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Raum-Benachrichtigungen ohne Inhalt

Ein weiteres Problem ist direkt in den unzureichenden Funktionen von Teams zu finden. Die Benachrichtigungen für Räume könnten nicht schlechter realisiert sein: Teams-Nutzer erhalten nur ein Fensterchen, in dem drinsteht, dass eine neue Nachricht in einem Raum vorliegt. In dem aufploppenden Mini-Fenster wird kein Wort zum Inhalt verloren. Konkurrenzprodukte sind hier durchdachter und zeigen dem Nutzer selbstverständlich den Inhalt einer Nachricht in einem Raum an.

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Mit Teams ist es dadurch nicht möglich, eine laufende Aufgabe kurz zu unterbrechen und mit einem Blick auf das Benachrichtigungsfenster zu entscheiden, ob eine Unterbrechung der Arbeit erforderlich ist. Jeder muss erst Teams öffnen und in den passenden Raum wechseln, um den Inhalt der Nachricht lesen zu können. Das verschlingt unnötig viel Zeit.

E-Mail-Benachrichtigungen sind nutzlos

Auch die E-Mail-Benachrichtigungen von Teams sind schlecht umgesetzt. Wenn Teams nicht aktiv ist, erhalten Nutzer E-Mails zu eingegangenen Teams-Nachrichten. Das könnte in manchen Situationen durchaus praktisch sein. Aber nicht so, wie es Microsoft umgesetzt hat: Allerdings werden die E-Mails nicht sofort verschickt, sondern immer erst mit deutlicher Verzögerung, manchmal Stunden später. Außerdem wird in den E-Mails nur der Anfang des Textes einer Nachricht verschickt. Der komplette Inhalt ist bei längeren Chat-Nachrichten in der E-Mail nicht zu sehen.

Vergleichbare Beschränkungen haben wir mit Hipchat nicht erlebt. Dort hat die E-Mail-Benachrichtigung so funktioniert wie wir es als Nutzer erwarten: Wir konnten in den E-Mails alles lesen, was uns ein anderer über Hipchat geschickt hat. Wir konnten also bei Bedarf beim Blick in die E-Mail entscheiden, ob wir Hipchat öffnen müssen. Außerdem konnten wir auf die Hipchat-Nachricht bei Bedarf mit einer E-Mail antworten. Bei Teams können wir die E-Mail-Benachrichtigung allenfalls als Hinweis nutzen, dass wir jetzt in Teams reinschauen müssen - wieder ein Arbeitsschritt, den man sich oft sparen könnte, wenn man gleich wüsste, worum es im Chat geht.

All diese geschilderten Probleme erscheinen von außen möglicherweise eher wie Lappalien. Aber wenn sich solche Fälle im Unternehmenseinsatz täglich bei mehreren Mitarbeitern ereignen, kommt viel Zeit zusammen, die eigentlich für sinnvollere Aufgaben verwendet werden könnte. Die Benachrichtigungen sind auch nicht das einzige Problem.

Unzureichende Zusammenarbeit mit der Zwischenablage

In unserem Arbeitsablauf ist es häufig nötig, Texte oder Textpassagen aus dem Chat zur weiteren Verarbeitung in anderen Programmen herauszukopieren. Bei diesen Aufgaben ist Teams keine Hilfe. Es gibt keine Möglichkeit, den Text eines Chats mit einem Klick zu kopieren. Stattdessen muss der Text umständlich mit der Maus markiert werden.

In unserem Arbeitsalltag kommt es auch vor, dass wir Text markieren, der sich auf mehrere Chat-Nachrichten verteilt. Wenn wir dann mehrere markierte Nachrichten in die Zwischenablage kopieren, werden dabei Zeitstempel mitkopiert. Das ist nicht abschaltbar. Um mit dem Text weiterarbeiten zu können, müssen wir erst mühsam alle Zeitstempel löschen.

Dateien austauschen

In unserem Alltag wird Teams auch für den Austausch von Dateien verwendet. Allerdings müssen sich die Nutzer penibel an die richtige Reihenfolge der Bedienungsschritte halten, damit der Empfänger die Datei auch bekommt. Nachdem wir mit der Maus eine Datei in Teams reinkopiert haben, müssen wir warten, bis der Upload abgeschlossen ist, erst dann dürfen wir den Senden-Button drücken. Weil das je nach Dateigröße dauern kann, erledigen wir unterdessen auch mal andere Aufgaben. Das Ergebnis ist dann, dass die Datei nicht versendet wird. Hier wäre es gut, wenn die Datei automatisch nach dem Hochladen gesendet würde, wenn wir durch Drücken der Enter-Taste das Versenden der Datei ja eigentlich schon angestoßen haben.

Nicht reproduzierbare Fehler machen Teams noch schlechter

Wir haben aber nicht nur Probleme mit Funktionen, die schlecht umgesetzt sind. Hinzu kommen drastische Fehler, die im Alltag immer wieder Probleme verursachen. So passiert es immer wieder, dass Teams-Nutzer keine Benachrichtigung erhalten, wenn neue Nachrichten eingehen.

Dabei kommt es auch vor, dass neue Nachrichten nicht einmal in Teams selbst zu sehen gewesen sind. Der eigentliche Chat hatte keine neuen Nachrichten, nur in der Personenübersicht war zu erkennen, dass ungelesene Nachrichten vorgelegen haben. Das alles häufte sich in den vergangenen Monaten sehr - auch lange vor der Coronavirus-Krise - und es gibt vonseiten Microsofts offenbar keine Bestrebungen, diese Probleme abzustellen.

Andererseits verschwinden Benachrichtigungen im Programm-Icon nicht immer, wenn wir alle Nachrichten gelesen haben. In einem solchen Fall müssen wir in Teams einen anderen Chat-Kontakt oder Chat-Raum öffnen und zum Kontakt oder Raum mit der zuvor gelesenen Nachricht wechseln. Andernfalls registriert das Programm nicht, dass die Nachricht gelesen wurde. Und schon wieder wurde unnötig Arbeitszeit an das Werkzeug verschwendet. Für ein Werkzeug für den Unternehmenseinsatzzweck ist es enttäuschend, wenn eine so wichtige Grundfunktion nicht einwandfrei funktioniert.

Was wir uns von Microsoft wünschen

Wir wünschen uns, dass Microsoft Teams so überarbeitet, dass es im Alltag effizient verwendet werden kann. Dazu gehört vor allem im Programmsymbol eine klare optische Unterscheidung zwischen Benachrichtigungen von Direkt-Chats und Gruppen-Chats. Ferner sollten auch Benachrichtigungen von Gruppen-Chats in den Mini-Fensterchen den Text enthalten.

Bei den Benachrichtigungs-Bannern würden wir bei Bedarf gerne auch eine andere Zeit einstellen können. Für uns wäre hier eine etwas längere Zeit durchaus sinnvoll. Außerdem sollte das Schließen eines Benachrichtigungsbanners durch den Anwender genauso gehandhabt werden wie das Lesen einer Nachricht. Denn wenn die Banner alle wichtigen Infos haben, können wir es einfach wegklicken, nachdem wir die Info gelesen haben. Derzeit bringt einem dieser Arbeitsschritt nichts.

Auch müssen die Benachrichtigungen viel zuverlässiger arbeiten. Es darf nicht vorkommen, dass es bei neuen Nachrichten keine Benachrichtigungen gibt. Aber auch die E-Mail-Benachrichtigungen auf Chat-Nachrichten müssen deutlich erweitert werden - dazu gehört vor allem, dass die gesamte Chat-Nachricht verschickt wird. Darüber hinaus muss das Zusammenspiel mit der Zwischenablage erheblich komfortabler werden, sodass sich etwa komplette Chat-Nachrichten auf Knopfdruck kopieren lassen.

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Orwell84 27. Mär 2020 / Themenstart

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Aki-San 27. Mär 2020 / Themenstart

Vielleicht für Kleinunternehmen nutzbar, aber für ein 100.000+ Unternehmen ist teams ein...

Aki-San 27. Mär 2020 / Themenstart

Wenn man nichts anderes kennt, kann teams durchaus gut wirken, so wie es jetzt ist, kann...

Rubbiator 26. Mär 2020 / Themenstart

Es gibt ganz rechts eine Pinnnadel, die angeklickt werden kann, dann verschwindet die...

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