Microsoft Teams im Alltag: Perfektes Werkzeug, um Effizienz zu vernichten

Wir verwenden Microsofts Chat-Dienst Teams seit vielen Monaten in der Redaktion. Im Alltag zeigen sich so viele Probleme, dass es eigentlich eine Belohnung für alle geben müsste, die das Produkt verwenden.

Artikel von Ingo Pakalski veröffentlicht am 23. März 2020, 12:11 Uhr

Microsoft Teams (Bild: Daniel Pook/Golem.de)

Golem.de nutzt Teams von Microsoft seit über einem Jahr. Ein Kommunikationswerkzeug dieser Art ist für unsere tägliche Arbeit unverzichtbar, Teams wird entsprechend intensiv verwendet. Vorher hatten wir Hipchat im Einsatz. Durch Teams hofften wir, effizienter arbeiten zu können. Mittlerweile macht sich aber nicht nur Ernüchterung, sondern sogar Enttäuschung breit.

Es ist erstaunlich, wie viel man bei den einfachen Basisfunktionen eines solchen Werkzeugs falsch machen kann - und wie stark sich schon kleine Mängel in der täglichen Arbeit bemerkbar machen. Das eigentlich für produktives Arbeiten gedachte Werkzeug erweist sich dadurch als Zeitfresser allererster Güte. Denn wenn es bei den Grundfunktionen hapert, wird jeder Teams-Nutzer mit diesen Problemen konfrontiert.

Das erwarten wir von Teams

Teams dient bei uns als Ergänzung zu E-Mails. Alle Fragen, die wir schnell klären müssen, stellen wir den Kollegen über den Chat - zum Beispiel läuft die gesamte Kommunikation der Redaktion mit dem Lektorat darüber, das jeden Artikel vor der Veröffentlichung gegenliest. Hierfür gibt es direkte Chats zwischen zwei Personen und Gruppenchats zu verschiedenen Themen. Auch Dateien schicken wir über Teams hin und her. Für unsere wöchentliche Redaktionskonferenz verwenden wir die Videochat-Funktion, da nicht alle Kollegen in unserem zentralen Büro in Berlin arbeiten.

Unsere Anforderungen an unser Kommunikationstool kommen uns eigentlich gar nicht so anspruchsvoll vor. Das Werkzeug muss von überall aus erreichbar sein. Es sollte sowohl auf einem Desktop-PC als auch auf einem Notebook mit Windows, Mac OS oder Linux einwandfrei funktionieren - denn bei uns verwendet jeder Mitarbeiter das Betriebssystem seiner Wahl. Apps müssen für Android- und iOS-Smartphones vorhanden sein. Dabei ist es wichtig, dass ein intelligentes Benachrichtigungssystem verwendet wird, damit neue Nachrichten auch aus dem Augenwinkel bemerkt werden können.

Dabei sollten die Benachrichtigungen möglichst aussagekräftig sein, damit wir schnell und nur mit einer kurzen Unterbrechung entscheiden können, ob eine aktuelle Aufgabe unterbrochen werden muss. Denn die meiste Zeit wird Teams am Notebook oder Desktop-PC verwendet. Auch für die virtuellen Räume sollte es intelligente Benachrichtigungen geben, die sich von denen zu Direkt-Chats unterscheiden. Hier zeigt das Programm-Icon im Idealfall die Menge der ungelesenen Nachrichten an.

Wenn ein Nutzer gerade offline ist, sollte er sich per E-Mail sinnvoll über neue Aktivitäten in Teams benachrichtigen lassen können, um auch darüber bei dringenden Fällen informiert zu werden. Der Austausch sollte möglichst unkompliziert sein.

Diesen Forderungskatalog erfüllt Teams auf den ersten Blick - auf den zweiten weniger.