IT-Controlling zwischen Anspruch und Realität

Kontrollzwang bei IT-Budgets - aber die Methoden sind mangelhaft

Was in klassischen Unternehmensbereichen seit Jahrzehnten Pflicht ist, hält spätestens seit dem desaströsen Ende der New Economy Einzug in die IT: die Kosten-Nutzen-Kontrolle. Doch Controlling-Methoden wie Return on Investment (RoI) oder Total Cost of Ownership (TCO) sind dafür nur bedingt geeignet, schreibt die iX.

Artikel veröffentlicht am 11. September 2003, 9:10 Uhr, Andreas Donath

In einer Zeit, in der Unternehmen Kosten sparen müssen, gehören großzügige IT-Budgets der Vergangenheit an. Vorstand und Controller nehmen IT-Abteilungen und ihre Kosten kritisch unter die Lupe. Jede Investition in Anwendungen und Infrastruktur kommt auf den Prüfstand, der Wertbeitrag zum Unternehmenserfolg muss genau belegt werden.

Die reine Kostenbetrachtung sagt jedoch wie eigentlich in jedem Unternehmensbereich nur wenig über die Qualität und noch weniger über den Nutzen der IT für den Betrieb aus. Da viele Firmen bzw. Betriebswirte die Informationstechnik noch immer als geschlossene, nicht transparente Box betrachten, rechnen sie Kosten für Betrieb und Projekte nicht verursachergerecht ab, sondern weisen sie per Umlageverfahren oder über TCO-Pauschalen den einzelnen Abteilungen zu.

Dabei gilt das TCO-Modell als eines der populärsten Mittel, die Kosten in den Griff zu bekommen. Alle IT-Kosten werden in zwei Kategorien eingeteilt: die direkten und die indirekten Kosten. Während Erstere die "harten" Kosten umfassen, wie zum Beispiel Hard- und Softwarekosten, Management, Support, Entwicklungs- und Kommunikationskosten, enthält die zweite Gruppe so genannte weiche Faktoren, wie die Endbenutzer-Operationen, Kosten für Systemausfälle, Selbstkonfiguration, Kollegenhilfe etc. Die größte Schwierigkeit liegt darin, diese weichen Faktoren objektiv und quantitativ richtig zu bewerten.

Wesentlich vorteilhafter wäre es, wenn sich mit geeigneten Prozessen und Tools der Beitrag der IT in jedem Unternehmensprozess beziffern ließe. Eine solche Prozesskostenrechnung gilt leider noch als Vision, so die iX.

"Manche Anschaffungen, etwa im Bürobereich oder in der Finanzbuchhaltung, entziehen sich gänzlich der RoI- bzw. Nutzen-Betrachtung, da sie schlicht erforderlich sind", meinte Redakteur Jürgen Diercks und verweist auf fünf renommierte Investmenthäuser an der Wallstreet, die im vergangenen Jahr zu jeweils 1,65 Millionen Dollar Strafe verdonnert wurden, weil sie kein adäquates Archivsystem für E-Mails implementiert hatten. "Bei allem Kostenbewusstsein darf man nämlich nicht am falschen Ende sparen", ergänzte er.