Microsoft: Viel Neues rund um den Kalender und die App von Outlook

Rechnungsfristen als Kalendertermine, Vorschläge für Konferenzräume in der Nähe und Mitarbeiterinformationen aus Active Directory: Die vielen neuen Funktionen beim E-Mail-Programm Outlook legen klar einen Fokus auf Unternehmen. Dafür werden auch Bing und Onenote herangezogen.

Artikel veröffentlicht am 2. Mai 2018, 11:23 Uhr, Oliver Nickel

Outlook bekommt geräteübergreifend neue Funktionen. (Bild: Pixabay.com/Montage: Golem.de/CC0 1.0)

Microsoft fügt seinem Mailprogramm Outlook einige neue Funktionen hinzu, die zum großen Teil auf Businessanwendungen abzielen. In der Webanwendung Outlook.com können jetzt recht einfach Rechnungen als Benachrichtigungen im Kalender eingetragen werden. Die Desktop-App kann bei einem Meetingtermin einen Konferenzraum oder anderen Treffpunkt in der Umgebung vorschlagen. Die Reaktionen von Teammitgliedern auf ein bevorstehendes und eingetragenes Meeting können Nutzer in der Übersicht betrachten.

Rechnungsfristen sollen so funktionieren wie herkömmliche Termine in Outlook. Sollten Empfänger eine E-Mail mit Rechnungsinformationen enthalten, analysiert die Software den Text und den Anhang und schlägt einen Termin, einen Ort und den Betrag der Zahlung vor. Mit einem Klick kann der Kalendereintrag bestätigt werden. So gespeicherte Fristen werden standardmäßig so eingestellt, dass sie zwei Tage vor dem Ablauf der Zeit eine Benachrichtigung an die Nutzer senden.

Meetingstandorte vorschlagen

Die neue Version von Outlook merkt sich bereits gebuchte Konferenzstandorte und schlägt den Nutzern auch neue in der Umgebung vor. Diese werden mit Hilfe der Suchmaschine Bing realisiert. Die Informationen eines ausgewählten Standortes extrahiert Outlook automatisch und speichert diese in einem Kalendereintrag. In Verbindung mit der iOS-App von Outlook sollen dann Standortinformationen und Verkehrsbedingungen zusammengeführt werden, um eine Zeit zum Losgehen zu errechnen.

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Rechnungen als Termin anlegen (Bild: Microsoft)

Innerhalb eines Meetingtermins können die Reaktionen von Teilnehmern eingesehen werden. Dort sind die Namen und die zugewiesenen Rollen im Meeting in einer Tabelle angeordnet - zusammen mit einer Reaktionszeile, ob die jeweiligen Teilnehmer zum angegebenen Zeitpunkt auch da sind. Diese Übersicht wird es für die Desktop-App und die Webversion geben - auch mit einer Teilnehmerliste von über 500 Personen.

Viele Neuerungen bei mobiler App

Ebenfalls für Firmen interessant: Die mobile Outlook-Mail-App kann eine Übersicht über Mitglieder eines Unternehmens geben. Das Programm ist direkt mit Azure Active Directory verknüpft, um eine Hierarchie, Berufsbezeichnungen und miteinander zusammenarbeitende Kollegen anzuzeigen. Diese Übersicht ist unter dem Reiter Organisation zu finden. Vorerst wird es das nur für die iOS-Version von Outlook geben. Sowohl für Android als auch iOS wird die App die Nutzung von Proxyservern unterstützen.

Entwürfe kann Outlook mit Hilfe der Cloud synchronisieren, so dass diese auf allen möglichen Geräten zu Ende geschrieben werden können. Außerdem baut Microsoft Office Lens in die Software ein, so dass Fotos von Whiteboardabschriften oder Dokumenten direkt in eine E-Mail eingebettet werden können. An der unteren Seite der Benutzeroberfläche führt Outlook einen Schnellantwort-Knopf ein. Das soll das Schreiben von E-Mail-Antworten an einen Text-Chat anlehnen.

Mit Hilfe eines Favoriten-Tags lassen sich verschiedene Adressaten als favorisierte Leute markieren. Diese können in einer separaten Übersicht schnell gefunden werden. Für die Android-Version wird es eine Blockfunktion geben, die vor externen Inhalten schützen soll, beispielsweise wenn ein Absender Bilder in einer Nachricht versendet und dadurch eine Lesebestätigung erhält. Das kann zu Marketingzwecken genutzt werden und ist daher bei einigen Empfängern unerwünscht. In der iOS-Version kommt im Juni 2018 eine engere Verknüpfung zwischen Outlook und Onenote. Gruppenveranstaltungen werden mit den in Outlook angefertigten Notizen in einer Übersicht verknüpft. In diesem Fenster werden auch künftige Veranstaltungen dieser Gruppe angezeigt.

Wichtig für einige Unternehmen: Outlook bietet künftig die Möglichkeit, nur einen einzigen Account anlegen zu können. So können Unternehmen Firmentelefone mit dem Office-365-Konto verbinden, ohne die Möglichkeit, persönliche und Unternehmensdaten auf einem Gerät zu vermischen. Diese Einschränkung kann ab Juni 2018 genutzt werden.