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Microsoft: Unternehmen hat volle Kontrolle

Stratos Komotoglou von Microsoft Deutschland ist für Datenschutz- und die Sicherheitslösungen innerhalb von Microsoft 365 zuständig. Er stellt zunächst klar: "Für Microsoft ist es besonders wichtig sicherzustellen, dass alle unsere Produkte und Dienstleistungen geltendem Recht entsprechen, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Ein Unternehmen hat die volle Kontrolle darüber, welche Funktionen ausgerollt werden." Wenn sich ein Unternehmen also für den Einsatz von MyAnalytics entscheidet und dieses Modul einschaltet und lizenziert, dann ist dieses erst einmal für alle Mitarbeiter verfügbar. In diesem Fall erhalten Mitarbeiter auch die Wohlbefinden-Analytics. "Das ist so gestaltet, dass der Mitarbeiter allein die Mail sehen kann", versichert Komotoglou.

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MyAnalytics wertet den Kalender und die E-Mails statistisch aus. "Die Idee dahinter ist, dass Mitarbeiter, die heutzutage auch oft von zu Hause arbeiten, auf einen Blick sehen können, wie viel sie arbeiten und wie sie ihre Zeit organisieren", sagt Ralf Wigand, National IT Compliance Officer bei Microsoft Deutschland. Denn oft ist es in der modernen Arbeitswelt so, dass Mitarbeiter aufgrund der flexiblen Arbeitswerkzeuge viel mehr arbeiten als früher.

Opt-in oder Opt-out?

"Wir empfehlen, dass zum Beispiel in einer Betriebsvereinbarung aufgenommen wird, welche Module genutzt und eingeschaltet werden dürfen", sagt Ralf Wigand. Er betont auch, dass die MyAnalytics-Daten allein dem Mitarbeiter zur Verfügung stünden. Lehne dieser die Auswertung ab, gebe es in Office 365 keine Schnittstellen, die das Unternehmen für eigene Statistikauswertungen nutzen könnte. Und nur der Mitarbeiter selbst kann auf die eigenen Analysedaten zugreifen. Somit wird eine Kontrolle durch das Unternehmen ausgeschlossen.

Microsoft weist darauf hin, dass im Unternehmenskontext das Unternehmen über die Einführung von Produkten entscheidet und nicht die Nutzer. Daher könne man hier auch nicht von einem typischen "Opt-in"- beziehungsweise "Opt-out"-Szenario sprechen. Gleichwohl gebe es die Möglichkeit eines "klassischen" Opt-in, wenn der Administrator etwas Vorarbeit leiste.

Betriebsvereinbarung vorab erforderlich

Für die schleswig-holsteinische Landesdatenschutzbeauftragte und Informatikerin Marit Hansen steht damit fest: "Wenn das Unternehmen die Lizenz erwirbt und einem Mitarbeiter zuordnet, ist MyAnalytics per Default aktiv. Bereits hier sollte also die Betriebsvereinbarung geschlossen sein." Und Stefan Brink, Leiter der Datenschutzaufsichtsbehörde in Baden-Württemberg, stellt gegenüber Golem.de klar: "Der Verantwortliche muss wissen, was er einsetzt. Er kann sich nicht darauf berufen, dass der Hersteller nicht ausreichend informiert hat." Aus seiner Sicht werde hier von den Herstellern eine Regelungslücke in der Datenschutz-Grundverordnung ausgenutzt.

Damit bestehe das praktische Problem darin, dass im Unternehmen die verschiedenen Sichtweisen zusammengebracht werden müssen, sagt Hansen: "Die Administratoren verhandeln ja nicht über Betriebsvereinbarungen - das macht die Leitung mit dem Betriebsrat. Und Betriebsräte finden oft schon eine Situation vor, in der bereits entschieden ist, dass ein Dienst eingesetzt werden soll." Damit verlange man den Betriebsräten und auch den Administratoren "ziemlich viel ab, wenn alle verstehen sollen, was es für Konfigurationsmöglichkeiten gibt und was sie jeweils für Konsequenzen haben." Für Hansen ist es daher nicht nachvollziehbar, dass der MyAnalytics-Dienst seitens des Herstellers nicht vollständig auf Opt-in aufgesetzt ist, "wenn doch alle Akteure betonen, dass die Nutzung freiwillig sein soll."

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Nasenbaer 08. Mär 2020

Es ist peinlich Microsoft Office einzusetzen? Und Office bedeutet heutzutage nunmal...

Kaiser Ming 04. Mär 2020

auf der Suche nach Funktionen die man im alten Menü sofort gefunden hat

Estimator 04. Mär 2020

Diese ganze - vordergründige - Performance-Messerei geht mir auf den ...k. Mit etwas...

Estimator 04. Mär 2020

Solange es deutsche - oder auch europäische - Unternehmen gibt, die ihr eigenes...

PinguinLogo 04. Mär 2020

Ich weiß, gehört nicht direkt zum Thema. Aber: Muss bei Office 365 der 29. Februar...


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