Power Automate Desktop: Was wir alles in Windows 10 automatisieren können

Werkzeugkasten

Microsofts Power Automate Desktop ist ein tolles kostenloses Script-Tool. Wir zeigen an einem simplen Beispiel, wie wir damit Zeit sparen.

Eine Anleitung von Oliver Nickel veröffentlicht am 9. Juni 2021, 12:00 Uhr

Auf Abspielen drücken und los geht die automatisierte Arbeit. (Bild: Pixabay.com/Montage: Golem.de/Pixabay License)

Wenn es um die Automatisierung monotoner und einfacher Aufgaben geht, suchen Menschen gerne nach externen Tools. Weit brauchen wir dafür nicht zu schauen, denn Microsoft hat mit Power Automate Desktop (zum Download) seit einigen Monaten ein passendes und kostenloses Angebot.

Damit lassen sich viele Aspekte in Windows 10 und Anwendungen automatisieren. Es hilft auch, dass dies mit einem Low-Code-Editor umgesetzt werden kann. Wer nicht viel Programmiererfahrung hat, kann sich so seine eigenen Prozesse zusammenklicken. Wir geben einen Einblick in Power Automate Desktop und erklären grundlegende Funktionen anhand eines eigenen kleinen Scripts.

Um etwas automatisieren zu können, sollten wir uns im Vorfeld überlegen, welcher Teil unseres Arbeitsablaufes dafür überhaupt geeignet ist. Power Automate Desktop können wir für alle Tasks nutzen, die repetitiv nach dem immer gleichen Muster ablaufen. Öffnen wir etwa jeden Morgen die gleichen Webseiten oder starten eine immer gleich ablaufende Backuproutine, dann eignen sich Sequenzen in Power Automate gut.

Bei Golem.de ist etwa die Formatierung von Texten eine immer gleichbleibende Aufgabe. Elemente und Absätze werden durch HTML-Breaks wie br definiert. Bei langen Texten kann das manuelle Einfügen solcher Tags einige Minuten in Anspruch nehmen. Das summiert sich auf Stunden und Tage, wenn wir es nur lang genug durchziehen.

Neue Flows erstellen

Wir bauen uns in unserem Beispiel also ein Script, das automatisiert Texte in einem Textverarbeitungsprogramm ausliest, diese mit br-Tags formatiert und in die Zwischenablage für ein simples Kopieren ins Backend ablegt. Power Automate Desktop wird dabei Tastenkombinationen simulieren, in Fenster klicken und Strings nach Mustern durchsuchen. Aber der Reihe nach.

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Zunächst erstellen wir einen neuen Flow. (Bild: Oliver Nickel/Golem.de)

Neue Projekte werden in Power Automate Desktop auch Flows genannt. Jeder Flow besteht aus einer Sequenz von Anweisungen, die aus einer enormen Auswahl an vorgefertigten Elementen zusammengestellt werden können. Nachdem wir unserem Flow einen Namen gegeben haben, wird uns auch schon das umfangreiche Editormenü präsentiert.

Auf der linken Seite sind Aktionen aufgelistet. Per Drag-and-Drop ziehen wir diese in die Mitte des Bildschirms. Auf der rechten Seite werden dann nützliche Informationen zu Variablen und anderen Parametern unseres Scripts angezeigt, etwa welcher Inhalt in welcher Variable gespeichert wird. Das ist für die Fehlerfindung und das Troubleshooting sehr sinnvoll, denn wir können jederzeit nachverfolgen, wie der Wert unserer Variable aussehen soll und wie er sich vom zu sehenden Ergebnis unterscheidet.

Unser Workflow beginnt mit dem Auswählen des aktiven Textfensters, in das unser zu formatierender Text geschrieben wurde. Wir können dem Tool das Zielfenster durch eine einzelne Anweisung geben. Das funktioniert allerdings nicht immer zuverlässig, weshalb wir in diesem Fall lieber auf den Desktop-Recorder klicken.

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Elemente werden per Drag-and-Drop aneinandergereiht. (Bild: Oliver Nickel/Golem.de)

Der Desktop-Recorder, zu finden in der Kopfzeile unserer Sequenz, zeichnet sämtliche Befehle auf, die wir während der Aufnahme durchführen. Das können Mausklicks, Tastenkombinationen oder das Verschieben von Fenstern sein. Die aufgenommenen Sequenzen können anschließend in unser Hauptprogramm eingefügt werden. In unserem Fall klicken wir auf das Textfenster und drücken die Tastenkombination Strg+A für das Anwählen aller Symbole im Text und Strg+X für Ausschneiden und Kopieren in die Zwischenablage.

Reguläre Ausdrücke helfen dabei, Sonderzeichen und Absätze in Texten zu finden.