Office 2021 und Microsoft 365: Es geht auch ohne Cloud

Auch 2021 gibt es das Office-Paket als Kaufversion, es muss nicht die Cloud-Variante Microsoft 365 gebucht werden. Doch was sind überhaupt die Unterschiede?

Artikel von Helmut Gräfen veröffentlicht am 1. November 2021, 12:00 Uhr

"Mobile first" und "Cloud first" ist seit einigen Jahren die Devise bei Microsoft - heißt, dass Cloud-Produkte stets vorrangig weiterentwickelt werden. (Bild: Glenn Chapman/AFP via Getty Images)

Die Unterschiede zwischen der Kaufversion von Office 2021 und einem Microsoft-365-Account beginnen bei der Lizenzierung. Bei der Kaufversion zahlen Nutzer einmalig einen Betrag und erwerben damit das Recht, das Office-Paket auf einem Gerät zu installieren und zu nutzen.

Die erworbene Lizenz gilt immer für genau ein Gerät. Soll das Paket auf einem weiteren Rechner installiert werden, erfordert dies eine weitere Kauflizenz. Erscheint eine neue Office-Version, muss man sie erneut kaufen, um sie nutzen. Eine Aktualitätsgarantie gibt es bei der Kaufversion also nicht.

Wird ein Microsoft-365-Plan zur Nutzung des Office-Paketes (Microsoft 365 Apps für Business) gebucht, wird monatlich eine Gebühr für die Nutzung fällig. Darin enthalten ist eine Aktualisierungsgarantie der Software.

Sobald eine neue Office-Version veröffentlicht wird, kann man diese nutzen, ohne erneut dafür zu zahlen. Bei der Cloud-Variante wird anders als bei der Kaufversion auf Benutzerebene lizensiert. Mit dem gebuchten Microsoft-365-Plan kann das Office-Paket ohne weitere Kosten auf insgesamt fünf Geräten installiert werden, sowohl auf Windows- als auch auf Mac-Rechnern.

In dem erwähnten Plan sind auch die Webversionen der Office-Programme enthalten, die mit einem gängigen Webbrowser genutzt werden können. Zusätzlich wird Cloud-Speicher mit einem Volumen vom 1 TB (Onedrive) gleich mitgebucht.

Auch bei der Funktionalität gibt es Unterschiede. Seit einigen Jahren arbeitet Microsoft nach der Devise "Cloud first, Mobile first". Die Cloud-Produkte werden stets vorrangig weiterentwickelt. Für das Office-Paket bedeutet dies, dass neu entwickelte Funktionalitäten zuerst in der Cloud verfügbar sind und erst zu einem späteren Zeitpunkt Einzug in die Office-Kaufversion finden.

Ein schönes Beispiel dafür ist die Excel-Funktion XVERWEIS (dazu gleich mehr), die erst jetzt in der Kaufversion von Office 2021 auch für Nicht-Cloud-Nutzer zur Verfügung steht. Die Office-Programme in Microsoft 365 haben darüber hinaus noch die folgenden Funktionen:

• AutoSpeichern: In den Webversionen wird, ohne Wahlmöglichkeit, immer automatisch gespeichert. In der Desktop-Version (das installierte Office-Programm) können Nutzer zwischen automatischer und manueller Speicherung wählen.
• Versionierung der Office-Dateien: In der Cloud werden von den Office-Dateien (Word, Excel, Powerpoint) automatisch Versionen angelegt, die Nutzer direkt aus der jeweiligen Anwendung anschauen und bei Bedarf als aktuelle Version wiederherstellen können.
• Teilen: Office-Dateien, die in der Cloud (Onedrive) gespeichert sind, können mit beliebigen anderen Personen über deren E-Mail-Adresse geteilt werden, nur lesend oder aber bearbeitend.
• Zeitgleiche Bearbeitung mit mehreren Personen in Echtzeit: Wurde eine in Onedrive gespeicherte Datei geteilt, können alle Beteiligten in Echtzeit gemeinsam an diesem Dokument arbeiten. Alle können sehen, wer sich zur gleichen Zeit im Dokument befindet und an welcher Stelle des Dokumentes eine Person arbeitet.

Und was gibt es Neues in Office 2021?