Firmen missachten Gesetze zur E-Mail-Archivierung

Ignoranz trotz gesetzlicher Bestimmungen

Das gesetzeskonforme Archivieren von E-Mails wird in vielen deutschen Unternehmen trotz eindeutiger Regelungen immer noch vernachlässigt. Das berichtet die Computerwoche, die eine Umfrage zu diesem Thema durchführte.

Nach dem Studienergebnis würden rund zwei Drittel (64 Prozent) der Firmen nach wie vor keine innerbetrieblichen Bestimmungen aufgestellt haben, wie elektronische Daten - und hier insbesondere die E-Mail-Kommunikation - aufbewahrt werden.

Allerdings sind Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen schon seit Anfang 2002 in Kraft. In diesen schreibt das Bundesfinanzministerium vor, dass Unternehmen in der Lage sein müssen, sämtliche steuerrelevante Daten maschinell auswertbar zur Verfügung zu stellen. Dafür ist eine zehnjährige Archivierung vorgesehen, für sonstige Unterlagen gelten sechs Jahre.

Unternehmer sind nicht nur dazu verpflichtet, E-Mails gesetzeskonform zu archivieren. Sie müssen auch gewährleisten, dass alle betriebswirtschaftlich und steuerrechtlich relevanten E-Mails samt deren Anhängen jederzeit verfügbar gemacht werden können.

Wem als verantwortlichem Mitarbeiter mangelnde Pflichterfüllung nachgewiesen wird, riskiert arbeitsrechtliche Probleme - beim Unternehmen selbst kann es bei lückenhafter Dokumentation im schlimmsten Fall zu einer Zwangsschätzung der Unternehmenswerte durch das Finanzamt kommen.