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Anzeige: BWI launcht Software-Roboter bei der Bundeswehr

Domo arigato, Mr. Roboto: Die BWI testet einen Software-Roboter, der Mitarbeiter im Luftfahrtamt von monotoner Verwaltungsarbeit entlastet.

Sponsored Post von BWI veröffentlicht am
Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) kann menschliche Kollegen entlasten.
Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) kann menschliche Kollegen entlasten. (Bild: iStock.com/BahadirTanriover)

Ein Roboter kann zum hilfreichen Kollegen im Büro werden: Das beweist die BWI beim Luftfahrtamt der Bundeswehr in Köln. Anders als bei sichtbaren Industrierobotern in Fabriken, handelt es sich hier um einen virtuellen Roboter: Software, die so programmiert wird, dass sie menschliche Arbeitsweisen am Computer nachahmen und Schritt für Schritt übernehmen kann. Robotic Process Automation, kurz RPA, heißt die Technologie, die Fachkräfte nicht nur von zeitaufwendiger Verwaltungsarbeit befreit, sondern sie auch effizienter ausführt.

Robotic Process Automation - der hilfreiche Kollege im Büro

Besonders eignet sich die RPA-Technologie für ständig wiederkehrende, standardisierte und regelbasierte Arbeitsabläufe. Ein solcher Prozess ist das Ausstellen von Fallschirmsprunglizenzen im Luftfahrtamt der Bundeswehr: Wenn Soldaten eine Ausbildung zum Fallschirmspringer absolvieren, meldet die zuständige Schule per E-Mail, ob die Schüler alle Voraussetzungen für die Lizenz erfüllen. Vor der digitalen Automatisierung hat ein hoch qualifizierter Sachbearbeiter alle Daten anhand einer Checkliste abgeglichen, manuell in eine Tabelle übertragen, für jeden Kandidaten einen digitalen Ordner angelegt und nach erfolgreicher Prüfung das Lizenzdokument erstellt.

Heute kann der virtuelle Roboter diese repetitiven Vorgänge erledigen. Er agiert dabei ähnlich wie ein menschlicher Nutzer und kann verschiedene Office-Anwendungen wie E-Mail, Excel und Adobe oder auch ERP-Systeme miteinander verknüpfen. Eingebaute Features wie zum Beispiel Optical Character Recognition (OCR), also optische Zeichenerkennung, bieten zusätzliche Entlastungen.

Erst die Prozessoptimierung, dann die Automatisierung

Damit der Software-Roboter für einzelne Arbeitsschritte programmiert werden kann, müssen die Projektverantwortlichen den Prozess genau verstehen. Bestehende Geschäftsabläufe sind oft komplex. Deshalb werden sie zunächst analysiert, an eine digitale Verarbeitung angepasst und optimiert, bevor sie automatisiert werden. Nur so lassen sich Qualität und Effizienz tatsächlich steigern und Fehler bei der robotergestützten Bearbeitung vermeiden. Trotz der Automatisierung behalten die Mitarbeiter die nötige Kontrolle über den Prozess. Hoheitliche Aufgaben wie das Ausstellen von Lizenzen darf ein virtueller Roboter nicht allein ausführen. "Bei Digitalisierungsprojekten ist es wichtig, den Menschen in den Mittelpunkt zu stellen und nicht die Technik", sagt Eva Hansen, Gesamtprojektleiterin im Consulting der BWI.

Niemand kennt Anforderungen und Prozesse besser als diejenigen, die täglich mit ihnen arbeiten. Deshalb setzt die BWI auf eine enge Zusammenarbeit mit den Prozessverantwortlichen in Köln: von der Analyse der bisherigen Arbeitsschritte über deren Optimierung bis hin zur Definition, welche Vorgänge der Roboter übernehmen kann. Mit diesem nutzerzentrierten, prototypgetriebenen und iterativen Ansatz konnte die BWI wichtige Pionierarbeit leisten. Sie trägt dazu bei, RPA auf Basis einer digitalen Gesamtstrategie künftig auch in anderen Bereichen des Amtes anzuwenden.

Prototyp des Software-Roboters ist bereits im Einsatz

Mittlerweile ist das RPA-System als Prototyp erfolgreich im Einsatz und liefert überzeugende Ergebnisse: Durchlauf- und Arbeitszeit des Lizenzierungsprozesses sinken enorm, die Fehlerrate verbessert sich und die Fachkräfte können sich zukünftig verstärkt auf Kernaufgaben konzentrieren.

Prozessautomatisierung
Effizienzsteigerung am Beispiel der Prozessautomatisierung "Fallschirmsprunglizenz" (Quelle: BWI)

RPA als Baustein der digitalen Gesamtstrategie

Die BWI soll das Luftfahrtamt auf die digitale Zukunft vorbereiten. RPA ist dabei ein Baustein. Welche Technik für welchen Arbeitsbereich sinnvoll ist, hängt immer von den Rahmenbedingungen und dem konkreten Prozess ab. An erster Stelle stehen immer die Prozessanalyse und -optimierung. Eine Gesamtstrategie entsteht, wenn auf Basis eines gemeinsam mit dem Kunden entwickelten Zielbilds Maßnahmen abgeleitet und ausgerichtet werden.

BWI sucht IT-Expertinnen und -Experten

Wer die Digitalisierung in Deutschland aktiv mitgestalten möchte, ist bei dem Top-10-IT-Unternehmen aus Meckenheim bei Bonn herzlich willkommen: Für die Kunden Bundeswehr und Bund sucht das Unternehmen mit mehr als 40 deutschlandweiten Standorten IT-Fachpersonal. Ob Quer- oder Berufseinstieg, Karriereleiter oder Neubeginn - die BWI GmbH bietet Interessierten vielfältige Berufsperspektiven und Entwicklungsspielräume. Mehr Informationen gibt's hier: www.bwi-karriere.de.

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