Cloud: Einmal Einsparen, bitte?

Cloud? Super, da brauchen wir keine IT-Abteilung mehr! So stellen sich das viele mittelständische Unternehmen vor. Da irren sie. Dennoch ist die Cloud für viele sinnvoll, trotz aller Mühen und Kosten.

1. September 2022 um 09:55 Uhr / Ein Erfahrungsbericht von Lutz Olav Däumling

IT-Personal einsparen durch die Cloud? Bild: Martin Wolf / Golem.de

Es war einer dieser vielen Termine, wie sie oft vorkommen. Der Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens wollte "mehr über die Cloud erfahren". So wurde ich als Cloudspezialist eingeladen, der sich besonders gut mit Microsoft 365 und Azure auskennt – ich bin seit über 30 Jahren als Administrator, IT Architect und IT Engineer / IT Consultant im Microsoft-Umfeld unterwegs.

Das Unternehmen hatte eine gut gehende Produktpalette von Maschinenbauteilen, vier Standorte und eine eigene kleine Mannschaft, die die überraschend komplexe IT-Landschaft am Laufen hielt. Es gab neben der reinen Produktion mit CNC-Fräsen, Stanzmaschinen und anderen programmierbaren IoT-Geräten natürlich auch ein großes Lager mit Versand, eine Verwaltung mit Verkauf, Buchhaltung und Unternehmensführung sowie eine kleine Abteilung mit CAD-Arbeitsplätzen, an denen Ingenieure an neuen Maschinen und Teilen tüftelten.

Das Unternehmen hatte zudem ein Verkaufsteam, das fast permanent unterwegs war, mehrere Techniker, die die Maschinen bei den Kunden warteten, und noch zwei Produktionsstätten sowie Zulieferer im Ausland. Ein perfektes Setting für eine Cloudlösung, da die ganze Bandbreite an mobilen und Vor-Ort-Arbeiten abgedeckt war.

Es gab also den Lagerarbeiter, der die Mails aus dem Verkauf mobil abarbeiten musste, den Verkäufer, der sowieso ständig mit dem Laptop unterwegs war, die große Workstation mit umfangreicher CAD-Grafikpower und die normalen Büromaschinen, an denen viel mit Tabellen und Mails gearbeitet wurde.

Der Geschäftsführer saß mir erwartungsfroh gegenüber, neben ihm seine IT-Leiterin, die das kleine Team mit acht Mitarbeitern führte. Was war das Ziel des ganzen Meetings? Ich wollte den beiden eine optimierte Lösung für ihre IT aufzeichnen, die die Vielfältigkeit der Anforderungen abfedern und die veraltete Serverlandschaft ablösen konnte. Es ging um die klassische Bürolandschaft, deren PCs in einer Active-Directory-Domäne organisiert waren.

Da braucht man ja nur noch zwei IT-Leute?

Ich schlug als Ablösung der vorhandenen On-prem-Serverlandschaft eine Cloudlösung vor, die sowohl Daten als auch Mails und Collaboration abdeckte. Der Zugriff wäre genauso mit Tablets im Lager wie mit vollwertigen PCs oder mobilen Ultrabooks im Verkauf vor Ort beim Kunden möglich, gestützt mit einer zentralen Verwaltung über die Cloud.

Und schon landeten wir beim Thema Kosten, und der Geschäftsführer bekam leuchtende Augen, als er den Unterschied zwischen Kosten für die Cloud und den Betrieb seiner bisherigen Infrastruktur mit Servern, Klimaanalage und Stromkosten sah. Dann meinte er, dass sich ja dadurch auch einiges an IT-Personal einsparen ließe, es würden dann ja nur noch ein Spezialist für die Cloud und ein, zwei Support-Leute benötigt. Die IT-Leiterin zuckte zusammen. Ich übrigens auch.

Ich musste ihm dieses weit verbreitete Vorurteil widerlegen. Was bedeutet der Betrieb einer Cloud? Man schiebt alle Daten in die Cloud, das kostet Aufwand und dann betreibt sie sich quasi von selbst?

Die Cloud muss gepflegt werden

Nehmen wir die Microsoft Cloud als Beispiel. Was wird dort an Tools geboten? Neben einer Dateiablage (Sharepoint), einer E-Mail-Lösung (Exchange) gibt es ein Unternehmensnetzwerk (Yammer mit Sharepoint), eine Office-Lösung (Office 365) und natürlich ein Tool für Videokonferenzen, Meetings und Telefonie: Teams.

Alle diese Tools arbeiten aufeinander abgestimmt, aber dies nicht ohne Konfiguration und vor allem Pflege. Neben einer komplexen Grundkonfiguration, die nicht nebenbei geschieht, ist bei einer vorhandenen On-prem-Infrastruktur das Thema Datenmigration ein gewichtiger Teil, der sehr genau geplant, getestet und dann auch gestaffelt ausgeführt werden muss.

Zugegeben, man erwartet bei der Verwaltung eines Mittelständlers nicht riesige Datenmengen oder Spezialapplikationen, aber hier liegt der Teufel oft im Detail. Oft gibt es Eigenentwicklungen wie Datenbanken oder eine bunte Mischung aus Standardsoftware und Open-Source-Lösungen, die mit der zukünftigen Lösung mindestens zusammenarbeiten müssen und bestenfalls migriert werden können.

Das geht nicht per se gegen Open-Source-Lösungen, denn hier gibt es viele sehr hilfreiche, stabile Lösungen, aber manche davon sind tatsächlich veraltet oder werden schlecht gepflegt. Gerade diese können von einer Überführung in Standardlösungen profitieren. Beispiele sind etwa Nextcloud oder Owncloud zu Microsoft Sharpoint, Openproject zu Microsoft Sharepoint, Azuredev, Dokuwiki zu Atlassian Confluence.

Zudem gibt es oft große, gewachsene Datenmengen, die auch ihren Weg in die Cloud finden müssen. Und die hinterher von den Mitarbeitern genauso gut wiedergefunden werden müssen wie vorher.

Und wie ist das mit der Reduktion der IT-Mitarbeiter? Das, was dem Geschäftsführer als personelle Kosteneinsparung vorschwebte, war unrealistisch.

Ja, auch Backups!

Eine Cloudlösung will und muss gepflegt werden. Es gibt permanent Änderungen seitens des Anbieters, sei es, um die Security zu verbessern oder neue Tools einzuführen, die beurteilt und eingeführt oder verworfen werden müssen. Es gibt in der täglichen Praxis immer wieder Anforderungen der Mitarbeiter, die umgesetzt werden wollen. Denn wenn diese die erweiterten Möglichkeiten zum Beispiel eines Tools wie Teams entdecken, da kommen schnell Ideen und Wünsche auf, die ebenso beurteilt und eventuell umgesetzt werden müssen.

Es muss ständig die Sicherheit der Gesamtlösung überwacht und verbessert werden, denn jedes Unternehmen, egal wie klein oder groß, ist ein lohnendes Ziel für Hacker. Also muss es tatsächlich auch eine Backuplösung für die Clouddaten geben, denn wenn mal etwas passiert, braucht es genau das: zuverlässige Backups.

Backup? Bei einer Cloud Lösung? Es gibt Fachleute, die dies als nicht sinnvoll ansehen, ich aber meine: Ja, denn auch ein Cloudanbieter kann Daten verlieren.

Was noch schwerer wiegt: Administratoren können Daten löschen, Versionierungen können fehlschlagen und so Dateien unbrauchbar machen. Und da ist noch der User, der wichtige Mails endgültig löscht ... Clouddienstleister und Kunde teilen sich in der Regel die Verantwortung für Backups bei Microsoft.

Die tägliche Mailflut will nicht nur aus der Sicherheitsperspektive gesteuert und beurteilt werden. Auch eine vernünftige Spamlösung, das korrekte Handling von firmeneigenen Newslettern mit zigtausend Empfängern und das korrekte Whitelisting von Versendern zum Beispiel von echten Partnern aus Fernost, die Teile zuliefern, muss gepflegt und weiterentwickelt werden.

Es gibt einen ganzen Strauß an Tätigkeiten, auf täglicher, wöchentlicher und monatlicher Basis, die nur der Pflege und der Weiterentwicklung der Cloudlösung dienen. Und die beschäftigen, neben dem Support der Hardware wie Tablets, PCs und Notebooks und dem täglichen Support der User, das vorhandene IT-Team problemlos.

Ich erklärte dem erstaunten Geschäftsführer, dass die Arbeit im Grunde verlagert wird. Von der On-prem-Seite auf die Cloudseite, garniert mit weiter bestehenden On-prem-Tätigkeiten wie dem Support der PCs und Laptops. Nein, die Arbeit wird nicht weniger, sie ändert sich. Und das bedarf neben der Bereitschaft, sich auf das Thema einzulassen, auch einer Schulung der IT-Fachleute und Endbenutzer.

Warum, fragte er mich nun, soll ich dann nicht einfach wieder in Server investieren und es bei der alten On-prem-Umgebung belassen?

Sind meine Daten in der Cloud gut geschützt?

Man kann das tun, aber gerade für eine dynamische IT-Umgebung empfiehlt sich das nicht. Eine dynamische Umgebung muss skalierbar bleiben: Sowohl bei der Menge der Daten, der Anzahl der User (hier geht es um Wachstum genauso wie Reduktion) als auch beim Fokus auf häufig genutzte Applikationen, dem täglichen Arbeiten zum Schutz der Umgebung und so weiter. Es gibt aber natürlich auch definitiv IT-Umgebungen, die schwer in die Cloud verlagert werden können. IoT-Netzwerke, aber auch das Gesundheitswesen sind solche Fälle, letztere allein schon aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen.

Das Thema Datenschutz kam natürlich auch auf. Was geschieht mit meinen Daten, wenn sie in der Cloud liegen? Kann der Anbieter darauf zugreifen und sich bedienen? Kann ich den Zugriff der User steuern, Datenverlust verhindern oder bin ich dem ausgeliefert?

Die Fragen sind schnell beantwortet. Der Anbieter kann theoretisch zugreifen und es gibt etwa bei deutschen Behörden gerade deswegen Bedenken gegen die Microsoft-Lösung . Die Frage ist: Warum sollte er? Er kann rein theoretisch die Daten für sich nutzen. Dies ist z.B. etwas, was an der Cloudstrategie der Schweizerischen Eidgenossenschaft (also der Bundesbehörden) immer wieder kritisiert wird . Die Frage ist: Will er das? Er würde sich es mit seinen Kunden verderben, da die Reputation stark sinkt und damit auch mit Sicherheit Kunden abspringen. Es ist in meinen Augen nicht lukrativ für den Cloudanbieter, dieses Risiko einzugehen, und diese wirtschaftlichen Interessen dürften stärker wiegen als der kurzfristige finanzielle Erfolg durch unrechtmäßige Nutzung der Daten.

Er kann natürlich auch gesetzlich dazu gezwungen werden, etwa damit ausländische Behörden und Geheimdienste Einblick in die Daten von Unternehmen bekommen. Diese Angst schwingt immer wieder im Hintergrund und ist wahrscheinlich durchaus berechtigt. Dagegen wehren sich die Firmen allerdings oft mit Erfolg, weil das ihre Glaubwürdigkeit untergräbt.

Der zweite Punkt, der falsche Zugriff, wird durch Zugriffsrechte und Zugriffsregeln effektiv gesteuert. Der dritte Punkt, der absichtliche oder unabsichtliche Abfluss von Daten, kann durch ausgeklügelte Data Loss Prevention Rules ausgehebelt werden (etwa bei Microsoft), die natürlich fortlaufend überwacht, angepasst, gepflegt und ergänzt werden müssen. Dies ist übrigens eine weitere Aufgabe, die alleine das IT-Team schon gut beschäftigt.

Die Cloud macht flexibel

Eine normale gemischte IT-Umwelt eines produzierenden Mittelständlers schreit geradezu nach einer Cloudtransformation. Er möchte seine Kosten optimal gegen den Nutzen auswägen, er braucht eine dynamisch anpassbare Umgebung, in der er z.B. nicht in überdimensionierte Server investiert, "weil die Datenmengen ja immer wachsen".

Er kann so die gebuchten Services maßgenau nach seinem aktuellen Bedarf zusammenstellen, Ressourcen dazubuchen oder sogar wieder abbestellen, Lizenzen variabel anpassen. Genau diese Dynamik wird oft im Mittelstand unterschätzt, weil man lange mit starren Systemen im ersten Blick gut gefahren ist, die aber auf den zweiten Blick sich als Kostenfalle entpuppt haben. IT war lange Stiefkind, rückt aber inzwischen in den Fokus, weil hier ein großes Potenzial an anpassbaren Kosten vorhanden ist. Und weil dieses Stiefkind schon seit langem eine bedeutende Rolle in Unternehmen hat und diese sich dessen immer mehr bewusst werden.

Eine On-prem-Serverlandschaft ist nicht billig. Stromkosten sind das eine, aber die Hardware ist nicht gerade günstig, und es bedarf eines klimatisierten Serverraums (nein, die berühmte Abstellkammer reicht nicht aus), einer Feuerschutzlösung, Ausfallsicherheit in Form von redundanter Hardware und ständiger Pflege der Lösung.

Und wenn das meiste schon vorhanden ist? Dann ist zu bedenken, dass die Hardware, egal ob Server oder Klimagerät, schnell veraltet und wieder ersetzt werden muss. Zudem gibt es immer wieder Ausfälle der Hardware durch Wartung oder den Einbau von Ersatzteilen.

Und es bedarf Techniker und Fachleute, die in der Lage sind, die Hardware aufzustellen, Fehler zu erkennen, Teile zu tauschen. Ich habe übrigens wenige On-prem-Systeme erlebt, die einfach so durchgelaufen sind. In meiner Erfahrungswelt findet sich ein Vielfaches plötzlichen Versagens von Festplatten, merkwürdiger Ausfälle von RAM-Bausteinen bis hin zur Explosion einer Gross-USV beim Ausfalltest in einem Rechenzentrum (diese war vor dem Test durch Techniker des Herstellers ausgetauscht und dabei die Batterien verkehrt herum gepolt angeschlossen worden).

Die Diskussion on-prem versus Cloud ist immer aktuell und spannend, und der Diskurs muss auch fortgeführt werden. Eine spannende Aufstellung findet sich zum Beispiel hier.

Die Startkosten für die Cloud sind hoch

Ja, es gibt eine hohe Anfangsinvestition bei einer Cloudtransformation. Diese Kosten sind abhängig vom Umfang der geplanten Lösung, von der Menge der zu migrierenden Daten und den Lizenzkosten. Brauche ich nur einfache Lizenzen oder auch virtuelle Server? Muss ich alle Daten stumpf migrieren, oder kann ich eine sinnvolle Vorauswahl treffen? Was brauche ich an Lizenzen, in welcher Ausprägung und welcher Anzahl? Brauche ich modernere Client-Hardware oder kann ich mit meiner vorhandenen starten?

Dies sind alles Kostentreiber, die aber nur am Anfang fällig werden. Gerade der zeitliche Aufwand einer Pre-Migrationsphase (Sichten und Erfassen der vorhandenen Daten, Erheben der notwendigen Migrationsmenge, Beziffern des Aufwandes) ist nicht gerade klein, zahlt sich aber spätestens während der Migration aus. Auch sind die Kosten notwendiger externer Beratung zu berücksichtigen – z.B. fängt ja meine Arbeit erst mit der Planung an und endet mit einer Nachbetreuung des Betriebes.

Ja, es gibt keine Reduktion des IT-Personals – die Gründe ergeben sich allein aus den Schilderungen zuvor. Ja, es bedarf Schulungen des IT-Personals und einer Umgewöhnung und Schulung der User auf neue Tools, denn es ist insgesamt ein neuer und ungewohnter Ansatz.

Aber es gibt viel zu gewinnen.

Die Cloud macht flexibel

Das Unternehmen kann dynamischer auf Anforderungen reagieren. Kommen Mitarbeiter hinzu, sind sie schneller und einfacher in die Tools integriert. Schulungen verlaufen einfacher, da es sich um Standardlösungen handelt, die gut mit Trainings und Tipps versorgt sind.

Steht die Integration einer Firma an oder geht es um die Auslagerung von Firmenteilen, dann sind die Daten schnell aufgeteilt, Tools können einfacher diversifiziert und Mitarbeiter schneller und zuverlässiger migriert werden. Die Stellschrauben werden weniger, die Tools mächtiger, damit reduziert der Aufwand an Zeit und Aufwand.

Die Integration des Personals on the road, die Anbindung und Vernetzung mehrerer Standorte, die Abdeckung verschiedenster Anforderungen von der CAD-Workstation bis zum Lager-Tablet fällt deutlich leichter und die User können immer auf gewohnte Tools und ihre Daten von überall zugreifen.

Security wird nicht einfacher handhabbar, sie wird anders in ihren Anforderungen. War es früher nur das lokale Netzwerk, das es zu schützen galt, sind es jetzt vielseitig einsetzbare Geräte und eine Datenablage in der Cloud. Die Anbieter wie Microsoft forcieren zum Beispiel immer mehr das passwortlose Anmelden und Zwei-Faktor-Authentisierung mit Codes via SMS oder entsprechenden Authentifizierungs-Apps, die One-Time-Token (einmalige Zahlencodes) erzeugen. Sie machen damit die Anmeldung insgesamt sehr viel sicherer. Aber das Thema Security bleibt so oder so, ob on-prem oder in der Cloud, eine ständige Herausforderung.

Was war jetzt mit meinem Geschäftsführer?

Er konnte sich überzeugen lassen, trotz der fehlenden Einsparung der IT-Mitarbeiter. Heute arbeitet das Unternehmen mit einer Cloudlösung, die zuverlässig alles abdeckt, was benötigt wird. Ob Mails, Ablage von Daten, Kollaboration, Chat und Videocalls oder auch Telefonie, alles ist durch die Lösung abgedeckt.

Auch die Security konnte durch die integrative Lösung gesteigert werden, da die Sicherheit stärker überwacht, überprüft und angepasst werden kann. Beim Thema Sicherheit greift das Unternehmen auf eine zentrierte Lösung zurück, die neben den Antivirenlösungen auf den einzelnen Clients auch Themen wie Data Loss Prevention, Antispam, Phishing oder auch Einbruchsversuche in die Umgebung zentral darstellt und teilweise automatisch darauf reagieren kann. Die Mitarbeiter nutzen gerne die neuen Kommunikationstools, das IT-Team hat sich in die neuen Anforderungen eingearbeitet und wurde nicht reduziert.

Die Übernahme eines kleinen Konkurrenten konnte auch im Vergleich zu früheren Akquisen wesentlich einfacher und reibungsloser gemacht werden. Die anstehenden Daten konnten mit Drittpartnertools einfach übernommen und in die Lösung integriert werden. Die Einarbeitung der neuen Mitarbeiter verlief weitgehend unkompliziert. Die beim ehemaligen Konkurrenten vorhandene On-prem-Infrastruktur konnte heruntergefahren und so die Kosten noch einmal deutlich reduziert werden. Die Zulieferer freuen sich über Workspaces, an denen gemeinsam an den Projekten gearbeitet wird und der Austausch der Ideen wesentlich einfacher und schneller läuft.

Und in den Zeiten der Pandemie konnten zumindest die Mitarbeiter außerhalb der Produktion viel von zu Hause arbeiten, die Firma an sich konnte trotz aller Vorschriften gut weiterarbeiten, während die Konkurrenz erst einmal überhastete Cloudlösungen oder VPN-Lösungen dafür hochziehen musste und so viel Zeit verlor.

Schließlich profitierten auch die IT-Mitarbeiter. Neben dem erweiterten Wissensstand durch fortlaufende Schulungen haben sie ihren Marktwert gesteigert, denn das Thema Cloudtransformation ist seit einiger Zeit eines der wichtigsten Themen, hier werden händeringend Experten in allen Ländern gesucht.

Diese Transformation der IT-Mitarbeiter ist neben der "Lust auf so etwas" natürlich auch abhängig vom Wissensstand, der vorhanden ist, der Zeit, die in die Schulungen investiert wird, und der Möglichkeit, das Erlernte vor einer realen Umsetzung ausgiebig zu testen. Werden diese Punkte erfüllt, ist der Weg in die Cloud auch für die IT-Mitarbeiter umsetzbar und ein echter Gewinn – sowohl für das Unternehmen wie auch die einzelnen Mitarbeiter.

Und die Endkunden, sprich die normalen Mitarbeiter im Unternehmen? Bestenfalls merkten sie eine kleine Umstellung (Beispiel: Ich lege meine Dateien statt auf Laufwerk X: dann im Sharepoint ab), eine geänderte Usability in einigen Punkten (Beispiel: Ich verwende Teams statt Skype for Business), aber insgesamt ist seine Umgewöhnung nicht allzu schwer. Und er kann genauso im Umgang mit der neuen Umgebung geschult werden.

Ist es also schwierig, ein Unternehmen fit für die Cloud zu bekommen? Das hängt wie immer von mehreren Faktoren ab.

Ist es schwierig, Firmen fit für die Cloud zu machen?

Ist es ein kleines Unternehmen, ist es in der Regel einfacher, da dort die Mitarbeiter als auch die IT eher an einem Strang ziehen und diesen Schritt auch besser erklärt bekommen – die IT ist nahe am Endkunden und Nutzer dran und kann hier viel abfedern und abfangen. Und die IT selbst ist insofern schneller fit, da es sich um weniger Mitarbeiter handelt. Kleinere Unternehmen sind oft auch innovativer und Neuem gegenüber aufgeschlossener als größere Unternehmen.

Bei größeren oder gar sehr großen Unternehmen, namentlich auch Behörden, ist es vielfach schwieriger. Oft wird gegen Windmühlen gekämpft, das heißt, Revierfürsten bangen um ihre Macht, da alles mehr zentralisiert wird, Entscheider auf verschiedenen Ebenen haben oft einfach negative Meinungen dazu übernommen, lassen sich schwer vom Gegenteil überzeugen und geben diese uninterpretiert wieder und behindern einzelne Schritte.

ITler, die sich nur ungern fortbilden, sehen hier viel Arbeit und auch Probleme auf sich zukommen und verschleppen Schritte. Dann gibt es noch den übereifrigen Netzwerk- oder Sicherheitsexperten, der in jeder Änderung einen potenziellen GAU, also Verlust oder Kompromittierung von Daten vermutet. Und es gibt den Nutzer, der "noch nie mit dem Internet gearbeitet hat" und es auch nicht will, obwohl er diese Mail gerade in Outlook Web Access schreibt, während er im Browser die Anwendung eines externen Drittanbieters bedient, die auf deren Servern liegt.

In solchen Umgebungen ist viel vertrauensbildende und aufklärende Arbeit bereits im Vorfeld notwendig, und es bedarf zusätzlicher Arbeit in Umsetzung und Ausbildung. Aber diese lohnt sich in meinen Augen.

Die Cloud ändert die Art zu arbeiten

Was bleibt abschließend zu sagen? Man sollte nicht dem Trugschluss unterliegen, dass eine Transformation zur Cloud Arbeitsplätze vernichtet. Sie ändert eher die Art zu arbeiten, auch für IT-Experten. Das Verständnis der Unternehmensführungen und Manager muss sich ändern, das Verständnis für eine Cloudumgebung geweckt und mit Inhalten gefüllt werden. Die Mitarbeiter müssen erklärt bekommen, was sich wie ändert und dass dadurch die Möglichkeiten gerade zur Zusammenarbeit stark erweitert werden. Arbeitsmodelle können angepasst werden, je nach Branche und Anforderungen ist Homeoffice kein Unwort, sondern ein möglicher Zustand.

Es wird immer auch verbleibende On-prem-Umgebungen in Form von Servern und Steuerungsgeräten geben, aber diese werden auch zunehmend hybrid (cloudangebunden) werden. Ich sehe eine Cloud nicht als Dogma, sondern als flexibles Tool, das sowohl in hybrider Form als auch als native Lösung die Arbeit erleichtert und neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit eröffnet.

Und nein, auch ich selbst werde dadurch nicht wegrationalisiert, sondern kann helfen, Lösungen zu finden. Zwar bedeutet das für mich auch den Aufwand, am Puls zu bleiben, ständig die Augen nach den Entwicklungen aufzuhalten und mein Wissen anzupassen. Aber das ist nichts, was ich nicht schon in den letzten 32 Jahren getan hätte. Irgendwann am Anfang stand ich vor einer reinen On-prem-Umgebung mit Windows NT 3.51 und Exchange 5.0, heute stehe ich vor Windows 11 und einer Microsoft 365 Cloud. Anders, aber genauso spannend.

Lutz Olav Däumling ist als freiberuflicher Senior IT Engineer und IT Architect auf die Cloud und Microsoft 365 spezialisiert.