Outbox Zero: Wenn der Gesendet-Ordner zum Produktivitätsrisiko wird
Kaum ein digitales Aufräummantra ist so beliebt wie Inbox Zero. Wer den Posteingang schlank hält, fühlt sich produktiv. Doch laut Organisationsberaterin Meike Kranz wird dabei ein Ordner systematisch übersehen: Gesendet. "95 Prozent der Menschen kümmern sich schlicht nicht darum" , sagt sie. Dabei stecke dort oft der letzte Stand einer Unterhaltung – samt aller Anhänge und Absprachen. "Die gesendete Mail ist daher höherwertig als die Mails im Eingang" , erklärt Kranz. Dennoch werde der Ordner weder sortiert noch geteilt – oft jahrelang.
Wer sich damit erst beschäftigt, wenn die Kollegin krank ausfällt, erlebt ein böses Erwachen. Verträge fehlen, Fristen laufen weiter, Kunden werden ungeduldig. Outbox Zero kann das verhindern – mit klaren Regeln, schlanken Ordnern und höchstens fünf Minuten Pflege am Tag.