Dritter Schritt: Bewertung der Lösung

In unserem Auswahlprozess starteten wir mit einer Marktrecherche, um eine erste Liste der möglichen Lösungen zu erhalten. Die erste Liste entstand durch:

• Erfahrungen aus früheren Projekten,
• Studien von relevanten Verbänden,
• unabhängige Vergleiche und
• Internetrecherchen.

Die erste Liste umfasste mehr als zehn Anbieter. Im Rahmen der internen Diskussion wurde entschieden, drei Lösungsanbieter in die engere Wahl zu nehmen und zu Produktvorstellungen einzuladen. Auf den Versand von Ausschreibungsunterlagen an Dutzende Anbieter wurde bewusst verzichtet, um den Aufwand in einem sinnvollen Maß zu halten.

Basis für die Produktvorstellung der Anbieter waren die erarbeiteten Anwendungsfälle. Damit konnten wir mehrere Vorteile erzielen:

• Die Vorstellungen orientierten sich an unserem Bedarf,
• die Vergleichbarkeit war einfacher und
• die Anbieter konnten sich schneller in unsere Welt hineinversetzen.

Alle drei Anbieter haben es ausdrücklich begrüßt, ihre Lösung auf Basis der erarbeiteten Anwendungsfälle zu zeigen und nicht endlose Funktionsanforderungen zu bearbeiten.

Die Vorstellungen fanden bereits unter dem Einfluss der Coronapandemie komplett remote statt. Das war kein Problem und erleichterte die Terminplanung, da keine Reisezeiten berücksichtigt werden mussten. Teilnehmer waren neben den verantwortlichen Führungskräften auch Vertreter aus dem Fachbereich. Nach jeder Vorstellung wurden die Kriterien gemeinsam bewertet.

Am Ende der Bewertungsphase entstand eine Matrix mit der Bewertung von drei Anbietern.

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Die Bewertungsmatrix für die drei Anbieter in der engeren Auswahl (Tabelle: Markus Kammermeier)

In unserem Beispiel wurden die Kriterien direkt durch die Teilnehmer bewertet ("Auf einer Skala von 1-10: Wie haben Sie das Frontend wahrgenommen?"). Alternativ wäre auch eine Bewertung der Anwendungsfälle nach Erfüllungsgrad durch die Lösungen möglich gewesen ("Wie gut erfüllt der Anbieter Anwendungsfall A?").

Heraus kam eine klare Positionierung von zwei Anbietern mit ähnlich guten Ergebnissen. In unserem Beispiel wurde auf Basis dieser Resultate der beste Anbieter ausgewählt, um in vertiefende Workshops für die Realisierung zu gehen. Bei dieser knappen Entscheidung zwischen den beiden Anbietern waren der "erste Eindruck" und bestehende Vertragsbeziehungen für die endgültige Wahl ausschlaggebend. Der nun folgende zweitägige Workshop war dann auch Basis für ein Konzept des Anbieters und eine detaillierte Kostenschätzung.