IT-Jobs: Fünf neue Mitarbeiter in fünf Wochen?

Startups müssen oft kurzfristig viele Stellen besetzen. Wir waren bei dem Berliner Unternehmen Next Big Thing dabei, als es auf einen Schlag Bewerber für fünf Jobs suchte.

Ein Bericht von Juliane Gringer veröffentlicht am 18. Juni 2018, 12:03 Uhr

Startups brauchen oft schnell viele neue Mitarbeiter. (Bild: Christoph Böschow / Golem.de)

Schnell sein, besser sein als die Konkurrenz, immer ganz vorn mitspielen: Wer ein Startup gründet, muss Tempo beweisen. Die jungen Unternehmen sind auf rasantes Wachstum gepolt. Doch dabei geraten sie oft an eine Grenze: In kürzester Zeit neue Mitarbeiter zu finden, ist im IT-Bereich besonders schwer. 20 Wochen brauchen europäische Startups durchschnittlich, um einen erfahrenen Mitarbeiter zu finden und es kostet sie 5.000 US-Dollar. Was tun, wenn ein Team diese Zeit nicht hat? Wir waren bei Next Big Thing (NBT), einem IoT Company Builder im Berliner Bezirk Friedrichshain-Kreuzberg, dabei, als es gleich fünf neue Stellen besetzen musste - und haben gelernt, dass neben dem Netzwerk und Offenheit gegenüber den Bewerbern vor allem eins zählt: sich von dem Zeitdruck nicht hetzen zu lassen.

Ein Dienstagvormittag, Stadtteil Kreuzberg: Die Finanzierung steht! Bei Next Big Thing geht die Nachricht ein, dass eines seiner Unternehmen von einem Investor unterstützt wird. Das Startup hilft anderen Startups mit einem Team von Business-Architekten, Technologie-Experten und erfahrenen Gründern, Ideen zu Unternehmen zu machen. Das neue Projekt löst nicht nur Jubel in den Büroräumen am Landwehrkanal aus. Es bedeutet auch: Fünf neue Positionen müssen schnell besetzt werden und 45 weitere bis zum Ende des Jahres. Kurzfristig gebraucht werden unter anderem ein COO für die operative Leitung der Gesellschaft, ein Blockchain Developer und ein Designer mit Schwerpunkt auf Infografiken. Kurzfristig heißt: am liebsten sofort. Ein Startup schafft einer Bitkom-Studie zufolge durchschnittlich 18 Arbeitsplätze, bei NBT sind es viel mehr. Die Zahl steigt: 2013 waren es noch 13. Allein in Berlin können laut McKinsey bis zum Jahr 2020 durch Startups mehr als 100.000 Arbeitsplätze entstehen.

Am selben Dienstagnachmittag, Büro von NBT: Dennis Wegner, Head Of Human Resources bei Next Big Thing, und sein Team setzen sich zusammen, um die Strategie zu besprechen. "Sofort", das ist kaum möglich - aber sie wollen so nah wie möglich dran sein. "Die Durchschnittszeit von der Ausschreibung einer Stelle bis zur Unterschrift liegt in der Branche bei 50 Tagen", berichtet Wegener. "Bei einem Entwickler sind es etwa 130 Tage. Wir müssen schneller sein, sonst verlieren wir im Ernstfall das Investment."

Trotzdem gilt es, erst einmal einen Schritt zurückzugehen - und eine Stellenbeschreibung zu formulieren. "Klingt dröge, aber ohne braucht man nicht anzufangen, denn wir müssen wissen, was wir suchen", sagt der HR-Experte. Gerade wenn Mitarbeiter gleich Kandidaten aus ihren Netzwerken empfehlen wollen, bedeutet es, dass die Personalabteilung erst mal auf die Bremse tritt. "Doch die Zeit, die man hier investiert, zahlt sich mehrfach aus."

Das Netzwerk ist besonders wichtig

Klassische Stellenanzeigen schaltet NBT zwar kaum, doch die Formulierung einer Beschreibung hilft, Klarheit darüber zu schaffen, was wirklich gebraucht wird. "Wir können dann viel genauer Bewerber ansprechen", sagt Wegener. Sein Team und er halten auch Rücksprache mit den jeweiligen Abteilungen. "Wir fragen uns, wie der perfekte Bewerber für ein Profil aussieht, in welcher Welt er lebt und was er braucht." So kann die Ansprache besser zugeschnitten werden: "Ein Junior Designer hat andere Bedürfnisse und spricht eine andere Sprache als eine erfahrene Führungskraft 50 plus. Sie haben unterschiedliche Fragen an uns und wir an sie."

Freitag: Die Stellenprofile sind ausgearbeitet. Dennis Wegener stellt sie bei einigen Online-Portalen ein, um das Prinzip Spray & Pray nicht ungenutzt zu lassen - die offene Position so bekannt wie möglich zu machen und zu hoffen, dass es passende Bewerber gibt, bei denen das Timing stimmt, die also Lust auf eine neue Stelle haben. "Wenn es, wie in diesem Fall, dringend ist, dann gehen wir aber vor allem ganz stark ins Netzwerk." Zuerst werden intern Kollegen angesprochen, ob sie jemanden mit ähnlichem Hintergrund kennen und empfehlen können. Dann muss man sensibel und geplant vorgehen, denn eine spätere Absage ist in so einem Fall nicht immer einfach. Außerdem verbreitet Wegener die Anfragen in Slack-Gruppen, wo die Profile partnerschaftlich geteilt werden. Selbst potenzielle Bewerber in sozialen Netzwerken zu recherchieren und direkt anzusprechen, funktioniere in der Regel nicht gut: "Die meisten werden zu häufig angeschrieben und sind schlichtweg genervt."

Anderthalb Wochen später: Das Netzwerk war fleißig, es wurden etwa 30 mögliche Interessenten für die fünf offenen Stellen empfohlen. In der Regel kommen auf eine Einstellung mindestens fünf Interviews. Die binden Ressourcen und Zeit. Dennis Wegener schreibt viele E-Mails, checkt Lebensläufe, führt erste Vorgespräche am Telefon und vereinbart Termine. Dabei ist Fingerspitzengefühl gefragt: "Wenn ich einen Head of Marketing anrufe und frage, ob er am nächsten Tag vorbeikommen kann, dann ist das kein gutes Signal. Wir wollen auch nicht den ersten, sondern den besten Kandidaten. Aber die Zeit sitzt uns im Nacken. Und jeder Tag, der verstreicht, fehlt später."

In den telefonischen Vorgesprächen klopft Wegener ab, ob beide Seiten die passenden Erwartungen aneinander haben. Dabei geht es um die Gehaltsvorstellung, den Starttermin, aber auch Arbeitszeiten oder die Bürosituation: "Ich erkläre, was Startup bedeutet. 35 Tage Urlaub und ein großes Budget für Weiterbildung - das geht bei uns einfach nicht. Dafür bekommt man flache Hierarchien, Flexibilität und man kann holistisch an einem Produkt arbeiten", erklärt Wegener. "Wir kommunizieren sehr offen die Herausforderungen und das wird von den Bewerbern sehr geschätzt. Und wenn jemand auf keinen Fall in einem Großraumbüro arbeiten will, ist das völlig in Ordnung - es ist deshalb nur wichtig, dass wir das früh besprechen." Sind die Vorstellungen ähnlich, wird ein Interview verabredet und dann persönlich oder in Einzelfällen auch über Skype geführt.