Transparenz, Assessment, Selektion

Schritt 1: Transparenz herstellen

Da Sparmaßnahmen in dieser Höhe nicht ohne Aufwand und Unannehmlichkeiten zu erreichen sind, ist eine frühe Einbindung der Abteilung dringend angeraten. Um dem Vorhaben die nötige Priorität zu verschaffen, wurden die Ziele in den OKR-Prozess (80 Prozent BAU, 20 Prozent OKR's/Stretch Goals) aufgenommen. Dadurch wurde den Mitarbeitern die Möglichkeit gegeben, ihre Arbeitsbereiche selbstständig zu überprüfen und über weitere Maßnahmen zu entscheiden.

Schritt 2: Assessment

Zu Beginn ist es essenziell zu ermitteln, welche der IT-Kosten überhaupt kurzfristig beeinflussbar sind. Übliche Posten sind hierbei:

• Cloud Infrastruktur Services (AWS/Google/Azure/Stackit)
• Cloudspeicher
• Personalkosten
• Cloudtools: Ticket Management, Repositories, CI/CD, Wikis, Workspace
• Hardware
• Softwarelizenzen (zum Beispiel Firewalls)
• externe Dienstleistungen
• Schulung und Weiterbildung

Das kann in sehr frühen Start-ups manchmal kompliziert sein, da zu Beginn der Tätigkeit der Firma unter Umständen keine oder nur wenig Expertise im Bereich Finance vorhanden war.

Schritt 3: Selektion (Impact Analysis)

Nachdem die Kosten ermittelt und den einzelnen Blöcke zugeordnet waren, galt es nun, die Auswirkungen zu evaluieren, die sich aus Einsparungen in den jeweiligen Blöcken auf das Business ergeben würden.

Dabei wurde der Zeitfaktor mit einbezogen. Eine Reduktion der Nutzerlizenzen wirkt sich bei bestimmten Softwareprodukten unter Umständen erst verzögert aus, zum Beispiel bei Jahreslizenzen. Das gilt auch für Personalkosten, da Kündigungsfristen zu beachten sind, die bis zu sechs Monate betragen können. In diesem Fall konnten zum Beispiel bei den Lizenzen für ein Grafikprodukt keine kurzfristigen Einsparungen erzielt werden, da diese Jahreslizenzen erst zwei Monate zuvor verlängert worden waren.

Frameworks wie die Stacey Matrix oder Cynefin Framework helfen durch ein strukturiertes Framework bei der Kategorisierung und Vorauswahl.

Sonderfall Start-up

Bei Start-ups gibt es dabei eine Besonderheit: Hier werden im Laufe der Aufbauzeit von den einzelnen Abteilungen oft mehrere Tools für dasselbe Problem angeschafft, da oft noch keine Zentrale Beschaffung implementiert ist. Vor allem Tools für das Task Management, Wikis und Kollaborationssoftware werden hier oft von den einzelnen Abteilungen ad hoc implementiert.

Es ist zum Beispiel nicht unüblich, dass mehrere Task Management Services, etwa Asana/Trello und Jira, in der gleichen Firma nebeneinander existieren und zusätzlich zu den Abokosten auch Reibungen im Prozess erzeugen, etwa weil Tickets zwischen den Systemen synchronisiert werden müssen. Kosten wie diese werden als versteckte Kosten bezeichnet, da sie nicht auf einer Rechnung auftauchen, sondern durch Ineffizienz in den Prozessen entstehen.

Dies gilt es zu konsolidieren. Dabei sollte jedoch eines beachtet werden: Auch wenn zum Beispiel Jira und Asana beide im Bereich Task Management verortet werden, können sie doch einen unterschiedlichen Verwendungszweck haben. Dennoch kann zum Beispiel Trello oft durch Asana ersetzt werden. Hier ist eine genaue Evaluierung der realen Verwendung nötig.

Auswahl

Zusammen mit den Mitarbeitern wurden folgende Maßnahmen ausgewählt:

• Einsparungen im Hardwarebereich: Die Kosten für diese Anschaffungen liegen oft im Bereich mehrerer Tausend Euro.
• Optimierung der Cloud Services: Die Cloudkosten waren historisch auf über 10.000 Euro im Monat gestiegen, sie sollten mindestens halbiert werden.

Zusätzliche angestrebte Maßnahmen:

• Konsolidierung der Task Management Tools
• Konsolidierung von Jira & Circle CI in Gitlab
• Löschen ehemaliger Nutzer von Cloud Services/Tools, die diese nicht mehr benötigen, oder die aus der Firma ausgeschieden sind

Die letzteren Maßnahmen versprachen keinen großen Impact auf die direkten Kosten, jedoch wurde das Einsparpotenzial in den versteckten Kosten auf über 1.000 Euro geschätzt.

Eventualitäten durchspielen

Um den zu erwartenden Impact unserer Ideen auf das Business zu ermitteln, wurden verschiedene Szenarien entwickelt und auf ihre Anforderungen und Komplexität hin überprüft. Dabei wurden die Umstellungskosten in die Überlegungen mit einbezogen.

So kann zum Beispiel der Wechsel auf eine günstigere Cloudplattform Geld sparen, erzeugt aber auch Risiken und nicht unerheblichen Arbeitsaufwand in der Umstellung. Auch der Wechsel einer Wiki-Plattform erzeugt meistens größeren Arbeitsaufwand, da sich die Daten oft nicht automatisiert vom einen ins andere System überführen lassen (Platform Lock-in).