Microsoft: Die Hälfte der Office-365-Lizenzen wird nicht ausgenutzt

Laut einem Bericht bezahlen viele Office-365-Kunden zu viel Geld für ihre Lizenzen, wären mit der Grundvariante jedoch besser bedient.

Artikel veröffentlicht am 8. April 2020, 11:31 Uhr, Oliver Nickel

Viele Office-365-Lizenzen lagern ungenutzt. (Bild: Microsoft/Montage: Golem.de)

Mehr als die Hälfte der Office-365-Lizenzen in Unternehmen soll nicht vollständig genutzt werden. Das ist zumindest das Ergebnis eines Berichts des Dienstleisters Coreview, der selbst einen Managementdienst für Office-Produkte betreibt. "Schwache Lizenzmanagementrichtlinien führten dazu, dass mehr als die Hälfte (56 Prozent) von ihnen inaktiv, nicht zugewiesen, zu umfangreich oder unterbenutzt wurden", schreibt das Unternehmen im Bericht. Die Datengrundlage dafür sind laut eigenen Aussagen etwa 5 Millionen Kundendaten des Anbieters.

Der Office-365-Tier E1, der nur Onedrive, Exchange, Sharepoint und andere Produkte für 8 Euro im Monat enthält, ist dabei wohl am häufigsten inaktiv (37 Prozent) oder nicht zugewiesen (39 Prozent). Allerdings gehen wohl auch Käufer des E5-Tiers, der alle Produkte für 35 Euro pro Monat ermöglicht, eher großzügig damit um: 23 Prozent seien inaktiv und 27 Prozent nicht zugewiesen. Minimal sorgfältiger sind wohl E3-Käufer. 12 Prozent dieser Lizenzen sind inaktiv, aber 42 Prozent nicht zugewiesen.

Coreview hat auch das Nutzungsverhalten der Nutzer analysiert und festgestellt, dass viele Lizenznehmer ihre Software nicht vollständig nutzen und mit einer günstigeren Version besser beraten wären. Für 16 Prozent der E3-Käufer und 38 Prozent der E5-Nutzer sei eine preiswertere E1-Lizenz ausreichend. Wenn Nutzer besser auf ihr Lizenzmanagement schauen würden, sei es möglich, etwa 14 Prozent der Kosten für Office 365 einzusparen.

Office 365 auf Vorrat

Sicherlich ist ein so spezifischer Bericht seitens Coreview auch eine Marketingmaßnahme, um das eigene Produkt zu verkaufen. Dabei sollte beachtet werden: So eine Software kostet ebenfalls Geld und könnte in kleinen Unternehmen mit vergleichsweise wenigen Lizenzen den Vorteil durch ein besseres Lizenzmanagement negieren. Zu Preisen äußert sich der Anbieter nicht. Die Studie zeigt aber, dass es sich tatsächlich lohnen könnte, die Übersicht über Office-365-Bedarf und den eigenen Lizenzpool zu haben.

Eine Möglichkeit ist auch, dass sich Kunden mehr Lizenzen reservieren und diese für bessere Flexibilität in Reserve halten. Denn die Abrechnung der Arbeitsplätze erfolgt monatlich und jährlich, ist also nicht sehr agil. Allerdings lassen sich nicht genutzte Lizenzen von Admins an beliebige Nutzer verteilen. Das ist bei Unternehmen mit hoher Mitarbeiterfluktuation teilweise sogar notwendig.