Abo
  • Services:
Anzeige
Mit Multifunktions-Kopiergeräten scannen Unternehmen Akten ein.
Mit Multifunktions-Kopiergeräten scannen Unternehmen Akten ein. (Bild: Flickr.com/Maik Meid/CC BY-SA 2.0)

BSI: Akte E, die ungelösten Fälle der elektronischen Aktenführung

Mit Multifunktions-Kopiergeräten scannen Unternehmen Akten ein.
Mit Multifunktions-Kopiergeräten scannen Unternehmen Akten ein. (Bild: Flickr.com/Maik Meid/CC BY-SA 2.0)

Behörden tun es, Krankenhäuser oder Versicherungen tun es - aber die richtige Methode kennt keiner: Wie Akten so eingescannt werden, dass sie anschließend sicher noch gültig sind, regelt kein Gesetz. An der Unsicherheit ändern die jüngsten Richtlinien des BSI nur wenig.

Ob Rechnungen, Patientenakten oder Versicherungspolicen: Kein Gesetz regelt verbindlich, wie Akten elektronisch geführt werden müssen. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) will das ändern. Vor zwei Jahren veröffentlichte es eine technische Richtlinie zum ersetzenden Scannen (Resiscan), die IT-Sicherheitsstandards definiert, im vergangenen März folgten drei neue Richtlinien, die bereits gelten. Doch die rechtliche Grundlage für die elektronische Aktenführung ist weiter schwach.

Anzeige

Mit den Richtlinien reagierte das BSI wohl auf einen alten Software-Fehler in den Multifunktions-Kopiergeräten des Herstellers Xerox. Der Informatiker David Kriesel hatte ihn Anfang August 2013 bekanntgemacht. Er dokumentierte, wie Xerox-Kopierer "bei gescannten Seiten Ziffern, Zahlenreihen oder andere Bildfragmente unvorhersehbar vertauschen / ersetzen können". "Und zwar nicht aufgrund irgendwelcher Texterkennung, sondern richtig hart in den Pixeldaten", so Kriesel. Das Ergebnis seien Dokumente, die "subtil falsch" seien, aber "perfekt" aussähen, so dass man den Unterschied nicht sofort erkennen könne.

Nach den neuen Richtlinien muss bei der Umsetzung des TR-Resiscans beim Scannen auf die Auswahl geeigneter Bildkompressionsverfahren geachtet werden. Verlustfreie und verlustbehaftete Verfahren werden als "grundsätzlich geeignet" angesehen. Nicht eingesetzt werden dürfen Verfahren, die zur Bildkompression die sogenannte Pattern-Matching-and-Substitution-Vorgehensweise nutzen. "Auch das verwandte Soft Pattern Matching darf nicht eingesetzt werden", schreibt die Behörde.

Diese drei neuen Vorgaben sind bereits gültig und werden mit der nächsten Aktualisierung in die technische Richtlinie Resiscan aufgenommen.

"Verlustbehaftete" JBIG2-Komprimierung

Vom sogenannten Bildkompressionsverfahren JBIG2, das Xerox nutzte und das offenbar der Grund für verdrehte Zahlen war, rät das BSI ab - gut anderthalb Jahre nach Bekanntwerden der Fehlfunktion. Wie die Koordinierungsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen, ein Gemeinschaftsunternehmen von Schweizer Unternehmen, mitteilt, verwendet nicht nur Xerox die "verlustbehaftete" JBIG2-Komprimierung, "sondern auch andere Hersteller, wie zum Beispiel Fujitsu". Es handelt sich also um ein "grundsätzliches Problem", weshalb auch die Koordinierungsstelle empfiehlt, beim Erstellen von PDF-Dateien vorerst auf die Kompressionsart JBIG2 zu verzichten und die "verschiedenen Quellen, insbesondere die Informatikdienstleister der abliefernden Stellen, zu sensibilisieren".

Durch die Vermeidung von JBIG2 oder durch die Verwendung des neuen Xerox-Patches soll die Anzahl der fehlerhaften Scan-Dateien auf ein Minimum reduziert werden. Die elektronische Aktenführung hat also eine rechtlich recht schwache Grundlage. Das beweist auch ein Urteil vom vergangenen Jahr. Das Verwaltungsgericht Wiesbaden (Az. 6 K 691/14.WI.A) hatte über das Asylersuchen von iranischen Staatsangehörigen zu entscheiden, die am Flughafen Frankfurt der Bundespolizei überstellt worden waren. Im Verfahren ging es auch um eine "nicht ordnungsgemäße Vorlage der Ausländerakte". Die Ausländerbehörde bezog sich explizit auf die BSI-Richtlinie 03138 zum ersetzenden Scannen. Das Gericht entgegnete hierauf, dass beim "Scannen zur Erstellung einer elektronischen Akte sicherzustellen ist, dass mangelhafte Scanvorgänge (...) erkannt werden" - wie zum Beispiel fehlende Seiten oder eine mangelnde Lesbarkeit durch Verkleinerung.

Unsicherheit in der Praxis bleibt

Es bedürfe deshalb beim Scannen einer Qualitätskontrolle, die "auch sicherstellt, dass die Dokumente in der Originalgröße, in den Originalfarben sowie richtig lesbar und vollständig eingescannt" werden. Die Ausländerbehörde habe die Urkundseigenschaft von Unterlagen in Behördenakten verkannt. So achte die Bundespolizei bei Kopien von Ausweisen nicht nur auf Lesbarkeit der Kopien, sondern sie würden "auch dergestalt beglaubigt", dass ein Beamter bescheinige, dass die Kopie mit dem Original übereinstimme. "Insoweit ist, wie in der technischen Richtlinie des BSI vorgesehen, im Falle eines ersetzenden Scannens zwingend jedes eingescannte Dokument auf seine Qualität zu prüfen und (...) mit einem Übereinstimmungsvermerk qualifiziert zu signieren", heißt es im Urteil.

Im Ergebnis führt dies aus Sicht des Richters zu einer "Möchtegern"-Ausländerakte, zu "irgendwelchen Kopien, über deren Richtigkeit und ihren Nachweisgehalt" in einem Beweisverfahren entschieden werden müsste.

Trotz zahlreicher Bemühungen bleibt die technische Umsetzung "weitestgehend dem Anwender überlassen", bestätigt das BSI. "Aufgrund vielfältiger Scan-Lösungen am Markt, die bei der Umsetzung von Sicherheitsvorgaben stark variieren oder aus einer ganzheitlichen informationstechnischen Betrachtung heraus unvollständig sind, führt dies zu Unsicherheit in der praktischen Anwendung", so das BSI.


eye home zur Startseite
kinderschreck 20. Mai 2015

Ich arbeite in meinem Büro bei der ganzen Buchhaltung gerne mit Papier! Ich habe trotzdem...

kinderschreck 20. Mai 2015

Von mir will das Finanzamt auch immer mal wieder Dinge im Rahmen der Steuererklärung...

lisgoem8 19. Mai 2015

Es braucht endlich Normen! Es müsste ein zertifizierten beideseitigen Scanner für...



Anzeige

Stellenmarkt
  1. über Ratbacher GmbH, Stuttgart (Home-Office möglich)
  2. init AG, Karlsruhe
  3. Road Deutschland GmbH, Bretten bei Bruchsal
  4. über Baumann Unternehmensberatung AG, Raum Stuttgart


Anzeige
Blu-ray-Angebote
  1. (u. a. Der Hobbit 3, Der Polarexpress, Ice Age, Pan, Life of Pi)
  2. (u. a. The Complete Bourne Collection Blu-ray 14,99€, Harry Potter Complete Blu-ray 44,99€)
  3. 109,00€

Folgen Sie uns
       


  1. Nintendo

    Super Mario Run für iOS läuft nur mit Onlineverbindung

  2. USA

    Samsung will Note 7 in Backsteine verwandeln

  3. Hackerangriffe

    Obama will Einfluss Russlands auf US-Wahl untersuchen lassen

  4. Free 2 Play

    US-Amerikaner verzockte 1 Million US-Dollar in Game of War

  5. Die Woche im Video

    Bei den Abmahnanwälten knallen wohl schon die Sektkorken

  6. DNS NET

    Erste Kunden in Sachsen-Anhalt erhalten 500 MBit/s

  7. Netzwerk

    EWE reduziert FTTH auf 40 MBit/s im Upload

  8. Rahmenvertrag

    VG Wort will mit Unis neue Zwischenlösung für 2017 finden

  9. Industriespionage

    Wie Thyssenkrupp seine Angreifer fand

  10. Kein Internet

    Nach Windows-Update weltweit Computer offline



Haben wir etwas übersehen?

E-Mail an news@golem.de


Anzeige
Gear S3 im Test: Großes Display, großer Akku, große Uhr
Gear S3 im Test
Großes Display, großer Akku, große Uhr
  1. In der Zuliefererkette Samsung und Panasonic sollen Arbeiter ausgebeutet haben
  2. Vernetztes Auto Samsung kauft Harman für 8 Milliarden US-Dollar
  3. 10LPU und 14LPU Samsung mit günstigerem 10- und schnellerem 14-nm-Prozess

Big-Jim-Sammelfiguren: Ebay-Verkäufer sind ehrlich geworden
Big-Jim-Sammelfiguren
Ebay-Verkäufer sind ehrlich geworden
  1. Marktplatz Ebay Deutschland verkauft 80 Prozent Neuwaren

Robot Operating System: Was Bratwurst-Bot und autonome Autos gemeinsam haben
Robot Operating System
Was Bratwurst-Bot und autonome Autos gemeinsam haben
  1. Roboterarm Dobot M1 - der Industrieroboter für daheim
  2. Roboter Laundroid faltet die Wäsche
  3. Fahrbare Roboter Japanische Firmen arbeiten an Transformers

  1. Re: Diese ganzen angeblichen F2P sollte man...

    ap (Golem.de) | 23:10

  2. Re: Class Action Suit...

    acuntex | 22:54

  3. Re: In Internet-Entwicklungsländern wie...

    User_x | 22:52

  4. Re: Vielen Dank an Google

    Astorek | 22:51

  5. Re: Samsung noch mehr gestorben

    m9898 | 22:50


  1. 17:27

  2. 12:53

  3. 12:14

  4. 11:07

  5. 09:01

  6. 18:40

  7. 17:30

  8. 17:13


  1. Themen
  2. A
  3. B
  4. C
  5. D
  6. E
  7. F
  8. G
  9. H
  10. I
  11. J
  12. K
  13. L
  14. M
  15. N
  16. O
  17. P
  18. Q
  19. R
  20. S
  21. T
  22. U
  23. V
  24. W
  25. X
  26. Y
  27. Z
  28. #
 
    •  / 
    Zum Artikel