Datenschutz: Außenministerium nutzt Office 365 trotz Bedenken
Die Bundesregierung hat starke Bedenken beim Einsatz von Office-Produkten des US-Konzerns Microsoft in der öffentlichen Verwaltung. "Anwendende haben erhebliche Schwierigkeiten, die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten nachzuweisen. Dieser Nachweis muss durch verantwortliche Stellen aber erbracht werden" , teilte das Bundesfinanzministerium auf die schriftliche Frage des CDU-Abgeordneten Marc Biadacz mit. Insbesondere für Einrichtungen des Bundes sei dabei unklar, "auf welcher Rechtsgrundlage eine Verarbeitung in eigener Verantwortlichkeit stattfinden kann" . Dennoch setzen mehrere Ministerien und Bundesbehörden aktuell die Software ein.
Hintergrund der Frage war ein Beschluss der Datenschutzkonferenz von Ende November 2022, wonach der Einsatz des Office-Pakets Microsoft 365 in Behörden, Schulen oder Unternehmen weiterhin nicht rechtskonform möglich ist . Es ist demnach weiterhin ungeklärt, welche Daten erhoben, übertragen und von Microsoft für eigene Zwecke verarbeitet werden.
Regierung teilt Einschätzung der Datenschützer
Die Bundesregierung teile "im Grunde" die in dem Beschluss geäußerte Einschätzung, schrieb die Parlamentarische Staatssekretärin Katja Hessel in ihrer Antwort (PDF)(öffnet im neuen Fenster) . Für die Einrichtungen des Bundes sei es wegen der Unklarheiten schwierig nachzuweisen, "dass die Datenverarbeitung z.B. von Telemetriedaten innerhalb des gesetzlich vorgegebenen Zweckes erfolgt bzw. ausgeschlossen ist. Nur so ist eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten in einer Umgebung dieser Art überhaupt möglich."
Daher habe der Bund "frühzeitig Entscheidungen getroffen und Maßnahmen umgesetzt, die einen Einsatz dieser Produkte für den Bund grundsätzlich entbehrlich machen. Die augenblicklich im Einsatz sich befindenden Microsoft-Office-Produkte werden zudem nicht aus einer Public Cloud bezogen, sondern als On-Premise-Lösungen im Eigenbetrieb des Bundes genutzt."
Zudem wolle die Regierung im Zusammenhang mit der sogenannten Dienstekonsolidierung Bund einen "Bundesclient" einführen. Dieser werde vom Informationstechnikzentrums Bund (ITZ Bund) betrieben. Die Einführung des Bundesclient könnte sich nach Einschätzung des Bundesrechnungshofs jedoch um Jahre verzögern und erst 2032 abgeschlossen sein.
Auswärtiges Amt setzt auf Office 365
Nicht am Bundesclient beteiligt sind das Auswärtige Amt und das Bundesverteidigungsministerium. Den Angaben des Finanzministeriums zufolge wird das Außenministerium das Office-365-Paket "im Rahmen der besonderen Erfordernisse der Auslands-IT nutzen" . Im Verteidigungsministerium ist der Einsatz von Office-365-Produkten hingegen nicht geplant.
Im geringen Umfang verfügen andere Ministerien sowie deren angeschlossene Behörden über entsprechende Lizenzen. So setzt das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) "im Rahmen eines jüngst begonnenen Modellversuches Office 365 in einem begrenzten Umfang ein (25 Lizenzen Office 365 E3)" . Im Finanzministerium würden ebenfalls "im Rahmen eines Modellversuches, Office-365-Produkte für mögliche Krisen- und Notfallszenarien getestet" .
Der CDU-Abgeordnete Biadacz forderte in der Frankfurter Allgemeinen Sonntagszeitung (FAS)(öffnet im neuen Fenster) : "Microsoft und die Datenschützer müssen jetzt handeln, um schnell und transparent die rechtlichen Bedenken aus dem Weg zu räumen." In Zeiten, in denen gerade die kommunalen Verwaltungen enorm viel stemmen müssten, könne es nicht sein, "dass sie auch noch grundsätzlich ihre IT umstellen müssen, nur um die datenschutzrechtlichen Vorgaben zu erfüllen" .