Arbeitsgruppen im Netz (Teil 1)
Als Douglas Engelbart Mitte der sechziger Jahre sein NLS-Onlinesystem am Standford Research Institute in Betrieb nahm, um mehrere Rechner über Telefonleitungen miteinander zu verbinden, legte er wohl den Grundstein zur Entwicklung des Internet. Sein Ziel war jedoch viel pragmatischer: Er wollte mit Forscherkollegen, trotz geographischer Trennung voneinander, effektiv zusammenarbeiten.
In der weiteren Entwicklung ist die E-Mail der erste Baustein für diese Form des "Working Together". "Groupware" nennen sich heute solche Anwendungsplattformen und fast alle Funktionsmodule haben mit der traditionellen E-Mail gemein, dass es sich um zeitlich asynchrone Anwendungen handelt. Einzige Ausnahme: die Netzkonferenz.
Über die schriftliche Kommunikation zwischen den Mitgliedern einer Arbeitsgruppe hinaus werden für ein effizientes Arbeiten weitere Funktionen benötigt. Wichtig ist hier vor allem der Austausch von Arbeitsdokumenten, unabhängig vom Dateiformat, zusammen mit einer Vermerkmöglichkeit nach jeder Bearbeitung sowie eine leistungsfähige Terminplanung, die eine Festlegung von Besprechungen überhaupt erst ermöglicht. Die Planung von personellen und technischen Ressourcen reicht bereits in den Bereich des "Workflow-Managements" hinein. Nur damit lassen sich selbst komplizierte Arbeitsabläufe ohne weitere Absprachen fehlerfrei bewältigen. Die Aufgaben werden nach einem festgelegten Muster nacheinander von verschiedenen Mitarbeitern bearbeitet und nach der Freigabe dann automatisch der nächsten Hierarchieebene zugestellt.
Die Werkzeuge einer Groupware sind:
- Messaging: E-Mail, Bulletinboard, Laufzettel für Dokumente, Fax-, SMS-Funktionen u.ä.
- Teamkalender
- Adressbuch, Kontaktmanagement
- Dokumentenverwaltung
- Ressourcenverwaltung
- Knowledge Management: Der richtige Arbeitspartner für jedes Fachgebiet.
- Web-Interface
- Mobile Zugriffsmöglichkeiten: Essenzen der Arbeitsergebnisse mobil abrufbar machen.
Der Markt: mehr als IBM/Lotus und Microsoft
Tonangebend ist immer noch das Lotus/IBM-System aus dem Client "Lotus Notes" und dem Domino-Server. Gefolgt wird die Hitliste der Groupware-Anbieter vom Softwareriesen Microsoft mit seinem Exchange-System. Beide Systeme bieten mit einem zentralen Mailserver letztlich nur das Grundgerüst, das sich mit Software anderer Hersteller auf die eigenen Anwendungsbedürfnisse zuschneiden lässt.
So unterschiedlich die individuellen Anforderungen an den Leistungsumfang einer Groupeware sind, so vielfältig ist das Angebot an beliebig skalierbaren Lösungen. Ein weites Feld sind auch die Investitionskosten. Einfache Lösungen für wenige Mitarbeiter gibt es umsonst, oder gegen eine kleine Monatsgebühr, während ein Lotus-Dominoserver rund 5800 Euro verschlingt. Da lohnt es sich natürlich, genauer hinzuschauen, welche Funktionen eigentlich tatsächlich benötigt werden. Alternativen zu Lotus und Microsoft gibt es jedenfalls zur Genüge.
Open-Source-Projekte
In Sachen Groupware wird man im Open-Source-Bereich sehr schnell fündig. Durch geringe Anschaffungskosten kommt hier ein Outsourcing an den eigenen Provider in Betracht.
Der Name Ximian ist vielen Linux-Freunden wohl durch den GNOME-Desktop in Erinnerung geblieben. Inzwischen ist Ximian ein erfolgreicher Groupware-Anbieter für Unix und Linux. Mit Produkten wie Red Carpet und Ximian Evolution setzt man vor allem im Bereich der Interoperabilität deutliche Akzente. So kann Ximian Evolution Adressbücher aus Notes, Outlook Express, Netscape, Eudora oder UNIX mbox importieren und verwendet, wie Exchange und Notes, den iCalender. Zudem gibt es eine weitgefächerte Protokollunterstützung für SMTP, POP3, IMAP und LDAP. So verliert ein Systemwechsel seinen Schrecken.
Bereits weit gediehen und bei etlichen Firmen längst erfolgreich im Einsatz ist die phpGoupware, eine Intranet-Groupware, die auf IMAP- und POP3-Server aufsetzten kann. Auch MySQL- oder PostgreSQL-Datenbanken lassen sich integrieren. PhpGroupware erlaubt Multifile-Attachments, verfügt über einen Terminplaner, ein ToDo-Modul und einen Kontakt- sowie über einen komfortablen Filemanager. Benutzer und Administratoren loben den sauberen Programmaufbau, der die Installation und den Zuschnitt auf eigene Anwendungserfordernisse regelrecht zum Vergnügen macht.
Mit etwas weniger Funktionsumfang, aber doch schon in einem fortgeschrittenen Reifestadium, präsentiert sich das Projekt TWIG. TWIG steht für "The Web Information Gateway" und ist ebenfalls vollständig in PHP geschrieben. TWIG arbeitet mit einem IMAP-Mailserver zusammen und bietet alle Basisfunktionen einer Groupware, inklusive einer gemeinsamen Bookmarkverwaltung. Auf der Webseite kann eine Demoversion online getestet werden.
Noch viel mehr quelloffene Groupwarelösungen findet man unter www.freshmeat.net(öffnet im neuen Fenster) oder www.sourceforge.net(öffnet im neuen Fenster) .
Teil 2: "Onlinegroupware und ASP-Lösungen" folgt am Dienstag, den 16. April 2002.
[von Mario Gongolsky]
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