Produktivitäts-Apps im Selbsttest: Nicht ablenken lassen

Weniger Chaos, weniger Stress und weniger Zeitdruck: Produktivitäts-Apps sollen unseren Arbeitstag effizienter machen. Aber was bringen die digitalen Helfer wirklich? Unser Autor hat den Selbsttest gemacht.

Ein Praxistest von Robert Meyer veröffentlicht am 20. September 2019, 12:04 Uhr

Mit dem Smartphone lässt es sich gut von der eigentlichen Arbeit ablenken. (Bild: Pixabay)

Homeoffice erleichtert vielen Menschen das Leben. Kein Stau auf dem Weg zur Arbeit, keine lauten Großraumbüros, keine anstrengenden Kollegen. Für mich bedeutet die Arbeit zu Hause aber vor allem eines: Ablenkung. Es ist bemerkenswert, in welchen Ecken von Youtube ich während der Arbeit in den eigenen vier Wänden schon gelandet bin. Die Aufgaben werden nicht weniger, dafür kenne ich jetzt den Gewinner der siebten Staffel von The Voice Australia und ein tolles Rezept für Basilikum-Pesto. Am Ende sitze ich zur Strafe bis spätabends am Schreibtisch und habe keine Zeit, das Pestorezept auszuprobieren.

Damit soll nun Schluss sein. Und ein paar digitale Helfer sollen mich dabei unterstützen. Ich suche nach Apps, die mich effektiver arbeiten lassen. Ich lade mir ein Dutzend davon herunter. Ihre Verheißung: Werde produktiver, werde effizienter, mache dein Leben leichter. Aber können die Apps ihre Versprechen halten?

Arbeiten wie Eisenhower

Zuerst lade ich mir Apps für To-do-Listen herunter. Bisher standen bei mir sämtliche Aufgaben verstreut auf einzelnen Zetteln. Die tägliche Agenda Punkt für Punkt abzuarbeiten, soll mehr Struktur in meine Arbeit bringen und die Zettelwirtschaft beenden. Die verfügbaren Tools sind mal mehr oder mal weniger ausgeklügelt: Todoist ist einer der simpleren Vertreter. Und hat es - um das schon mal vorwegzunehmen - als einzige To-do-App in meinen alltäglichen Gebrauch geschafft. Denn je mehr Funktionen die Apps haben, desto weniger nutze ich sie. Morgens geöffnet, Aufgaben für den Tag festgelegt, abends abgehakt. Ein Tagesziel in Form einer To-do-Liste vor Augen zu haben, ist überraschend motivierend. Wenn ich eine Aufgabe am Abend nicht abhaken kann, bin ich enttäuscht.

Sehr hilfreich war dabei die Prioritäten-Funktion, also die Frage: Welche Aufgaben müssen zuerst erledigt werden? Die App bietet eine Skala von 1 (wichtig) bis 4 (eher unwichtig). Andere Apps bieten aber bessere Priorisierungsfunktionen. So basieren Ike oder Focus Matrix auf dem Eisenhower-Prinzip. Der ehemalige US-Präsident soll Aufgaben anhand von zwei Kriterien geordnet haben. Erstens: Wie wichtig ist die Aufgabe? Zweitens: Wie dringlich ist die Aufgabe? Es entsteht eine Matrix aus vier Kategorien, an der man sich orientieren kann. Mit Hilfe solcher Apps verliert man sich nicht in Kleinigkeiten, sondern konzentriert sich auf das Wesentliche.

Neben der Priorisierung gibt es aber ein weiteres Problem: konzentriert an einer Aufgabe zu arbeiten. Trotz der To-do-Listen und der Priorisierung merke ich, wie ich immer wieder zu anderen Aufgaben springe oder unnötig lange Pausen mache. Hierbei haben mir Apps wie Focus To-Do oder Be Focused geholfen. Sie arbeiten mit der sogenannten Pomodoro-Technik.

Das Prinzip ist simpel: Übersichtliche Arbeitsintervalle wechseln sich mit kurzen Pausen ab. Keine unbedingt bahnbrechende Idee, schließlich würde es ein einfaches "Jetzt reiß dich mal zusammen" auch tun. Aber der Pomodoro-Timer lässt mich wirklich disziplinierter arbeiten, ich lasse mich weniger ablenken. Als ähnlich hilfreich entpuppen sich Apps wie Toggl. Dabei handelt es sich um nichts anderes als eine Stechuhr für die eigenen Projekte. Klickt man auf Start, zeichnet Toggl die Zeit auf, die man in die Aufgabe investiert. Dadurch merke ich nicht nur, wie viel unnötige Zeit ich manchmal in Projekte stecke. Gleichzeitig ist die App vor allem für Freiberufler ein praktisches Tool, um die abrechenbare Arbeitszeit im Blick zu behalten.