Strategien gegen schlechte Meetings

"Eine Führungskraft muss nicht den gesamten Stab an Mitarbeitern in ein Meeting mitschleppen, denn entweder kann die Führungskraft eine Entscheidung selbst treffen oder die Entscheidung einem Mitarbeiter übertragen", sagt Kolo. "Das ist auch ein Absicherungsthema in vielen Unternehmen. Je mehr Teilnehmer ein Meeting hat, desto weiter werden die Verantwortlichkeiten verteilt."

Die exakten Folgekosten zu berechnen, ist naturgemäß schwierig. Doch dass ineffiziente Besprechungen teuer sind, ist unbestritten: "Die Schätzungen zu verschwendeten Kosten durch ineffektive Meetings schwanken etwas in der Literatur, sind aber ein in der Forschung anerkanntes und weitreichendes Problem", sagt die Professorin Lehmann-Willenbrock.

Es sind keineswegs nur Angestellte, die Besprechungen als Qual empfinden, sondern auch deren Chefs. 2017 veröffentlichten die drei US-Wissenschaftlerinnen Leslie Perlow, Constance Hadley und Eunice Eun im Fachmagazin Harvard Business Review ihren Aufsatz Stop the Meeting Madness: 65 Prozent der 182 befragten leitenden Manager klagten demnach, dass Besprechungen sie von der Arbeit abhielten.

Vorgesetzte verbringen viel Zeit in Besprechungen

"Der mangelnde Return on Investment bei Besprechungen betrifft insbesondere Führungskräfte, da diese besonders viel Arbeitszeit in unterschiedlichen Besprechungen verbringen und gleichzeitig höhere Personalkosten erzeugen", sagt Lehmann-Willenbrock. "'Schwafelige' Besprechungen sind aber auch schädlich für das psychologische Wohlbefinden und das Engagement der einzelnen Mitarbeitenden, wie wir in unserer Forschung zeigen konnten."

BCG-Personalexperte Kolo fügt hinzu: "Wichtig ist die Strukturierung der Besprechung, die Reduzierung der Teilnehmerzahl und die Begrenzung der Zeit. Und: Dass ganz klar ist, was jeder Teilnehmer beitragen kann und soll." Am Ende der Besprechung sollten die Aufgaben festgelegt sein, inklusive Verantwortlichkeiten und Zeitplan.

Das Two-Pizza-Team

Der Berater verweist auf die großen US-Techunternehmen, in der Unternehmenswelt bekannt für ihre straffen Vorgaben. Ein Beispiel sind die bei Amazon üblichen Two-Pizza-Teams. Eine Arbeitsgruppe samt ihrer Besprechungen soll nicht mehr Mitglieder haben, als von zwei Pizzen satt werden. "Denn bei mehr als zehn Personen verliert erfahrungsgemäß der Planungsprozess an Effektivität, Qualität und Produktivität", sagt eine Sprecherin von Amazon Deutschland.

Eine Amazon-Besprechung dauert demnach in der Regel zwischen 45 und 60 Minuten, die Zeit soll exakt eingehalten werden. Auftakt ist das gemeinsame Lesen eines zuvor vorbereiteten maximal sechsseitigen Dokuments, damit alle auf dem gleichen Stand sind.

Die gute Nachricht für Vorstandsetagen: Mitunter genügten auch einfache Schritte, um gegen ausufernde Besprechungen in mittlerem Management und Belegschaft vorzugehen: "Manche Unternehmen räumen die Stühle aus ihren Meetingräumen und stellen Stehtische hinein", sagt BCG-Berater Kolo. "Dann gibt es keine Meetings mehr, in denen die Leute sitzen, Kaffee trinken und Kekse essen."

Weitere Informationen gibt es hier in unserem Karriere-Ratgeber zum Thema Meetings