Digitalisierung: EU-Kommission will gedruckte Rechnungen abschaffen
Mit einer massenhaften Umstellung auf die elektronische Rechnung könnten in der EU Kosten in Höhe von rund 40 Milliarden Euro pro Jahr gespart werden, hat die EU-Kommission ausrechnen lassen. Denn gedruckte Rechnungen sind teuer. Die Kosten für die Herstellung, den Versand und die Bearbeitung von Rechnungen auf Papier summieren sich EU-weit auf zig Milliarden Euro pro Jahr. Bisher arbeiten der Kommission zufolge zwar schon 42 Prozent der Großunternehmen mit E-Rechnungen, aber nur 22 Prozent der vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs) in der EU, die die Mehrheit der Unternehmen bilden.
Aus diesem Grunde hat die Kommission am 2. Dezember 2010 in einer Mitteilung ( COM(2010) 712 final(öffnet im neuen Fenster) ) verkündet, dass sie das elektronische Rechnungswesen voranbringen wolle. Die Kommission setzt sich das ehrgeizige Ziel, bis zum Jahr 2020 die elektronische Rechnung ("E-Rechnung") "zum vorherrschenden Verfahren der Rechnungsstellung in Europa" zu machen. Die Umsetzung des einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraums(öffnet im neuen Fenster) (SEPA) bietet laut Kommission eine "Startrampe für interoperable europäische E-Rechnungsverfahren" .
Die Pläne der Kommission
In ihrer Mitteilung erkennt die Kommission ausdrücklich an, dass Unterschiede in der nationalen Gesetzgebung zu digitalen Signaturen "zu grenzüberschreitenden Interoperabilitätsproblemen geführt haben" . Daher sei ein "besser koordiniertes Vorgehen" nötig, um das elektronische Rechnungswesen voranzubringen. Die Kommission schlägt in diesem Sinne vor, die Richtlinie 1999/93/EG über elektronische Signaturen zu überarbeiten.
Eine weitere Hürde für die elektronische Rechnung stellt das Fehlen verbindlicher und allgemein akzeptierter internationaler Standards dar. So stellt die Kommission in ihrer Mitteilung fest: "Keines der existierenden Datenformate hat bisher eine dominierende Stellung erreicht. [...] In der Folge müssen die Marktteilnehmer [...] heutzutage unterschiedliche Formate unterstützen, was umfangreiche Konvertierungen [...] nötig macht" . Die Kommission will sich daher für die Entwicklung von einheitlichen Prozessen und Datenformaten (bevorzugt auf der Grundlage von UN/CEFACT Cross-Industry Invoice (CII) v.2) engagieren.
Mit gutem Beispiel voran
Für einen Zeitraum von drei Jahren wird die Kommission ein Multi-Stakeholder-Forum zur elektronischen Rechnung einrichten, in dem unter anderem Vertreter der Europäischen Zentralbank, des Europäischen Komitees für Normung (CEN) und der Artikel-29-Datenschutzgruppe mitarbeiten sollen. Die EU-Kommission fordert zudem die Mitgliedstaaten dazu auf, Kampagnen zum verstärkten Einsatz elektronischer Rechnungen durchzuführen.
Um mit gutem Beispiel voranzugehen, appelliert die Kommission an die Mitgliedstaaten, ihre Behörden dazu anzuhalten, die elektronische Rechnung einzusetzen. Die Kommission selbst wird das e-Prior-Projekt(öffnet im neuen Fenster) zur elektronischen Abwicklung von Beschaffungsverfahren vorantreiben. E-Prior steht für "electronic Procurement, Invoicing and Ordering" – "elektronische Beschaffung, Rechnungsstellung und Anforderung".
Problemfall Mehrwertsteuervorabzug
Eine weitere wichtige Voraussetzung für die erfolgreiche Einführung des elektronischen Rechnungswesens sieht die Kommission erfüllt, seit am 13. Juli dieses Jahres die Richtlinie 2010/45/EU(öffnet im neuen Fenster) zur Änderung der Richtlinie 2006/112/EG(öffnet im neuen Fenster) über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem hinsichtlich der Rechnungsstellungsvorschriften erlassen wurde. Damit wurde die elektronische Rechnung der auf Papier gedruckten Rechnung nominell gleichgestellt.
In der Richtlinie werden allerdings Forderungen aufgestellt, die zu einem nicht unerheblichen organisatorischen und technischen Aufwand führen: "[D]ie Echtheit der Herkunft einer Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen unabhängig davon, ob sie auf Papier oder elektronisch vorliegt, vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Dauer der Aufbewahrung der Rechnung gewährleistet werden" .
Gerade für KMUs dürfte dies nicht leicht umzusetzen sein. Laut Richtlinie haben sie die Wahl, auf "innerbetriebliche Steuerungsverfahren, [...] die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und einer Lieferung oder Dienstleistung schaffen können," oder auf technische Mittel zu setzen.
Der in der Richtlinie beispielhaft vorgeschlagene Einsatz einer qualifizierten digitalen Signatur dürfte ein Sechs-Mann-Handwerksunternehmen sowohl organisatorisch als auch finanziell überfordern. Solchen Betrieben bleibt allerdings die Möglichkeit, auf einen externen Dienstleister zurückzugreifen, der Rechnungen gesetzeskonform signiert. Diesen Weg scheint auch die EU-Kommission zu bevorzugen. Sie betont in ihrer Mitteilung, dass die "externen Dienstleister" Angebote für KMUs entwickeln müssten, "die niedrige Investitionen in die Infrastruktur und Qualifikation erfordern" . [von Robert A. Gehring]