how für Schulungen für beide Systeme im Haus vorhanden war, so dass unterm Strich 800 Euro monatlich gespart werden konnten.
4. Konsolidierung von Jira & Circle CI in Gitlab
Gitlab vereint verschiedene Funktionalitäten in einem Produkt. Es gibt jedoch aus historischen Gründen oft zusätzliche Cloudtools mit ähnlichen Funktionalitäten, in diesem Fall waren es Circle CI und Jira.
Die Funktionen sind nicht zu 100 Prozent gleich, in diesem Fall wurden die zusätzlichen Funktionalitäten aber gar nicht benutzt. Wir konnten so rund 200 Euro einsparen.
5. Löschen aller nicht mehr benötigten Nutzer aus den gebuchten Cloudtools
Durch Überprüfung der Benutzung unserer Cloudtools und das Entfernen nicht mehr benötigter Benutzer konnten wir weitere 300 Euro pro Monat an Lizenzkosten einsparen.