Japan und die Digitalisierung: Immer noch zu analog
Als sich im Frühjahr 2020 das Coronavirus ausbreitete, hatte die Pandemie auch etwas Gutes, findet Simon Essler. "Der Arbeitgeber schickte uns ins Homeoffice," erinnert sich der 36-Jährige, der mit Unterbrechungen seit rund einem Jahrzehnt in Japan arbeitet. Das Großraumbüro des Bildungsinstituts im Zentrum von Tokio war altbacken eingerichtet, auf den Schreibtischen stapelten sich Ordner und Zettel. "In meiner Wohnung war es viel ruhiger und aufgeräumter."
So lernte der gebürtige Bielefelder etwas, das auch zahllose andere Büroangestellte auf allen Erdteilen bemerkten: Die Arbeit im Homeoffice funktioniert nicht nur, sie macht betriebliche Prozesse unter Umständen sogar effizienter. "Ich konnte mich besser konzentrieren und erledigte meine Aufgaben schneller," erinnert sich Essler. Keine klingelnden Telefone des Schreibtischnachbarn, keine ausladenden Meetings, kein unausgesprochener Druck, ständig so tun zu müssen, als wäre man gerade beschäftigt.
Allerdings sind diese frohen Tage der Pandemie längst verflogen. Die anfängliche Offensive durch den Staat(öffnet im neuen Fenster) , der zur Infektionskontrolle die Zahl von Pendlern im Berufsverkehr reduzieren wollte, hat sich in Japan nicht zur Regel entwickelt. Schon im vergangenen Jahr ergab eine Umfrage, dass nur 20 Prozent der Angestellten im Land von daheim gearbeitet hatten. Längst quellen Tokios Bahnen wieder jeden Morgen in der Rushhour vor Pendlern über, die ins Büro fahren.
"Es ist wirklich schade, dass es so gekommen ist," sagt Simon Essler an einem Feierabend. "Da alle nötigen Daten in der Cloud sind, gibt es zumindest bei uns auch technisch keinen Grund, warum man nicht regelmäßig das Homeoffice ermöglichen sollte." Doch mit Ende des pandemiebedingten Ausnahmezustands ist auch im Arbeitsleben wieder allmählich die vorige Normalität eingekehrt. Die Vorgesetzten von Simon Essler und fast alle seine Bekannten müssen werktags ins Büro.
Beim Gedanken an Japan könnte dies verwundern. Über Jahrzehnte hat das ostasiatische Land Technologietrends gesetzt. Innovationen wie der Videorekorder, der Walkman, diverse Spielekonsolen und humanoide Roboter haben von Japan aus die Welt geprägt. Konzerne wie Sony, Hitachi, Toshiba oder Sharp haben mit Disketten, Chips, Laptops, Klimaanlagen und diverser anderer Haushaltselektronik die globalen Märkte geflutet.
In Sachen Digitalisierung aber hinkt Japan in vielerlei Hinsicht hinterher. Das offenbart sich auch in der Begründung, warum nur so relativ wenige Menschen im Zuge der Pandemie ins Homeoffice gegangen sind(öffnet im neuen Fenster) . Vielen Arbeitskräften fehlt es an der nötigen Ausstattung wie Laptops oder digitalisierten Informationen. In japanischen Betrieben ist es bis heute üblich, dass man Formulare, durch die bestimmte Arbeitsschritte intern autorisiert werden, auf Papier ausfüllt.
Kommunikation per Fax
Es ist ein Thema, das seit einiger Zeit am nationalen Selbstverständnis zehrt. Der öffentliche Rundfunksender NHK diagnostizierte im vergangenen Jahr(öffnet im neuen Fenster) eine "digitale Niederlage" des Landes. Während etwa das benachbarte Südkorea zu Beginn der Pandemie durch ein ausgefeiltes Trackingsystem per App die Infektionsrouten nachzeichnen konnte, versuchten japanische Ämter, mit Zettel und Stift die Kontaktpersonen zu erfragen. Zwischen verschiedenen Ämtern lief die Kommunikation dann häufig per Fax – es wurden also Zettel verschickt und damit noch weniger leserlich gemacht, die zuvor schon per Hand ausgefüllt worden waren. Das Fehlerrisiko stieg an.
Als wichtiger Grund für diese Rückständigkeit gelten die demografische Alterung und die in Arbeitskontexten typische Hierarchie. Gemäß dem Senioritätsprinzip steigen Angestellte meist mit Dienstalter auf, erhalten Leitungsfunktionen demnach im höheren Alter. Auf den unteren Stufen wiederum versucht man meist, den Vorgesetzten zu gefallen, und riskiert es dadurch kaum, Neuerungen vorzuschlagen.
Anpassung und Konservatismus wirken hemmend
"Bei uns kommuniziert man immer nur zum direkten Vorgesetzten," sagt Simon Essler. Jeder Schritt müsse abgesegnet werden. Selbstständigkeit wird kaum gefördert, Anpassung und Konservatismus dagegen antrainiert.
Diese Tendenz macht sich in einer Gesellschaft, deren Durchschnittsalter Jahr für Jahr zunimmt und wo heute fast ein Drittel der Bevölkerung 65 Jahre oder älter ist, besonders bemerkbar. Allzu moderne Ideen stoßen bei älteren Chefs nicht unbedingt auf viel Verständnis.
Als besonders innovativ fallen dagegen oft solche Unternehmen auf, die sich von traditionellen Hierarchien lossagen und jüngere Bosse haben. Die Modeplattform Zozotown, der Handelskonzern und Amazon-Herausforderer Rakuten oder auch das Multitechunternehmen Softbank machen ihr Geschäft allesamt im digitalen Raum und waren schon vor der Pandemie dafür bekannt, die Möglichkeiten der Digitalisierung auch im Arbeitsalltag auszunutzen. Homeoffice ist hier etwa schon länger kein Fremdwort mehr.
In Zukunft soll das digitale Leben auch in ganz Japan üblicher werden. Im vergangenen Jahr rief der damalige Premierminister Yoshihide Suga die nationale Digitalbehörde ins Leben(öffnet im neuen Fenster) , um öffentliche Dienstleistungen auch ohne physische Behördengänge von Zuhause aus zu ermöglichen. Dazu sollen insbesondere diverse staatliche Datenbanken harmonisiert werden – bisher kommuniziert praktisch jedes Ministerium in seiner eigenen Sprache.
Sollte die nationale Digitalbehörde ihre Versprechen erreichen, stünde Japan zumindest bei öffentlichen Dienstleistungen immerhin deutlich besser da als das Serviceniveau in Deutschland. Allerdings braucht Japan dazu wiederum keine nationale Digitalbehörde. Schon 2020 landete Japan im E-Government-Ranking der Vereinten Nationen auf Platz 14 und damit deutlich vor Deutschland (25).