Microsoft: Outlook erhält intelligenten Suchassistenten für Meetings

Outlook kann künftig passende Powerpoint-Präsentationen finden und den richtigen Zeitpunkt für Meetings heraussuchen. Dazu durchsucht die Software E-Mail-Anhänge und freigegebene Dokumente, liest aber auch Konversationen mit, um möglichst akkurate Hilfestellung zu leisten.

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Outlooks soll Konferenzen einfacher machen.
Outlooks soll Konferenzen einfacher machen. (Bild: Pixabay.com/CC0 1.0)

Microsoft ergänzt sein Mail-Programm Outlook mit weiteren Suchfunktionen, die Nutzern eine vereinfachte Handhabung ihrer Nachrichten ermöglichen sollen. Das Unternehmen bietet drei verscheidenen Tools an: Meeting Insights, Vorgeschlagene Antworten in Meetings und Smart Time Suggestions. Alle neuen Funktionen hängen mit Teammeetings und Sitzungen zusammen, schlagen passende Dokumente vor, geben eine Auswahl an automatischen E-Mail-Antworten oder stellen Zeitpunkt und Ort fest, an denen sich Konferenzteilnehmer am besten treffen können.

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Um dies umzusetzen, baut Microsoft auf seinem im September 2018 aktualisierten Outlook for Web auf, das auch eine bessere Suchfunktion und Suggested Replies eingebunden hat. Letzteres ist die Grundlage für die vorgeschlagenen Antworten in Meetings, die Microsoft demnächst einführen will. Diese schlägt ebenfalls drei verschiedene kompakte Antwortmöglichkeiten vor. Outlook erkennt dabei, wenn Gesprächspartner innerhalb einer E-Mail-Konversation den Willen zu einer Konferenz zeigen. Dazu muss die Software Text analysieren und interpretieren, bis sie den Gesprächspartnern ein Meeting zu einer angemessenen Zeit vorschlägt.

"Outlook wird Ihnen relevante Informationen geben, sodass Sie sich auf Ihr Meeting vorbereiten können", sagt Microsoft zur Funktion Meeting Insights. Die Software blendet etwa Konferenzteilnehmer ein, die bereits dirverse Office-Dokumente, Powerpoint-Präsentationen oder Excel-Tabellen freigegeben haben. Passende Dateien können Nutzer für ihre Konferenz nutzen, solange sie Zugriffsrechte darauf haben. Outlook durchsucht dabei Plattformen wie Sharepoint, Onedrive und E-Mail-Anhänge.

Willen der Transparenz im Job

Bei Smart Time Suggestions und Suggested Locations handelt es sich um den Programmteil, der den Zeitpunkt und Ort eines Meetings festlegt. Outlook durchsucht dafür Kalendereinträge aller Teilnehmer. Für den Meetingort ist wahrscheinlich die Freigabe des Standortes per GPS vonnöten. Generell sollte der Willen von Nutzern, ihre geschäftlichen Aktivitäten jederzeit transparent zu halten, vorhanden sein und auch durchgesetzt werden, um akkurate Ergebnisse zu erzielen.

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Vorerst werden die neuen Funktionen nur im nordamerikanischen Raum aktiviert, schreibt das IT-Magazin Venturebeat. Es wird sich zeigen, wann diese auch nach Europa kommen.

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