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Grund 2: Unkenntnis in Sicherheitsfragen

In einem Unternehmen, in dem ich kürzlich für ein Projekt tiefe Einblicke in interne Prozesse erhalten durfte, wurden interne Anschreiben zur Genehmigung wichtiger Prozesse ausgedruckt, unterzeichnet, eingescannt, kopiert und per Hauspost an den Adressaten versendet. Der Scan wurde dann mehr oder weniger gut auf einem Server archiviert. Jede Abteilung hatte dafür eine eigene Ordnerstruktur angelegt. Das empfanden alle als äußerst "digital".

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Ein Unternehmen, das in der externen Kommunikation exzessiv das Wort "digital" benutzt, arbeitete also intern mit eingescannten Dokumenten und verschickte Hardcopys zur Unterschrift. Dieses Erlebnis war ein Paradebeispiel für die Diskrepanz zwischen externer Kommunikation und intern gelebter Welt. Tonnen von Papier fanden sich in den Regalen der Büros. Für das Genehmigen von Prozessen brauchte es immer einen Ausdruck, einen Stift und einen Scanner in der Nähe.

Digitales Signieren von Dokumenten war den meisten vor Ort vollständig unbekannt. Nachdem ich diese Methode vorgestellt hatte, wurde sie vom Management als zu unsicher abgestempelt und das analoge Verfahren als durchweg sicher betitelt. Man mache das ja schon immer so - und warum sollte sich ein Prozess, der bereits seit vielen Jahren funktioniere, jetzt verändern? Das Management hatte sich von mir eher Vorschläge für das Digitalisieren der Hardcopys erhofft, zum Beispiel neue Scanner oder Foto-Apps, mit denen man Dokumente scannen kann. Meiner Meinung nach sollte aber der ganze Prozess umgestellt und vollständig digitalisiert werden.

Was heißt schon unsicher?

Dass die Scans durch schlechte Archivierung aus Versehen gelöscht, die digitalen Ordnerstrukturen teilweise undurchschaubar und diverse Dokumente nicht nachvollziehbar verschwunden waren, zählte nicht als unsicher, es war ein akzeptierter Fakt. Er hätte sich durch eine andere oder neue Art der Digitalisierung von Papier angeblich nicht geändert, so die in dem Unternehmen vorherrschende Meinung.

Unternehmen geben Millionen für Prozessberatung aus, setzen bei IT-Sicherheit hingegen oft auf die interne IT-Abteilung statt auf externe Experten. Wenn Prozesse umgestellt und digitalisiert werden, ist Sicherheit natürlich ein Thema und sollte mit einer hohen Priorität behandelt werden. Andererseits sind alle Systeme angreifbar - und nur weil es Bedenken gibt, dass sich ein Hacker-Kommando Zugang zu den Daten beschaffen könnte, diese lieber gänzlich analog zu behandeln, ist der falsche Weg.

Sicherheit sollte meiner Meinung nach Hand in Hand mit der Digitalisierung von Prozessen gehen. Es gibt viele Lösungen und Möglichkeiten, Systeme zu sichern. Aber: Wer sich heutzutage hundertprozentig sicher fühlen will, muss womöglich in eine Waldhütte ziehen und fernab von digitalen Systemen Selbstversorger werden.

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 Grund 1: schlechte interne KommunikationGrund 3: eingefahrene Prozesse und die Komfortzone 
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mifritscher 20. Jan 2020

Zu dem Dokument: Zum einen: " Fehlt dem elektronischen Dokument die Urkundenqualität...

gadthrawn 20. Jan 2020

Beworben wird das Produkt Marvin Engel und die Beraterleistung. Schon die letzten...

mifritscher 20. Jan 2020

nein, weil so manche es nicht hinbekommen das Teil auf pdf umzustellen - und dann...

Marvin_E 20. Jan 2020

Hi wanne, danke für dein Feedback. In dem VRProjekt wird heutzutage immernoch damit...

BuddyHoli 20. Jan 2020

Digitalisierung ist doch großartig. Ich habe seit mehr als 2 Jahren keinen einzigen...


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