PDF und XML: ZUGFeRD für elektronische Rechnung vorgestellt

Der elektronische Rechnungsaustausch könnte Einsparungen in Millionenhöhe bringen und vieles vereinfachen. In Berlin wurde dafür der Standard ZUGFeRD vorgestellt, der Rechnungen im PDF/A-3-Format mit einem inhaltlich gleichen Rechnungsdatensatz im XML-Format kombiniert.

Artikel veröffentlicht am 25. Juni 2014, 17:16 Uhr, Achim Sawall/dpa

Mit ZUGFeRD sollen sich Rechnungen automatisch verbuchen lassen. (Bild: Forum elektronische Rechnung)

Ein neuer Standard für die elektronische Rechnung soll einfache digitale Rechnungsstellung ermöglichen. Das Verfahren wurden am 25. Juni 2014 vom IT-Branchenverband Bitkom mit Vertretern aus Politik und Wirtschaft in Berlin vorgestellt. Mit ZUGFeRD sollen digitale Rechnungen durch die bildhafte Darstellung einer Rechnung im PDF/A-3-Format in Kombination mit einem inhaltlich gleichen, strukturierten und maschinell les- und auswertbaren Rechnungsdatensatz im XML-Format erfolgen. Da zwei inhaltlich identische Kopien einer Datei vorlägen, sei es steuerrechtlich unwichtig, welcher der beiden Datensätze als Originalbeleg für den Vorsteuerabzug verwendet werde, erklärte das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).

"Die E-Rechnung ist mehr als eine modische Form der Buchhaltung", sagte Cornelia Rogall-Grothe, Staatssekretärin im Bundesinnenministerium.

Großbetriebe hätten bislang das aufwendigere Format EDI genutzt, erklärte Jürgen Biffar vom Bitkom. Mit ZUGFeRD könnten nun auch Kleinstbetriebe einfach das verbreitete PDF-Format einsetzen und den anderen XML-Datensatz ignorieren. Das umständliche Drucken, Unterschreiben und Verschicken einer Rechnung entfalle damit in Zukunft.

"Die ZUGFeRD-Datei kann das Papier vollständig ersetzen, indem sie für den Versand, die Bearbeitung und die Aufbewahrung einer Rechnung genutzt wird", erklärte Biffar. "Erfahrungen zeigen, dass ein elektronischer Rechnungsversand 70 bis 80 Prozent der Kosten gegenüber manueller Bearbeitung einspart", sagte Biffar.

Laut einer Stellungnahme des Normenkontrollrats zum Steuervereinfachungsgesetz 2011 würden jährlich 32 Milliarden Rechnungen ausgetauscht. Der postalische Rechnungsaustausch kostet laut einer Studie der Uni Hannover 5 bis 7 Euro je versandter und 10 bis 12 Euro je empfangener Rechnung. Der Software-Hersteller Sage berechnete, dass Unternehmen pro Rechnung durchschnittlich 11,60 Euro sparen könnten.

ZUGFeRD basiert auf dem semantischen Datenmodell der Core Cross-Industry-Invoice (Core CII) von UN/CEFACT, der ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3) sowie den auf europäischer Ebene spezifizierten Message User Guidelines (MUG). Daten, die aus Sicht des Umsatzsteuerrechts zwingend angegeben werden müssen, sind als Pflichtfelder vorgesehen, andere Daten, die zur Rechnungsprüfung aus Sicht des Empfängers notwendig sind, sind hingegen optional. Bisher bestehende Formate sollen durch den neuen Standard nicht ersetzt, sondern ergänzt werden.