Elektronische Zeiterfassung: Viele Unternehmen kümmern sich erst spät um eine Lösung
Der 14. Mai 2019 ist schon eine ganze Weile her. Die Folgen einer Entscheidung, die der Europäische Gerichtshof (EuGH) damals getroffen hat , werden aber erst in diesem Jahr ihre Wirkung entfalten. Der EuGH entschied damals, dass Arbeitgeber "ein objektives, verlässliches und zugängliches System" zur Erfassung der Arbeitszeit einrichten müssen. Die Umsetzung dieser Vorgabe in ein Gesetz liegt seitdem bei den EU-Mitgliedsstaaten - und ist auch in Deutschland umstritten.
Der Lobbyverband der Digitalbranche Bitkom befürchtet eine unzeitgemäße digitale Stechuhr. Zuletzt verhinderte die FDP einen Vorstoß des Arbeitsministers Hubertus Heil , die elektronische Zeiterfassung verpflichtend zu machen. Ohne konkretes Gesetz war es auch für Unternehmen bisher entsprechend einfach, eine Umsetzung vor sich herzuschieben - was viele offenbar auch taten.
Im September 2022 erinnerte das Bundesarbeitsgericht (BAG) alle Beteiligten noch einmal daran , dass dem Beschluss des EuGH auch eine konkrete Umsetzung folgen muss. "Insbesondere seit dem BAG-Urteil werden gerade Unternehmen auf das Thema Zeiterfassung aufmerksam, die sich im Vorfeld noch nicht damit befasst haben oder keine Notwendigkeit dafür gesehen haben," erklärte ein Sprecher von Timebutler Golem.de. Timebutler bietet wie Papershift(öffnet im neuen Fenster) , Timetac(öffnet im neuen Fenster) und Personio(öffnet im neuen Fenster) Zeiterfassungsprodukte an. Das Unternehmen aus Eltville erlebte zuletzt ein erhöhtes Aufkommen an Kundenanfragen. Denn auch, wenn die Details des Gesetzes nach wie vor unklar sind, ist eines sicher: Eine verpflichtende Zeiterfassung wird kommen.
Seit dem BAG-Urteil ist die Nachfrage sprunghaft angestiegen
"Nach dem Urteil des EuGH vom Mai 2019 gab es nur ein leicht gestiegenes Interesse am Thema Zeiterfassung" , sagte der Unternehmenssprecher. "Uns haben zwar mehr Anfragen als üblich erreicht, doch schon nach wenigen Wochen war das Interesse speziell an der Zeiterfassung wieder auf dem vorherigen Niveau."
Ganz anders sei es nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts aus dem September 2022 gewesen. Danach sei es zu einem sprunghaften Anstieg der Nachfrage nach Timebutlers Zeiterfassung gekommen, "sowohl von Bestandskunden, die bisher die Zeiterfassung noch nicht verwendet haben, als auch von Neukunden, die auf der Suche nach einer professionellen Zeiterfassungslösung sind" .
Auch wenn schon seit dem EuGH-Urteil klar war, dass eine verpflichtende Zeiterfassung über kurz oder lang kommen wird, trug wohl erst das Urteil eines deutschen Gerichts die Dringlichkeit in die Unternehmen. War die Nachfrage bei Timebutler 2019 noch ein kurzer Trend, ist die Zahl der Anfragen nach der Urteilsbegründung des BAG nun "hingegen sehr stark und dauerhaft" .
Deutsche Arbeitnehmer machen durchschnittlich 20 Überstunden im Jahr
Der Gedanke einer verpflichtenden Zeiterfassung - ob nun digital oder anderweitig - ist, Mehrarbeit zu vermeiden oder einen Ausgleich zu ermöglichen. "Die objektive und verlässliche Bestimmung der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit ist nämlich für die Feststellung, ob die wöchentliche Höchstarbeitszeit einschließlich der Überstunden sowie die täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten eingehalten worden sind, unerlässlich" , teilte der Gerichtshof mit(öffnet im neuen Fenster) .
Laut statistischem Bundesamt(öffnet im neuen Fenster) arbeiteten 12 Prozent der in Deutschland Angestellten im Jahr 2021 mehr als vertraglich vereinbart. 230.000 Einzelnutzer erfassen ihre Arbeitszeit in Timebutlers System und erlauben es dem Unternehmen, eigene Auswertungen vorzunehmen. Stand Mitte Dezember 2022 lag die durchschnittliche Anzahl ihrer Überstunden bei 20,11 Stunden pro Person. Das ist ein kleiner Anstieg im Vergleich zum Vorjahr, in dem es noch 19,72 Stunden waren.
Laut Timebutler sind das niedrige Zahlen und "dürften wohl auf die Coronasituation und Kurzarbeit zurückzuführen sein" , schätzt man bei Timebutler. Die Zahl der gemessenen Kurzarbeitszeit-Tage sei vom Jahr 2020 auf das Jahr 2021 um über 237 Prozent gestiegen, 2022 aber nur um 41 Prozent zurückgegangen.
Mehrarbeit zu messen und auszugleichen scheint durchaus nötig zu sein - auch in der IT-Branche. Nach einer Umfrage von Stackoverflow aus dem Jahr 2021 liegt der Anteil von Menschen mit psychischen Störungen unter ITlern mit 9,4 Prozent fast eineinhalb Prozentpunkte über dem Bundesdurchschnitt (g+). Unternehmen appellieren häufig an die Eigenverantwortung der Angestellten , aber das scheint nicht genug zu sein: Laut einer Umfrage von 2020(öffnet im neuen Fenster) gibt rund ein Viertel der befragten Programmierer an, an ein bis zwei Tagen in der Woche Mehrarbeit zu leisten.
Österreich und die Schweiz haben weniger Nachbesserungsbedarf als Deutschland
Die Unternehmenskunden von Timebutler kommen mit 85 Prozent zum überwiegenden Teil aus Deutschland, Österreich und der Schweiz, wo das Unternehmen auch seinen Schwerpunkt setzt. In Deutschland müssen Arbeitgeber bislang(öffnet im neuen Fenster) nur erfassen, was über die werktägliche Arbeitszeit hinausgeht - also Überstunden. Bei den deutschsprachigen Nachbarn sieht das anders aus.
In Österreich(öffnet im neuen Fenster) besteht bereits eine Erfassungspflicht aller Arbeitszeiten. Auch in der Schweiz(öffnet im neuen Fenster) müssen Unternehmen mit mehr als 50 Angestellten die täglichen Arbeitszeiten vollständig erfassen. "Arbeitszeiterfassung heißt nicht in jedem Fall Stempeluhr" , schreibt das Staatssekretariat für Wirtschaft. Die Zeiterfassung könne ebenso handschriftlich oder per Software geschehen.
Besonders in der IT-Branche dürften viele Unternehmen eine digitale Variante wählen (g+), auch wenn eine elektronische Erfassung nach den letzten Uneinigkeiten zwischen SPD und FDP wohl nicht verpflichtend im finalen Gesetzentwurf landen wird. Eine Reform des Arbeitszeitgesetzes(öffnet im neuen Fenster) soll 2023 trotz des ersten gescheiterten Entwurfs weiterhin kommen. "Wir werden praxistaugliche Lösungen vorlegen" , sagte Hubertus Heil und versicherte, es gehe "nicht darum, die Stechuhr wieder einzuführen" . Es gebe auch digitale Möglichkeiten, betonte der Minister erneut.
Timebutler versichert, darauf zu achten, bestimmte, vermeintlich bequeme Funktionen, die sich Kunden wünschen, nicht einzuführen. "Beispielsweise haben wir uns gegen die Möglichkeit entschieden, ein permanentes Positionstracking von Mitarbeitern durchzuführen" , teilte das Unternehmen mit. "Damit unsere Kunden nicht mit einem Klick und unwissend unrechtmäßig Daten ihrer Mitarbeiter erfassen, haben wir uns gegen das Feature entschieden."
Was auf Unternehmen zukommt, die jetzt eine digitale Zeiterfassung einführen
Obwohl die Zeit mit einer nahenden Gesetzesreform langsam abläuft, sollten Unternehmen nicht voreilig handeln. "Es stimmt, dass viele Unternehmen die Einführung der Zeiterfassung aufgeschoben haben und jetzt umso hektischer nach einer einfachen Lösung suchen" , so Timebutler. "Der beste Rat für Unternehmen bei der Einführung der Zeiterfassung ist es, einen seriösen und verlässlichen Anbieter zu wählen, der die Anforderungen des Datenschutzes und die Anforderungen an die Zeiterfassung kennt und in seinem Produkt berücksichtigt hat."
Das Unternehmen rät zu Vorsicht bei Anbietern, die erst im Zuge des durch die kommende Gesetzgebung gestiegenen Interesses auf den Markt drängen. Gleichzeitig müssten aber auch etablierte Anbieter bereit sein, sich an die noch unklare Gesetzeslage anpassen zu können.
So oder so bedeutet eine Zeiterfassung eine Umstellung für Arbeitgeber und Angestellte. "Die eigentliche Herausforderung stellt sich dann erfahrungsgemäß auf einem anderen Gebiet ein: die Zeiterfassung bedeutet für die Mitarbeitenden zunächst mal mehr Aufwand" , sagte ein Sprecher von Timebutler. "Dieser Paradigmenwechsel muss vorbereitet und im Unternehmen kommuniziert werden, um die Zeiterfassung möglichst reibungslos einführen zu können."
Beim Zeiterfassungsanbieter sieht man die Ursachen für die späte Reaktion auf das seit 2019 bekannte Gesetzesvorhaben jedoch nicht in einer grundsätzlichen Ablehnung digitaler Zeiterfassungssysteme, "sondern schlichtweg in mangelnder Zeit und Ressourcen. Wie so oft werden Themen erst dann angegangen, wenn sie eine hohe Dringlichkeit haben."