Die Meeting-Plage: Arbeitszeitvernichtung durch Besprechungen

Es gibt Mittel und Wege, um Besprechungen effizient und ohne hohe Zeitverluste zu organisieren.

Artikel veröffentlicht am 12. April 2022, 7:40 Uhr, Carsten Hoefer/dpa

Besprechungen gehören im Büro zum Alltag. (Bild: Pixabay)

Klagen über Meetings gehören zum Arbeitsalltag wie das Jammern über Chefs und schlechtes Wetter. Doch ineffiziente Besprechungen seien nicht nur Zeitverschwendung, sondern schädlich für Unternehmen, sagen Wissenschaftler.

Manager und Mitarbeiter verbringen einen steigenden Teil ihrer Arbeitszeit in Besprechungen - mit potenziell negativen Folgen für Unternehmen und Motivation der Belegschaft. Wissenschaftler und Unternehmensberater gehen davon aus, dass die Corona-Pandemie in vielen Unternehmen den Langfristtrend einer stetig wachsenden Zahl von Besprechungen befördert habe.

Der von ineffizienten Besprechungen verursachte Schaden kann demnach weit über die reine Zeitverschwendung hinausgehen. "Die Frequenz von Meetings hat in den letzten Jahren stetig zugenommen, auch als Folge der zunehmenden organisationalen Komplexität", sagt Nale Lehmann-Willenbrock, Professorin für Arbeits- und Organisationspsychologie an der Universität Hamburg.

Besprechungen sind notwendig

Dass Besprechungen notwendig und sinnvoll seien, stehe außer Frage: "Sie werden zum Beispiel immer dann gebraucht, wenn gemeinsam Probleme gelöst, Prozesse abgestimmt oder neu angepasst werden müssen oder wenn auf Krisen reagiert werden muss", sagt die Wissenschaftlerin.

"Letzteres trifft natürlich auch auf die Corona-Pandemie zu." Durch die vermehrte Arbeit im Homeoffice habe insbesondere die Anzahl kürzerer Meetings und Eins-zu-Eins-Meetings zugenommen - mangels anderer Interaktionsmöglichkeiten.

Corona machte Besprechungen ineffizienter

"Es gibt ein paar Trends, die dazu geführt haben, dass Meetings während der Corona-Krise ineffizient wurden", sagt Philipp Kolo, Personalexperte bei der Unternehmensberatung Boston Consulting Group (BCG). "Mehr Leute in einem Meeting zuzuschalten, ist in einer Videokonferenz sehr einfach. Das hat Vorteile, es bedarf aber auch einer sehr viel höheren Stringenz im Meetingmanagement."

Häufige Klagen: eine zu große Teilnehmerschar, überflüssige Wortmeldungen, mangelnde Struktur. "Es gibt Führungskräfte, die verbringen 80 bis 90 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings", sagt Kolo. "Das ist nicht effizient, denn sie sollen ja auch inhaltlich arbeiten und brauchen Zeit für ihre Teams."