Digitalisierung: Verhindert KI den Kollaps der Verwaltung?

Frust im Amt

Der Bund macht vollmundige Versprechungen, die Umsetzung liegt aber bei den Kommunen. Wir zeigen, wo diese KI schon nutzen und was sie noch ausbremst.

28. Oktober 2025 um 09:26 Uhr / Eine Analyse von Gerd Mischler

Ohne KI bricht die Verwaltung zusammen. Bild: Domenico Mattei auf Pixabay / Pixabay License

Inhalt

1. Digitalisierung: Verhindert KI den Kollaps der Verwaltung?
2. Behörden brauchen dringend mehr Entlastung durch KI
3. Der Datenschutz verhindert, dass KI-Modelle in Ämtern und Behörden dazulernen
4. Öffentlicher Dienst nutzt KI weniger als die freie Wirtschaft
5. Ohne Registermodernisierung keine KI in der Verwaltung
6. Die behörden brauchen eine wirklich souveräne Cloud

Sie würden Deutschland "mit KI schneller verwalten" , versprachen CDU und CSU zu Jahresbeginn in ihrem Bundestagswahlprogramm (PDF) . Nicht wenigen IT-Fachleuten in Städten und Gemeinden standen wohl die Haare zu berge, als sie das lasen. Nicht weil künstliche Intelligenz (KI) nicht das Potenzial hätte, Ämter und Behörden massiv zu entlasten, sondern weil die Union bei ihrem Versprechen wieder mal die Ebenen der Verwaltung ignorierte, die Bürgern und Unternehmen gegenüber die Dienstleistungen des Staates erbringen: Städte, Gemeinden und teils Bundesländer.

Weil der Bund deren technische und organisatorische Fachleute überging, scheiterte bereits die Umsetzung des Online-Zugangsgesetzes , das der damalige Bundesinnenminister und CSU-Politiker Horst Seehofer 2017 auf den Weg gebracht hatte. Aus seinen Fehlern hat die Union in acht Jahren offensichtlich nicht viel gelernt.

Ohne KI würden die Kommunen unter Personalmangel zusammenbrechen

Anders lässt sich kaum erklären, dass sie 2025 erneut versprach, sie werde in "Deutschland eine effiziente, vollständig digitalisierte Verwaltung für Bürger und Unternehmen" aufbauen, "die rund um die Uhr an sieben Tagen die Woche niederschwellig und nutzerfreundlich Serviceleistungen erbringen kann" – nur diesmal eben "durch den Einsatz von KI" . Diese Arbeit gegenüber Bürgern und Unternehmen leisten aber nicht die Ministerien und nur selten die Behörden des Bundes.

Knapp zwei Drittel aller Verwaltungsleistungen erbringen in Deutschland Städte, Gemeinden und Landkreise, etwa 30 Prozent Behörden der Bundesländer. Der Bund selbst mache nur rund fünf Prozent der Arbeit, berichtet das Institut der Deutschen Wirtschaft im aktuellen Behörden-Digimeter 2025 (PDF) . Dabei setzen viele Kommunen und Landkreise bereits auf KI. Ohne die Technologie würden sie schon jetzt unter dem allgegenwärtigen Personalmangel zusammenbrechen – und der wird künftig noch größer.

Mehr Anträge, weniger Mitarbeiter im Amt

"In den kommenden zehn Jahren werden annähernd 500.000 der rund 1,65 Millionen dort Beschäftigten in den Ruhestand gehen" , erklärt der Hauptgeschäftsführer des Deutschen Städte- und Gemeindebundes , André Berghegger. Schon heute können Städte und Gemeinden mehr als 100.000 Stellen nicht neu besetzen. Zugleich steigt die Zahl der Anträge und Verfahren.

Unter der Situation leiden alle, die auf ein Amt müssen. Der Personalmangel belastet aber auch die verbliebenen Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes.