Die Meeting-Plage: Arbeitszeitvernichtung durch Besprechungen
Klagen über Meetings gehören zum Arbeitsalltag wie das Jammern über Chefs und schlechtes Wetter. Doch ineffiziente Besprechungen seien nicht nur Zeitverschwendung, sondern schädlich für Unternehmen, sagen Wissenschaftler.
Manager und Mitarbeiter verbringen einen steigenden Teil ihrer Arbeitszeit in Besprechungen - mit potenziell negativen Folgen für Unternehmen und Motivation der Belegschaft. Wissenschaftler und Unternehmensberater gehen davon aus, dass die Corona-Pandemie in vielen Unternehmen den Langfristtrend einer stetig wachsenden Zahl von Besprechungen befördert habe.
Der von ineffizienten Besprechungen verursachte Schaden kann demnach weit über die reine Zeitverschwendung hinausgehen. "Die Frequenz von Meetings hat in den letzten Jahren stetig zugenommen, auch als Folge der zunehmenden organisationalen Komplexität" , sagt Nale Lehmann-Willenbrock, Professorin für Arbeits- und Organisationspsychologie an der Universität Hamburg.
Besprechungen sind notwendig
Dass Besprechungen notwendig und sinnvoll seien, stehe außer Frage: "Sie werden zum Beispiel immer dann gebraucht, wenn gemeinsam Probleme gelöst, Prozesse abgestimmt oder neu angepasst werden müssen oder wenn auf Krisen reagiert werden muss" , sagt die Wissenschaftlerin.
"Letzteres trifft natürlich auch auf die Corona-Pandemie zu." Durch die vermehrte Arbeit im Homeoffice habe insbesondere die Anzahl kürzerer Meetings und Eins-zu-Eins-Meetings zugenommen - mangels anderer Interaktionsmöglichkeiten.
Corona machte Besprechungen ineffizienter
"Es gibt ein paar Trends, die dazu geführt haben, dass Meetings während der Corona-Krise ineffizient wurden" , sagt Philipp Kolo, Personalexperte bei der Unternehmensberatung Boston Consulting Group (BCG). "Mehr Leute in einem Meeting zuzuschalten, ist in einer Videokonferenz sehr einfach. Das hat Vorteile, es bedarf aber auch einer sehr viel höheren Stringenz im Meetingmanagement."
Häufige Klagen: eine zu große Teilnehmerschar, überflüssige Wortmeldungen, mangelnde Struktur. "Es gibt Führungskräfte, die verbringen 80 bis 90 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings" , sagt Kolo. "Das ist nicht effizient, denn sie sollen ja auch inhaltlich arbeiten und brauchen Zeit für ihre Teams."
Strategien gegen schlechte Meetings
"Eine Führungskraft muss nicht den gesamten Stab an Mitarbeitern in ein Meeting mitschleppen, denn entweder kann die Führungskraft eine Entscheidung selbst treffen oder die Entscheidung einem Mitarbeiter übertragen" , sagt Kolo. "Das ist auch ein Absicherungsthema in vielen Unternehmen. Je mehr Teilnehmer ein Meeting hat, desto weiter werden die Verantwortlichkeiten verteilt."
Die exakten Folgekosten zu berechnen, ist naturgemäß schwierig. Doch dass ineffiziente Besprechungen teuer sind, ist unbestritten: "Die Schätzungen zu verschwendeten Kosten durch ineffektive Meetings schwanken etwas in der Literatur, sind aber ein in der Forschung anerkanntes und weitreichendes Problem" , sagt die Professorin Lehmann-Willenbrock.
Es sind keineswegs nur Angestellte, die Besprechungen als Qual empfinden, sondern auch deren Chefs. 2017 veröffentlichten die drei US-Wissenschaftlerinnen Leslie Perlow, Constance Hadley und Eunice Eun im Fachmagazin Harvard Business Review ihren Aufsatz Stop the Meeting Madness(öffnet im neuen Fenster) : 65 Prozent der 182 befragten leitenden Manager klagten demnach, dass Besprechungen sie von der Arbeit abhielten.
Vorgesetzte verbringen viel Zeit in Besprechungen
"Der mangelnde Return on Investment bei Besprechungen betrifft insbesondere Führungskräfte, da diese besonders viel Arbeitszeit in unterschiedlichen Besprechungen verbringen und gleichzeitig höhere Personalkosten erzeugen" , sagt Lehmann-Willenbrock. "'Schwafelige' Besprechungen sind aber auch schädlich für das psychologische Wohlbefinden und das Engagement der einzelnen Mitarbeitenden, wie wir in unserer Forschung zeigen konnten."
BCG-Personalexperte Kolo fügt hinzu: "Wichtig ist die Strukturierung der Besprechung, die Reduzierung der Teilnehmerzahl und die Begrenzung der Zeit. Und: Dass ganz klar ist, was jeder Teilnehmer beitragen kann und soll." Am Ende der Besprechung sollten die Aufgaben festgelegt sein, inklusive Verantwortlichkeiten und Zeitplan.
Das Two-Pizza-Team
Der Berater verweist auf die großen US-Techunternehmen, in der Unternehmenswelt bekannt für ihre straffen Vorgaben. Ein Beispiel sind die bei Amazon üblichen Two-Pizza-Teams. Eine Arbeitsgruppe samt ihrer Besprechungen soll nicht mehr Mitglieder haben, als von zwei Pizzen satt werden. "Denn bei mehr als zehn Personen verliert erfahrungsgemäß der Planungsprozess an Effektivität, Qualität und Produktivität" , sagt eine Sprecherin von Amazon Deutschland.
Eine Amazon-Besprechung dauert demnach in der Regel zwischen 45 und 60 Minuten, die Zeit soll exakt eingehalten werden. Auftakt ist das gemeinsame Lesen eines zuvor vorbereiteten maximal sechsseitigen Dokuments, damit alle auf dem gleichen Stand sind.
Die gute Nachricht für Vorstandsetagen: Mitunter genügten auch einfache Schritte, um gegen ausufernde Besprechungen in mittlerem Management und Belegschaft vorzugehen: "Manche Unternehmen räumen die Stühle aus ihren Meetingräumen und stellen Stehtische hinein" , sagt BCG-Berater Kolo. "Dann gibt es keine Meetings mehr, in denen die Leute sitzen, Kaffee trinken und Kekse essen."
Weitere Informationen gibt es hier in unserem Karriere-Ratgeber zum Thema Meetings