Mehrwertsteuersenkung: Worauf Firmen sich einstellen müssen
Die Coronapandemie hat der deutschen Wirtschaft die schwerste Konjunkturkrise seit dem Zweiten Weltkrieg beschert. Um die Folgen abzumildern, hat die Bundesregierung Anfang Juni ein Konjunkturpaket verabschiedet(öffnet im neuen Fenster) , das unter anderem eine temporäre Absenkung der Mehrwertsteuersätze vorsieht.
Regelsatz und ermäßigter Steuersatz werden ab 1. Juli um drei beziehungsweise zwei Prozentpunkte gesenkt. Für den Staat bedeutet dies einen Verlust bei den Steuereinnahmen von 20 Milliarden Euro. Gesetzlich vorgeschrieben wird die Weitergabe an die Kundschaft nicht - und so ist nicht klar, ob und wie sehr sie von der Absenkung profitieren wird.
Klar ist hingegen, dass eine solche Umstellung immer auch Aufwand in der Umsetzung bedeutet. Vor allem müssen das Kassensystem und die Rechnungssoftware umgestellt werden.
Unternehmen fragen: Kann meine Software das überhaupt?
Zwar dürften die meisten Systeme und Softwareprodukte mit einem geänderten Steuersatz klarkommen. Überprüfen müssen die Firmen das aber schon, am besten so schnell wie möglich.
Dabei gilt der Grundsatz: Je mehr die Software oder das System auf globale Unternehmen zugeschnitten ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie die Umstellung problemlos packt. Weltweit betrachtet sind schließlich sehr viel mehr unterschiedliche Mehrwertsteuersätze zu verwalten als zum Beispiel innerhalb der EU.
Der Aufwand unterscheidet sich auch je nachdem, ob es sich um einen großen Konzern, ein kleines Unternehmen oder um Freiberufler handelt. Große Konzerne haben spezialisiertes Personal, das sich mit der Rechnungserstellung und -bearbeitung befasst, während Freiberufler das selbst nebenher machen müssen.
Zudem gibt es einen Zusammenhang mit dem Alter der Software, denn die letzte Änderung des Regelsatzes der Mehrwertsteuer in Deutschland gab es zum 1. Januar 2007. Wer sie mitgemacht hat, hat Erfahrung mit Stichtagen zu Mehrwertsteuer-Änderungen und kann von den vor 14 Jahren erworbenen Erkenntnissen jetzt profitieren. Denn viele der damals identifizierten und zu beachtenden Fälle haben sich nicht oder nur wenig geändert.
Für SAP ist das ein einfacher Prozess, für andere Firmen nicht
Während vom Großkonzern SAP zu hören war, die Mehrwertsteuersätze zu ändern, sei ein einfacher, schlanker Prozess, klingt das bei anderen Firmen anders. Vonseiten des Unternehmens Buhl Data Service, das die von vielen kleinen Unternehmen verwendete Software Mein Büro vertreibt, hieß es: "Es ist nicht damit getan, mal eben eine Zahl zu ändern. Eine Software muss auch Grenzfälle oder Rückabwicklungen können." Dementsprechend viel hat die Entwicklungsabteilung dort zu tun. Auch andere Produkte des Unternehmens müssen bis zum 1. Juli auf die Änderungen koordiniert vorbereitet werden.
Das Thema Mehrwertsteuer ist mehr als das Ändern eines Prozentsatzes. Die Mehrwertsteuerrabatt-Periode beginnt am 1. Juli und endet am 31. Dezember - aber wann welcher Satz auf die Rechnung gehört, ist abhängig vom Datum der Leistungserfüllung und dem Datum des Vertragsabschlusses. Das in Software auszudrücken, bedeutet Programmieraufwand. Erst wenn die Software richtig programmiert ist, können die Warenwirtschaftssysteme, Kassensysteme und Programme die Rechnungen auch nach der Umstellung richtig erstellen.
Die Anwender: Am 1. Juli morgens muss alles fertig sein
Für manchen Kassensystem-Verantwortlichen wird sich der Feierabend am 30. Juni dennoch hinauszögern. Am nächsten Morgen, einem Mittwoch, müssen die Systeme in allen Supermärkten, Geschäften und Restaurants umgestellt sein und gleich bei den ersten Kunden den korrekten Mehrwertsteuersatz ausweisen und berechnen. Wer mit seinem System Probleme hat, wird es wahrscheinlich mit überlasteten Hotlines der Softwarefirmen zu tun bekommen. "Wegen technischer Probleme geschlossen" - ein solches Schild könnte am 1. Juli an einigen Ladentüren hängen.
Die Unternehmen lassen sich zu ihrer Umsetzung der Mehrwertsteuersenkung wenig entlocken. Aldi Nord und Aldi Süd teilten Golem.de Mitte Juni auf Anfrage mit: "Wir prüfen [...] die Details sowie die notwendigen technischen Voraussetzungen zur Umsetzung der geringeren Mehrwertsteuersätze noch." Weiter möchte man sich nicht äußern. Anfang Juni hatten sie die Bemühungen der Bundesregierung, die Verbraucher zu unterstützen, aber zumindest begrüßt.
Auch bei C&A ist man noch nicht bereit, Einzelheiten zu kommunizieren. "Wir werden die Mehrwertsteuersenkung in vollem Umfang an unsere Kundinnen und Kunden weitergeben, damit sie von dieser Initiative profitieren können. Die organisatorische Umsetzung wird im Augenblick noch geklärt. Daher können wir Ihnen noch keine weiteren Details nennen" , antwortete eine Sprecherin auf Nachfrage von Golem.de.
Die Antworten zeigen, dass auch für große Ketten im Einzelhandel zum Halbzeitpunkt zwischen Ankündigung und Stichtag noch nicht feststand, wie die Umstellung organisatorisch zu lösen ist. Und das, obwohl dort der einfachste Fall von Leistungserfüllung, Rechnungserstellung und Bezahlung innerhalb weniger Minuten stattfindet.
Millionen neue Preisschilder
Es gibt noch einen weiteren Punkt: Machen alle Einzelhändler mit, müssen sie in der Nacht vom 30. Juni auf den 1. Juli bundesweit Millionen Preisschilder austauschen. Ein durchschnittlich großer Supermarkt hat schon etwa 15.000 Preisschilder an den Regalen, ein richtig großer kommt auch mal auf 40.000(öffnet im neuen Fenster) . Bei der Wiederanhebung über Silvester und Neujahr, sollte sie denn zu diesem Zeitpunkt kommen, gibt es durch die Feiertage dafür wenigstens ein bisschen mehr Zeit.
Das Austauschen der Preisschilder würde sich durch einen rechtlich problemlosen allgemeinen Rabatt auf die Endrechnung vermeiden lassen. Das würde aber auch bedeuten, dass auf den Preisschildern höhere Werte zu lesen wären, als das Produkt eigentlich kostet. Preisvergleiche wären somit schwierig.
Entscheidend ist das Versanddatum
Bei allem Vorbereitungsaufwand: Der Vorteil des stationären Einzelhandels ist, dass Kauf, Rechnung und Bezahlen quasi gleichzeitig erfolgen. Im Online-Handel ist das komplizierter. Hier können zwischen Bestellung, Rechnungserstellung, Bezahlung und Versand nicht nur mehrere Tage liegen.
Was also, wenn jemand am 28. Juni zu 19 Prozent Mehrwertsteuer etwas bestellt, das Produkt aber erst am 2. Juli, also nach Inkrafttreten der Senkung, verschickt wird? Dann muss er nur 16 Prozent bezahlen, denn ausschlaggebend für den geltenden Mehrwertsteuersatz einer Sendung ist der Zeitpunkt der Erfüllung - und nicht der Bestellung oder Rechnungsstellung. Auch sind Anzahlungen oder Vorauszahlungen und deren Eingangsdaten für den Satz der Mehrwertsteuer nicht relevant. Die Leistung gilt als erfüllt, sobald die Ware in den Versand gegeben wurde.
Verzögert sich der Versand um einen Tag, muss die Rechnung daher gegebenenfalls einen anderen Mehrwertsteuersatz aufweisen. Ob auch der Bruttopreis geändert wird - damit verbunden wäre dann eine Korrektur der Abbuchung, eine Rückzahlung oder Gutschrift -, ist dem Versender überlassen. Bleibt der Bruttopreis gleich, zahlen Mehrwertsteuerabzugsberechtigte, also Firmen oder Freiberufler, bei Anschaffungen für ihre unternehmerische Tätigkeit allerdings drauf, denn sie können ja nur den verringerten Satz geltend machen.
Umtausch inklusive Mehrwertsteuersatztausch
Auch bei einem Umtausch kommt es auf die Lieferdaten an. Denn dann wird die ursprüngliche Leistungs- oder Warenübergabe rückgängig gemacht, dazu wird eine Lieferung mit neuem Datum durchgeführt. Dieses neue Erfüllungsdatum - das Versanddatum, falls die Wahre nicht direkt übergeben wird - ist für die Wahl des Mehrwertsteuersatzes ausschlaggebend.
Sonderfall: Business to Business
Noch komplizierter wird es, wenn Unternehmen anderen Unternehmen Rechnungen stellen, zum Beispiel Lieferanten einem Lebensmittelladen. Die Ladeninhaber sind vorsteuerabzugsberechtigt, das heißt, sie können sich die an den Lieferanten gezahlte Mehrwertsteuer vom Finanzamt zurückholen. Ein falscher Mehrwertsteuersatz auf einer Rechnung ist für vorsteuerabzugsberechtigte Selbständige also ein Problem. Denn derjenige, der das Geld einnimmt, muss zwar den falsch ausgewiesenen Satz an das Finanzamt bezahlen; derjenige, der die Rechnung bezahlt, kann aber nur den wirklich geltenden Regelsatz geltend machen.
Im Normalfall bedeutet auch das zusätzlichen Aufwand: Denn jede einzelne Rechnung muss auf das Datum der Leistungserfüllung geprüft werden, gegebenenfalls muss eine Korrektur der Rechnung angefragt werden. Erschwert wird dies dadurch, dass eine Rechnung bis 250 Euro kein Erfüllungsdatum beinhalten muss. Dadurch wird ein Abgleich mit anderen Quellen notwendig.
Noch ein Sonderfall: Bücher und Zeitungen
Bei Büchern und Zeitschriften entscheiden die Verlage, wie viel die Produkte kosten. Jeder Verlag kann also selbst festlegen, ob die Mehrwertsteuerminderung bei einem Buch an die Kunden weitergereicht wird oder nicht, auch wenn der Buchladen den korrekten Satz von fünf Prozent auf der Rechnung ausweisen muss.
Nicht nur das: Ein Verlag muss diesen Preis für jede Ausgabe einzeln festsetzen und eine Änderung an diesem Preis auf eine "geeignete Weise" veröffentlichen. Solch eine Ladenpreissenkung passiert im Normalfall über eine Veröffentlichung im Verzeichnis Lieferbarer Bücher (VLB). Die Vorlauffrist für die Änderung des Buchpreises über das VLB beträgt 14 Tage.
Absprechen dürfen sich die Verlage dabei nicht, das wäre sonst eine kartellrechtlich verbotene Preisabsprache. Nicht einmal dem Börsenverein des Deutschen Buchhandels(öffnet im neuen Fenster) ist es kartellrechtlich gestattet, eine Empfehlung dazu abzugeben, wie der Justitiar des Börsenvereins in einem Webinar feststellte(öffnet im neuen Fenster) .
Hinzu kommt: Die Verlage sind verpflichtet, bei einer Änderung des festgelegten Preises im Handel vorrätige und in den letzten zwölf Monaten ausgelieferte Exemplare zurückzunehmen oder den Unterschied im Preis zu erstatten, ohne eine Bearbeitungsgebühr verlangen zu dürfen. Daher wird wohl kein Verlag dieses Risiko eingehen und eine Preisminderung durchführen.
Auch für eine Weitergabe des Mehrwertsteuernachlasses durch einen Endrabatt stellt dies ein Problem dar. Bei Büchern und Zeitschriften ist es auch nicht erlaubt, die Mehrwertsteuersenkung über einen Endrabatt weiterzugeben. Also fällt auch diese Möglichkeit weg.
Jahreskarten: Bezahlt am Anfang, Leistung erfüllt am Ende
Auch beim Kauf von Jahreskarten stellt sich die Frage: Wann ist der entscheidende Zeitpunkt der Leistungserfüllung? Die Antwort: am Ende des Zeitraums. Daher kann sich der Mehrwertsteuersatz auf diese auch noch nachträglich ändern.
Das funktioniert wahrscheinlich ähnlich wie bei dem Mehrwertsteuersatzwechsel für Bahnfahrkarten zu Jahresbeginn. Bahnfahrkarten werden seit dem 1. Januar 2020 ab 50 Kilometer Länge nur noch zum ermäßigten Mehrwertsteuersatz besteuert. Diese Gesetzesänderung war übrigens noch kurzfristiger als die des Konjunkturpakets. Sie wurde am 20. Dezember 2019 beschlossen und nur wenige Tage vorher angekündigt. Die Bahn hatte für die Umstellung gerade einmal elf Tage Zeit, inklusive der Weihnachtsfeiertage.
Bei dieser Umstellung konnten Inhaber der Bahncard 100 nachträglich eine Erstattung beantragen. Voraussetzung war, dass die Bahncard 2019 mit Einmalzahlung gekauft worden war und Inhaber beziehungsweise Kostenträger nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind.
Gutscheine als Mehrzweck oder als Einzweck
Bei Gutscheinen werden zwei Arten unterschieden: Bei einem Mehrzweckgutschein(öffnet im neuen Fenster) fällt Mehrwertsteuer erst an, wenn dafür eine Leistung in Anspruch genommen wird. Sie stellen lediglich eine alternative Währung dar, sind also in Sachen Mehrwertsteuer-Änderung gegenüber Barzahlung gleichgestellt. Ein typischer Mehrzweckgutschein sind zum Beispiel Guthabenkarten über einen bestimmten Betrag, die dann bei einem Einkauf statt Geld eingelöst werden können.
Anders sieht es bei Einzweckgutscheinen(öffnet im neuen Fenster) aus. Bei ihnen wurde der Mehrwertsteuersatz bereits beim Kauf angewendet. Wird ein Einzweckgutschein nun in einem Zeitraum mit verändertem Mehrwertsteuersatz verwendet, steht in der Rechnung für die Leistung ein anderer Mehrwertsteuersatz. Die Folge: Die beim Gutscheinerwerb ausgestellte Rechnung muss eine Mehrwertsteuerberichtigung erfahren.
Die Problematik kommt daher, dass zum Beispiel ein Gutschein für eine Massage gekauft und mit dem alten Mehrwertsteuersatz in Rechnung gestellt, das Erfüllungsdatum aber erst beim Einlösen des Gutscheins festgesetzt wird.
Und das alles, noch mal genau wofür?
Bei Telekommunikation, Strom, Wasser und Gas erfolgt die Abrechnung monatlich oder jährlich. Dabei wird es in den allermeisten Fällen eine Rechnung geben, die den Stichtag für den Mehrwertsteuersatz überschreitet. Die aus einem Netzanschluss bezogenen Güter haben gemeinsam, dass sich die Kosten jeweils aus einer Grundgebühr über den Abrechnungszeitraum und dem eigentlichen Verbrauch zusammensetzen, sofern keine Flatrate gebucht wurde.
Ein Teil dieser Grundgebühren unterliegt dem alten Satz, ein Teil dem neuen. Das kann dann durch eine Aufteilung in der Rechnung geregelt werden oder durch eine zusätzliche Rechnung. Dass dabei Aufwand entsteht, ist klar - nicht umsonst verteilen Telekommunikationsunternehmen die Abrechnungsdaten auf den ganzen Monat, um nicht alle Rechnungen auf einmal erstellen zu müssen.
Entsprechend hoch schätzt der Bundesverband Glasfaseranschluss (Bulag) die Kosten für Rechnungsänderungen . Der Bulag bestätigt auch, dass viele Abrechnungssysteme die Sache mit den zwei Mehrwertsteuersätzen in einem Abrechnungszeitraum nicht unterstützen.
3 Prozent sind nicht gleich 3 Prozent
Ein Nachlass von drei Prozentpunkten bei der Mehrwertsteuer bedeutet übrigens nicht, dass ein Produkt oder eine Leistung auch drei Prozent weniger kostet. Schließlich wird die Mehrwertsteuer von einem Nettopreis berechnet, und so wird aus einer Reduzierung von 19 auf 16 Prozent rechnerisch nur ein Preisnachlass von gerundeten 2,52 Prozent.
Bei sieben auf fünf Prozent bleiben statt zwei nur ebenfalls gerundete 1,87 Prozent übrig. Anders ausgedrückt: Wer 100 Euro im Supermarkt bezahlt, bekommt gegebenenfalls einen Rabatt im Gegenwert eines Pfunds Tomaten im Sonderangebot.
Eine Menge Aufwand für ein halbes Jahr
Die Umstellung bedeutet eine Menge Aufwand bei der Rechnungserstellung und -prüfung. Ein halbwegs automatisches System muss diese Spezialfälle kennen und berücksichtigen, und sie nach Möglichkeit nicht einfach nur denjenigen überlassen, die sie nutzen.
Die hier aufgezählten Sonderfälle sind aber längst nicht alle, die es gibt. Teilleistungen, langfristige Verträge oder auch nur die Erstattung von Pfandbeträgen stellen beispielsweise weitere Punkte dar, die jeweils einer eigenen Behandlung bedürfen.
Eine besondere Schwierigkeit liegt in der Kürze der Zeit: Es muss Qualität geliefert werden, denn Fehler in der Logik oder der Berechnung dürfen nicht vorkommen. Zeitdruck bei der Implementierung und beim Testen sind keine idealen Voraussetzungen für zuverlässiges Funktionieren.
In der Zeitplanung darf zudem nicht vergessen werden, dass sowohl für die Auslieferung und Installation der überarbeiteten Rechnungs- und Kassensysteme genügend Zeit bleiben muss. Unternehmen müssen außerdem die Gelegenheit haben, ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entsprechend vorzubereiten und zu schulen.
Beim nächsten Mal geht es leichter
Geplant ist die Mehrwertsteuersenkung zunächst für sechs Monate, möglicherweise wird sie verlängert. Wann auch immer man zu den alten Sätzen zurückkehrt: Fest steht, dass dann erneut Kosten anfallen, diesmal aber in einer Preissteigerung. Die Kosten werden jedoch nicht mehr ganz so hoch sein - weil die Betroffenen sich mit den zusätzlich zu beachtenden Fällen bereits auskennen und länger Zeit haben, sich darauf vorzubereiten.
Es bleibt zu hoffen, dass trotz der Kosten bei allen Beteiligten Geld aus der Mehrwertsteuersenkung hängenbleibt und die Konjunktur wieder in Schwung kommt.