Original-URL des Artikels: http://www.golem.de/news/zero-e-mail-atos-mitarbeiter-sahen-e-mail-abschaffung-kritisch-1302-97428.html    Veröffentlicht: 06.02.2013 21:32

Zero-E-Mail

Atos-Mitarbeiter sahen E-Mail-Abschaffung kritisch

Atos wird bis Ende 2013 intern die E-Mails abschaffen. "Wir haben anfangs eine Menge kritischer Kommentare zu unseren Ankündigungen bekommen", räumt der Verantwortliche für das globale Zero-E-Mail-Programm ein. Und er nennt Zero-E-Mail selbst einen "sehr gewagten Schritt".

Im Februar 2011 hatte Thierry Breton, der Chef des IT-Services-Anbieters Atos, angekündigt, die E-Mail im Unternehmen bis Ende 2013 komplett abzuschaffen. Wir sprachen mit Robert Shaw, Global Program Director für Zero-E-Mail bei Atos, über die Umsetzung des ungewöhnlichen Plans.

Golem.de: 2011 hat Ihr Chef angekündigt, bis Ende 2013 intern auf E-Mails zu verzichten. Wo stehen Sie im Projekt?

Robert Shaw, Atos, Global Program Director, Zero-E-Mail: Wir sind mitten im Veränderungsprozess. Nach der Ankündigung von Thierry Breton Anfang 2011, innerhalb von drei Jahren intern komplett auf den Einsatz von E-Mails zu verzichten, sind wir in mehreren Schritten vorgegangen: Zuerst haben wir unsere internen Systeme analysiert und geschaut, welche Kollaborationsinstrumente am Markt für unser ambitioniertes Projekt infrage kommen. Als Ergebnis haben wir Anfang 2012 den Enterprise-Social-Network-Anbieter Bluekiwi gekauft. Im nächsten Prozessschritt haben wir begonnen, das E-Mail-Aufkommen zu reduzieren.

Unsere Zero-E-Mail-Botschafter - engagierte und zumeist junge Kolleginnen und Kollegen - versorgen die Mitarbeiter mit Tipps und Tricks zur effizienteren Kommunikation. In bestimmten Pilotsituationen konnten wir auch schon das interne E-Mail-Aufkommen auf null reduzieren. Mittlerweile zertifizieren wir ganze Arbeitsprozesse als E-Mail-frei. Beispielsweise funktioniert die Kommunikation unseres globalen Managements mittlerweile ohne elektronische Post. Dies werden wir 2013 konsequent weiterführen. Je mehr interne Arbeiten ohne E-Mails funktionieren, desto mehr begeistern sich unsere Kollegen dafür, sich wieder direkt, über Telefon oder über soziale Netzwerke zu verbinden.

Golem.de: Ein Novell-Manager hatte kritisiert, "dass Unternehmen ohne E-Mails gar nicht handlungsfähig" seien. Steht bei Atos jetzt alles still?

Ein sehr gewagter Schritt

Shaw: Es ist richtig, dass die E-Mail derzeit in unsere Arbeitsprozesse und -abläufe eingebunden ist, dieses Instrument infrage zu stellen ist natürlich ein sehr gewagter Schritt. Wir haben anfangs eine Menge kritischer Kommentare zu unseren Ankündigungen bekommen. Bei dieser Kritik wurde interessanterweise nie unsere Analyse infrage gestellt, dass das Instrument E-Mail dem gestiegenen Kommunikationsbedarf nicht gewachsen ist.

Wir sehen immer deutlicher, dass soziale Software wie Bluekiwi Vorzüge gegenüber der E-Mail bieten kann. Wir wissen mittlerweile auch, dass der bessere Einsatz von Knowledge-Management, Instant Messaging, Telefon- und Videokonferenzen und direkte Interaktion der Organisation hilft. Unser Mantra ist, dass wir das richtige Instrument für den richtigen Zweck einsetzen. Aus diesem Grund liegt der Fokus unseres Projektes und meiner Arbeit darauf, einen kulturellen Wandel zu initiieren.

Golem.de: Mit welchen neuen Kommunikationstechniken arbeiten Sie nun?

Shaw: Wie viele andere Unternehmen arbeitet Atos mit einer Kombination aus E-Mail, Instant Messaging, Wiki, Knowledge-Management und Konferenztechnologie. Darüber hinaus haben wir Systeme für Service Desk, Projektmanagement und Enterprise-Resource-Management im Einsatz. Was uns nun von anderen Unternehmen abgrenzt, ist die Installation des sozialen Netzwerkes Bluekiwi als Ersatz für E-Mail. Wir haben im Oktober 2012 mit der Installation der Software begonnen, mittlerweile haben 8.000 von unseren weltweit 74.000 Mitarbeitern Zugang zum System und machen die ersten Schritte. Unser Ziel ist es nun, bis Ende des Jahres diese Entwicklung zu beenden.

Bluekiwi wird E-Mail- und Wiki-Funktionalitäten übernehmen, kommt aber auch mit Blog, Microblog, Kollaboration, Teilen, Like und Suchfunktionen.

Im Zentrum werden Communitys stehen, dies können Projektgruppen oder feste Teams sein, die ihre Zusammenarbeit über gemeinsame Plattformen gestalten. Die Idee dahinter ist es, Materialien und Daten möglichst zentral über geregelte Zugänge verfügbar zu machen. Wer sich informieren will oder muss, der geht aktiv auf diese Plattformen, statt die wenigen relevanten E-Mails aus der riesigen Menge von irrelevanter Post herauszufiltern, die jeden Tag auf uns einströmt. Für diesen Ansatz nutzen wir dann ein Set verschiedener Instrumente: Wikis, Chats, gemeinsame Datenablagen. Zusätzlich installieren wir derzeit das Enterprise Social Network Bluekiwi in Frankreich und Indien - in Deutschland planen wir die Einführung im zweiten Quartal 2013.  (asa)


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