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E-Mails sind in Unternehmen zum Stressfaktor geworden

Überquellendes E-Mailvolumen beeinträchtigt Unternehmenskultur

Immer wieder weitergeleitete E-Mails von Kollegen, 1000fach kopierte Witze, Werbung: Bei täglich hunderten von Nachrichten ist die elektronische Post zum Stressfaktor am Arbeitsplatz geworden. Wie das IT-Wirtschaftsmagazin "CIO" berichtet, droht die elektronische Kommunikation die Arbeitseffektivität gefährlich zu beeinträchtigen.

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Schuld an den Mail-Massen sind laut "CIO" häufig unzureichende Kommunikationsregeln im Unternehmen. Abhilfe könnten klare Dienstanweisungen schaffen, die regeln, wozu die elektronische Post im Unternehmen da sein soll.

Besonders das sinnlose Weiterleiten von Mails und das "Cc"-Setzen von Vorgesetzten und Team-Mitgliedern überschwemmt laut "CIO" das virtuelle Postfach: So hat nach Auskunft von Ralph Siepmann, Technical Architect der IBM-Tochter Lotus Notes, 75 Prozent der E-Mailflut psychologische oder unternehmenskulturelle Ursachen: Wenn die Mitarbeiter immer das Gefühl haben, sich nach oben absichern zu müssen, werden sie den Vorgesetzten weiter auf "Cc" setzen und so dessen Postfach auch künftig in ein Datengrab verwandeln.

Firmenpolitik in Sachen E-Mail-Kommunikation sollte sein, dass die E-Mail bereits im Betreff genau kennzeichnet, was sie enthält. Gerade für das Projektmanagement eignet sich ein Mitteilungsbrett im Intranet häufig besser zur Information der Team-Mitglieder als eine Rund-Mail an alle. Gut geschulte Mitarbeiter können die Funktionen der Mail-Programme bei der Verwaltung der Mails effektiv nutzen: So lässt sich beispielsweise durch das Anlegen von Ordnern eingehende Post direkt sortieren. Und auch der Einsatz von Filtern wie Webwasher kann die E-Mail-Flut eindämmen. Sie blockieren etwa werbliche Mails automatisch. Durch Features wie "Wiedervorlage" oder "Nachrichten kennzeichnen" ist die tatsächliche Bearbeitung der Mails gewährleistet.


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