PaperPort Pro 9 Office: Dokumentmanagement für Unternehmen

Software vereint PDF-Erstellung, Scannen im Netz und Dokumentmanagement

ScanSoft bietet ab sofort seine Dokumentenverwaltung PaperPort Pro Office in der Version 9 an. Die neue Windows-Anwendung soll es Benutzern erlauben, ihre Papier- und Digitaldokumente zu verwalten, zu durchsuchen und zu verteilen. Dabei integriert PaperPort Pro Office-Funktionen zum Erstellen von PDF-Dateien und zum Scannen im Netzwerk sowie ein Dokumentmanagement.

Artikel veröffentlicht am 14. März 2003, 11:58 Uhr, Jens Ihlenfeld

Bei PaperPort Pro 9 Office handelt es sich um die neue Business-Version von PaperPort Deluxe, der PC-Software zur Papier- und Dokumentverwaltung von ScanSoft. Richtet sich PaperPort Deluxe an Heimanwender und Kleinbüros, zielt man mit PaperPort Pro Office auf den Einsatz in Unternehmen aller Größenordnungen an. Dabei soll die Software den Gang zum Kopierer durch automatische Scan-to-Desktop-Funktionen ersetzen. Geschäftsabläufe sollen durch Anmerkungs- und Stapelfunktionen optimiert und der Dokumentfluss durch eine Desktop-Verknüpfung mit vorhandenen firmeninternen Backend-Systemen, darunter Oracle9i und Microsoft SharePoint, völlig papierlos gemacht werden.

PaperPort Pro Office erlaubt es Anwendern, aus einer beliebigen Microsoft-Windows-Anwendung heraus PDF-Dateien zu erstellen, ohne dass dazu eine gesonderte Software erforderlich ist. Überdies unterstützt PaperPort gängige PDF-Funktionen wie das Hinzufügen von Anmerkungen, Notizen und Markierungen, das Versenden von PDF als E-Mail-Anhang sowie das Umwandeln statischer PDF-Dateien in elektronische Formulare, die ausgefüllt und gedruckt werden können.

Darüber hinaus bietet PaperPort eine automatische Umwandlung von verschiedenartigen Dokumentsätzen in einen PDF-E-Mail-Anhang, das Zusammenstellen benutzerdefinierter PDF-Dateien per Drag&Drop- und Stapelfunktion sowie automatisches Scan-to-PDF über netzwerkfähige Multifunktionsdrucker und digitale Kopiergeräte.

Über die Miniaturdarstellung von PaperPort sollen einzelne Seiten in einem beliebigen Dokument - darunter gescannte Papiervorlagen, PDF, Microsoft Word, Excel, PowerPoint und andere - auf Anhieb angezeigt und gefunden werden, ohne dass die zugehörige Anwendung geöffnet werden muss. Die leistungsstarke OCR-Engine mit Ganzseiten-Zeichenerkennung erstellt für gescannte Dokumente und PDF-Dateien automatisch Suchschlagwörter. Dokumente lassen sich somit über die SimpleSearch-Funktion wiederfinden.

Die DesktopDelivery-Funktion von PaperPort soll zudem die Kosten für manuelle Ablage und Kopiervorgänge reduzieren: Die gescannten Seiten werden direkt vom lokalen oder Netzwerkscanner auf den PC des Anwenders übertragen. Die DesktopDelivery-Funktion wandelt gescannte Seiten direkt in PDF-Dateien um und startet PaperPort.

Neu in PaperPort sind auch Dokumentmanagement-Funktionen für vernetzte PCs und Tablet PCs. Diese vereinfachen den Austausch lokaler Dokumente im Netzwerk und in webbasierten Content-Management-Systemen wie SharePoint und Oracle9i. PaperPort Pro 9 Office soll ab Ende März im deutschsprachigen Raum für 199,- Euro im qualifizierten Fachhandel erhältlich sein.