Großprojekt Bundesagentur für Arbeit stellt komplett auf E-Akte um

"Es gibt keine Organisation oder Behörde von vergleichbarer Größe in Europa, die das bereits getan hat", so die Bundesagentur zu dem Großprojekt. Die elektronische Akte kommt mit der Enterprise-Content-Management-Plattform Filenet P8 von IBM.

Die Bundesagentur für Arbeit (BA) führt 2012 in allen 176 Arbeitsagenturen und über 400 weiteren Dienststellen die elektronische Akte ein. Wie die Süddeutsche Zeitung berichtet, handelt es sich um ein einmaliges Großprojekt.

"Es gibt keine Organisation oder Behörde von vergleichbarer Größe in Europa, die das bereits getan hat", sagte eine Sprecherin der Behörde der Süddeutschen Zeitung. "Wir sind hier die Ersten."

Die Umstellung wurde durch Pilotprojekte in Sachsen-Anhalt und Thüringen vorbereitet. Im Juni 2011 gab die Bundesagentur bekannt, dass 22,2 Millionen Kundenakten in den Arbeitsagenturen liegen. Täglich kämen etwa 260.000 neue Dokumente hinzu. Bei den Familienkassen, die das Kindergeld auszahlen, sind es 13,2 Millionen Akten mit etwa 140.000 neuen Dokumenten täglich. "Man kann sich vorstellen, dass zum Beispiel die Lagerung von so vielen Dokumenten Zeit kostet", sagte Raimund Becker vom Vorstand der Bundesagentur. "Außerdem müssen Papierakten oft verschiedenen Sachbearbeitern zur Verfügung stehen und dazu aufwendig versendet werden."

Scannen von 10.000 Blatt pro Stunde

Eine Sprecherin der Bundesagentur sagte Golem.de: "Die Software ist von IBM. Wir scannen nicht selbst, sondern bedienen uns Scan-Zentren der Deutschen Post. Wir liefern nur die Akten." Die Hochleistungsscanner digitalisieren etwa 10.000 Blatt pro Stunde. IBM liefert eine Software auf Basis ihrer Enterprise-Content-Management-Plattform Filenet P8. Die E-Akte erlaubt auch den gleichzeitigen Zugriff von berechtigten Mitarbeitern auf Dokumente und Akten. IBM entwickelte darüber hinaus eine spezielle Bedienoberfläche für die Bundesagentur. Im Dokumentenmanagementsystem (DMS) würden die Dokumente und Akten gerichtsverwertbar, revisionssicher und langfristig verkehrsfähig gespeichert.

Ein dreistelliger Millionenbetrag werde so ab 2016 eingespart. Aber erst einmal müsse "viel investiert werden", sagte die Sprecherin Golem.de. Angaben zu den Kosten der Einführung wurden nicht gemacht. Ab 2016 wirkten sich Personaleinsparungen und Kosteneinsparungen für Lagerflächen positiv aus. "Wir führen die elektronische Akte in sogenannten Wellen nach Regionen ein und schulen die Mitarbeiter."

Laut Süddeutscher Zeitung sollen auch die Akten der Jobcenter einbezogen werden, wo die Papierberge noch viel größer seien als bei der Arbeitslosenversicherung.