IMHO: Alle Jahre wieder - der Kampf mit Behörden-PDFs (Upd.)

Funktionen für Formulare werden nicht eingesetzt

Wer sich mit staatlicher Bürokratie, Erklärungen und Anträgen herumschlagen muss, ist froh, wenn er es auf elektronischem Weg tun kann. Doch falsch konstruierte PDF-Formulare zwingen die Menschen zu schwachsinniger Mehrarbeit.

Schlimm dran ist, wer Familienangehörige im außereuropäischen Ausland hat. Um sie über die Weihnachtsfeiertage nach Deutschland einzuladen, muss er eine Verpflichtungserklärung ausfüllen. Damit verpflichtet sich der einladende Deutsche gegenüber der Ausländerbehörde, alle Kosten für den Lebensunterhalt und für die Ausreise der ausländischen Verwandten zu tragen. Adobe Reader warnt dabei: "Füllen Sie bitte das vorliegende Formular aus. Sie können die in dieses Formular eingegebenen Daten nicht speichern. Wenn Sie eine Kopie für ihre Unterlagen aufheben möchten, drucken Sie das ausgefüllte Formular aus." Abspeichern für den Versand per E-Mail oder zur Wiederverwendung ist also unmöglich. Dabei wiederholt sich die Einladung Weihnachten 2010 und auch in den Folgejahren.

Der Downloadlink auf das beschränkte Formular wird vom Landesamt für Bürger und Ordnungsangelegenheiten (LABO) per E-Mail versandt, wenn sich der Einladende dort einen Termin holt.

Dass es auch anders ginge, zeigt der Berliner Senat, der das Formular ebenfalls zum Download anbietet. Und zwar in einer Version, die das Speichern der Eingaben ermöglicht. Allerdings muss der Bürger erst einmal auf die Idee kommen, nach Alternativen zum LABO-Link zu suchen.

Doch das ist noch gar nichts im Vergleich zu einem weiteren staatlichen PDF: dem Antrag zur Erteilung eines Schengen-Visums für die besagten ausländischen Verwandten, denn darin ist schreiben am Computer gleich ganz verboten. Handschriftliches Ausfüllen fordert hier der Staat.

Manchmal kommt es sogar vor, dass Behörden die von ihnen zum Download bereitgestellten Formulare in ausgedruckter Form nicht akzeptieren und verlangen, dass vor Ort handschriftlich auf Durchschlagpapier ausgefüllt wird.

Wenn Einträge in Formulare am Computer nicht möglich sind, lässt sich natürlich auf alternative PDF-Dateibetrachter wie den Foxit-PDF-Reader ausweichen, der über die Freetype-Funktion Einfügen von Text an jeder beliebigen Stelle eines PDFs ermöglicht, auch wenn die Funktion Formularausfüllen nicht aktiviert wurde. Sumatra PDF ist eine weitere kostenlose Alternative unter Windows. Allerdings macht der Foxit-PDF-Reader PDFs, die mit Bezahlfunktionen gekoppelt sind, Probleme.

Also zurück zum Adobe Reader, der für die Schwierigkeiten beim Ausfüllen der Behörden-PDFs offenbar gar nichts kann. Denn Peter Körner, Senior Business Development Manager für Enterprise-Technologien bei Adobe Systems, erklärte Golem.de: "Viele Möglichkeiten von PDF und die Funktionen von Adobe Acrobat oder dem Adobe Reader sind nicht allen Formularautoren bekannt. Bereits seit vielen Jahren, ab der Version 5.1, enthält der Adobe Reader eine Reihe von erweiterten Funktionen, wie zum Beispiel das Ausfüllen und Abspeichern von Formularen inklusive Daten. Sogar Papierausdrucke können in den elektronischen Prozess zurückgeführt werden, da der Adobe Reader aus den eingegebenen Formulardaten einen 2D-Barcode erzeugen kann. Das sind genau die Funktionen, die eigentlich jede Behörde für eine Vielzahl von Vorgängen einsetzen sollte." Damit könne ein effizienter und kostensparender Formularprozess abgebildet werden. Unnötige Eingaben, doppelte Erfassung, fehlerträchtiges Abtippen sowie Bürgerfrust könnten mit wenig Aufwand vermieden werden, so Körner.

Bereits im Paket Adobe Acrobat Standard sind solche Funktionen seinen Angaben nach enthalten. Dazu gehören Werkzeuge zur Erstellung von Formularen mit Plausibilitätsprüfungen und Datenanbindung und der automatischen Konvertierung von existierenden Papier-, PDF- oder Word-/Excel-Vordrucken in ausfüllbare PDF-Formulare. Auch das Freischalten der erweiterten Adobe-Reader-Funktionen sei damit möglich.

Die verantwortlichen Bürokraten sollten testweise einmal ein paar Wochen lang ihre eigenen Formulare ausfüllen. Dann würden sie sich vielleicht über vorhandene Funktionen informieren und sie freischalten. Der Anschaffungspreis für Acrobat 9 Standard liegt je nach Händler zwischen 230 Euro und 400 Euro, wenn es denn die Software von Adobe sein soll.

Nachtrag vom 7. Dezember 2009, 16:55 Uhr:

Einige Leser haben angefragt, ob nicht Adobes Lizenzpolitik daran schuld sei, dass PDFs von Behörden nicht bearbeitet und gespeichert werden können. Alexander Hopstein, Sprecher von Adobe Systems, sagte Golem.de dazu: "Die Möglichkeit, ein PDF-Formular herunterzuladen, am Rechner auszufüllen und auch mit dem Adobe Reader abspeichern zu können, kann ohne Einschränkung mit Adobe Acrobat 9 - schon in der Standardversion - freigeschaltet werden."

Weitergehende Workflow-Vorgänge, um die es in den beschriebenen Fällen der Einladung nicht ging, sind tatsächlich durch Adobe beschränkt. Mit einer Acrobat-Lösung dürfen ohne Livecycle-Serverfunktionalität nur 500 Rückläufer eines Formulars mit Hilfe von Acrobat von der Behörde automatisiert erfasst werden. Diese automatisierte Vorbefüllung vorhandener Daten in ein Formular, so dass der Bürger nicht gezwungen ist, die gleichen Angaben immer und immer wieder neu auszufüllen, sei nur mit Livecycle möglich. Hier beginnen die Installationen bei 30.000 oder 50.000 Euro.

IMHO = In My Humble Opinion (Meiner bescheidenen Meinung nach)