Asana: Revolution der Zusammenarbeit
Was als Versuch begann, die interne Organisation von Facebook zu verbessern, soll künftig allen Unternehmen helfen, effizienter zu werden. Asana solle kein Facebook für Unternehmen, sondern "einen besseren Weg zur Zusammenarbeit bieten", sagte Asana-Gründer Justin Rosenstein.
Asana(öffnet im neuen Fenster) geht davon aus, dass viele der wesentlichen Informationen in Unternehmen unstrukturiert und nicht digital vorliegen. Menschen notieren Dinge auf Zetteln oder merken sie sich, aber tragen sie nicht in ein zentrales System ein. Um das zu ändern, setzt Asana auf Geschwindigkeit und Struktur. Wenn man Menschen dazu bringen wolle, ein System wie Asana zu nutzen, müsse man die Zahl der Tastenanschläge und Mausklicks auf ein Minimum reduzieren. Das setze eine gewissen Besessenheit voraus, erklärte Rosenstein.
Darüber hinaus verzichtet Asana auf traditionelle Strukturelemente wie Dokumente und Tabellen. Die Software müsse mehr über die Inhalte wissen, um sie neu ordnen zu können, argumentiert Rosenstein.
Rosenstein bezeichnet Asana als eine kollaborative Aufgabenverwaltung. Der Hauptbildschirm teilt sich in drei Spalten: In der linken Spalte sind alle aktuellen Projekte aufgelistet, in der mittleren Spalte werden alle Aufgaben angezeigt, die mit dem aktuellen Projekt zusammenhängen, und in der rechten Spalte gibt es Detailinformationen zur gerade gewählten Aufgabe einschließlich der zugehörigen Dokumente.
Die mittlere Spalte gibt einen Überblick über den aktuellen Projektstatus. Oben finden sich Aufgaben, die gerade abgeschlossen wurden, und die Information, wer diese bearbeitet hat, darunter die Aufgaben, die gerade bearbeitet werden und die Information, wer sie bearbeitet, sowie unten eine nach Prioritäten sortierte Liste der offenen Aufgabe.
In der rechten Spalte findet sich neben einer Zusammenfassung des Projekts mit Notizen und den Bearbeitern auch ein Newsfeed, der die mehr oder weniger strukturierte Diskussion zu der Aufgabe enthält. Dieser Diskussion können andere folgen, die neue Einträge direkt angezeigt bekommen. Zudem werden sie derzeit per E-Mail informiert. Antworten auf diese E-Mails laufen direkt wieder in die Diskussion zurück, so dass Mitarbeiter leicht mit bekannten Werkzeugen von unterwegs reagieren können.
Die Ansicht "Assigned to Me" zeigt jedem Einzelnen, was er zu tun hat. Die Liste lässt sich neu sortieren und leicht um neue Aufgaben erweitern. Für Poweruser stehen diverse Tastaturkommandos zur Verfügung. Das Erfassen neuer Aufgaben soll so schneller gehen als das Eintragen in einen Texteditor. Die strukturierte Aufgabenerfassung ermöglicht es dabei, einzelne Aufgaben mit sehr wenig Aufwand anderen Personen zuzuordnen. So soll Asana das Delegieren von Aufgaben extrem beschleunigen. Wird eine Aufgabe als abgeschlossen markiert, werden alle Follower benachrichtigt.
Für Meetings gedacht ist eine Übersicht über die Aufgaben, die nach Mitarbeitern geordnet ist. Sie zeigt, wer was in der letzten Zeit erledigt hat und welche Aufgaben noch auf ihre Erledigung warten.
Asana steht noch am Anfang und konzentriert sich dabei zunächst auf Unternehmen. Langfristig soll Asana aber zu einem allgegenwärtigen Werkzeug zur Zusammenarbeit werden. Nutzer sollen auch private Projekte mit Asana planen. Zudem soll Asana künftig unter anderem zur Organisation von Meetings, Verwaltung von Bewerbungen und Bug-Tracking genutzt werden.
Luna soll Entwicklung beschleunigen
Asana will auch Entwicklung und Distribution auf neue Wege bringen. So setzt Asana auf ein Luna genanntes Framework(öffnet im neuen Fenster), das die Entwicklung von Webapplikationen drastisch vereinfachen soll. Luna basiert auf der von Asana entwickelten Scriptsprache Lunascript, mit der sich Webapplikationen in zehn Prozent der Zeit entwickeln lassen sollen, die für gewöhnlich veranschlagt werden.
Asana soll sich viral verbreiten
Angeboten wird Asana als Software as a Service (SaaS). Im Vergleich zu anderen SaaS-Anbietern will Asana beim Betrieb aber eher auf ein Modell setzen, das sich an Endkundensoftware orientiert. So soll jeder Asana ausprobieren können. Und da Asana auch ein Produktivitätswerkzeug sei, sei es auch dann nützlich, wenn die eigenen Freunde noch nicht mitmachten, sagte Rosenstein. Dennoch sei Asana viral, da die Software nützlicher werde, je mehr Kollegen sie nutzten.
Wird eine Aufgabe an Nutzer delegiert, die Asana nicht verwenden, erhalten diese eine E-Mail. Da ihre E-Mail-Adresse damit zugleich verifiziert wird, können sie sich direkt anmelden und das Werkzeug nutzen. Wer das nicht will, kann direkt auf die E-Mail antworten, was für den Asana-Nutzer keinen Unterschied macht, da die Antwort per E-Mail so behandelt wird, als hätte sich der Nutzer eingeloggt. So verbreitet sich die Software im Unternehmen, ohne dass die Nutzung verordnet werden muss. Das gleiche Prinzip funktioniert über Organisationsgrenzen hinaus.
Gegründet wurde Asana von Dustin Moskovitz und Justin Rosenstein. Moskovitz gründete zusammen mit Mark Zuckerberg Facebook und war in den ersten Jahren Technikchef des Unternehmens. Rosenstein arbeitete drei Jahre als Produktmanager für Google in den Bereichen Kommunikation und Zusammenarbeit. Er wechselte später zu Facebook, wo er als technischer Leiter arbeitete und sich um Projekte im Bereich Backend-Performance und Frontend-Abstraktion kümmerte.
Noch steht Asana nur ausgewählten Unternehmen im Rahmen eines geschlossenen Betatests zur Verfügung.