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IT in Behörden: Modernisierung unerwünscht

In deutschen Amtsstuben kommt die Digitalisierung nur schleppend voran. Das liegt weniger an den IT-Abteilungen als an ihren fachfremden Kollegen.

Ein Bericht von Andreas Schulte veröffentlicht am
Viele Ämter gehen bei ihrer technischen Ausstattung nicht mit der Zeit.
Viele Ämter gehen bei ihrer technischen Ausstattung nicht mit der Zeit. (Bild: Pixabay)

Mitten in der Corona-Krise sorgt diese Nachricht bundesweit für Kopfschütteln: Ämter setzen bei der Bewältigung der Pandemie noch immer das Fax ein. Tatsächlich trudeln die Daten unzähliger Corona-Tests als Fernkopie bei den Gesundheitsämtern des Landes ein.

Inhalt:
  1. IT in Behörden: Modernisierung unerwünscht
  2. Hierarchien überwinden

Dort übertragen Mitarbeiter die Informationen mühsam und von Hand in digitale Systeme und leiten sie erst dann weiter. Das dauert, zumal viele Faxmaschinen überlastet sind. Die Folge: Wertvolle Arbeitszeit zur Bekämpfung der Pandemie geht so verloren.

Und nicht nur die Gesundheitsämter sind in diesen Tagen in ihrer Arbeit eingeschränkt. Weil viele Beschäftigte wegen der Krise im Homeoffice arbeiten, bleiben auch bei anderen Behörden Anträge liegen. So etwa bei Bauämtern.

"Bei der Erteilung von Baugenehmigungen hakt es derzeit am meisten", sagt Andreas Ibel, Präsident des BFW Bundesverband Freier Immobilien- und Wohnungsunternehmen unter Berufung auf eine Mitgliederumfrage. Der Grund: Aus dem Homeoffice heraus ist die Erteilung nicht möglich, weil wichtige Daten im Homeoffice nicht verfügbar sind. "Jetzt rächt sich, dass viele Kommunen digitale Baugenehmigungsverfahren noch nicht angegangen sind", klagt Ibel.

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So zeigt die Coronakrise drastisch, was in hiesigen Amtsstuben Alltag ist: Ob wegen veralteter Technik, verkrusteter Strukturen oder überforderter Mitarbeiter. "In Deutschlands Behörden wird zu viel Arbeitszeit verbrannt", sagt der IT-Leiter einer Bundesbehörde, der seinen Namen lieber nicht veröffentlicht sehen will.

Und dieser Trend dürfte sich sogar noch verstärken. Denn die dortigen IT-Aufgaben werden zunehmend komplexer - dieser Meinung sind laut einer aktuellen Umfrage der Consultingfirma Capgemini 88 Prozent der Führungskräfte in Deutschland. Besonders laut seien die Klagen in der öffentlichen Verwaltung, heißt es in der Studie. Schon jetzt ächzen viele IT-Abteilungen unter der täglichen Arbeitslast. In Zukunft dürften sie noch mehr als bislang auf die Unterstützung von Kollegen angewiesen sein. Doch ausgerechnet daran hapert es, so die Erfahrung des IT-Leiters.

Mitarbeiter mit Mentalitätsproblem

Er hat ein Mentalitätsproblem ausgemacht. "Viele Behördenmitarbeiter sträuben sich geradezu gegen die Veränderung von IT-Prozessen. Sie haben Angst, bei neuen Abläufen Fehler zu machen und fürchten die internen Hierarchien, die in Ämtern weiterhin stärker ausgeprägt sind als in Unternehmen", sagt er.

Oft bekomme seine Unit bereits digitalisierte Prozesse auf Papier zurück. Das bedeute nicht nur mehr Arbeit für diese Beschäftigten selbst, auch seine Abteilung müsse dadurch Prozesse ein zweites Mal aufsetzen.

Doch die Beschäftigten lehnen Modernisierungen nicht nur ab, sie verweigern Kollegen mitunter auch den Einblick in die eigenen Abläufe. "Transparenz wird als Gefahr betrachtet", sagt der IT-Leiter, der von einem krassen Beispiel berichtet: Eine Anstellung eines Kollegen scheiterte zwischenzeitlich daran, dass eine Mitarbeiterin im Urlaub weilte. Das für die Einstellung nötige Zeugnis des neuen Kollegen lag in ihrem Büro. Es existierte nur in Papierform, und die Kollegin hatte ihr Büro abgeschlossen.

"Wie soll man bei einer solchen Wagenburgmentalität Innovationen einführen", fragt sich der IT-Leiter. Moderne Kommunikation etwa durch Ticket-Systeme statt E-Mails zur Prozessbeschleunigung sei schlichtweg nicht gewünscht.

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Hierarchien überwinden 
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brutos 15. Aug 2020 / Themenstart

@ jaja der Bitcom...wie immer realtitätsfremd ;) Der nächste Automat ist gar nicht so...

C00k1e 07. Aug 2020 / Themenstart

Ja, aber das gilt es doch zu finden! Der demographische Wandel sorgt sowieso dafür, dass...

C00k1e 07. Aug 2020 / Themenstart

Haha .. wie geil! :D Schlimmer geht's echt nicht! xD Zur Schwimmbadseite: Viel zu viel...

GodsBoss 07. Aug 2020 / Themenstart

Es müsste aber nachgewiesen werden, dass das Gegenüber die Kopie gemacht hat und nicht...

quadronom 06. Aug 2020 / Themenstart

Gut, dass ja nichts neues. Dafür muss man nicht weit gucken, um die Firmen zu finden...

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