Adobe baut 2D-Barcodes in ausdruckbare Formular-PDFs ein

Verbindung zwischen Papierformularen und digitalen Verarbeitungsprozessen

Adobe hat eine Lösung für die Verarbeitung von Papierformularen in Verbindung mit dem PDF-Format vorgestellt. Die Entwicklung integriert die zweidimensionalen Barcodes in PDF-Formulare und ermöglicht so, auch papierne Ausdrucke von PDFs digital zu verarbeiten, da die Inhalte von ausgefüllten Formularfeldern in Barcodes umgewandelt werden.

Der Empfänger scannt diesen Barcode des ausgedruckten Formulars ein und kann die Informationen direkt ins Backend-System einlesen. So soll dieser Formulartyp die Fehlerquote senken, die bei einer rein manuellen Erfassung von Daten entstehen würde. Zudem werden so einheitliche Verarbeitungsprozesse für Papier-basierte oder elektronische Formulare geschaffen. Das gilt vor allem für Abläufe, bei denen große Mengen an Formularen entstehen, wie Steuererklärungen und -rückzahlungen, Wahlregistrierungen, Konto-Eröffnungen oder Adressänderungen. Ein manuelles Ausfüllen des Formulars ist hingegen natürlich nicht zielführend - dann würden die Formularinhalte nicht elektronisch erfassbar und müssten wie bislang eingetippt werden.

"Diese neue Technologie hilft Unternehmen und Behörden, ein drängendes und kostenintensives Problem sofort zu lösen", sagte Ivan Koon, Senior Vice President Intelligent Documents Business Unit bei Adobe. "Gesetzliche und branchentypische Vorgaben, Herausforderungen durch ält6ere Datenverarbeitungssysteme und die Notwendigkeit, gleichberechtigte Zugangsmöglichkeiten zu schaffen, zwingen Unternehmen und Behörden gleichermaßen, Kunden und Bürger anzuweisen, Formulare in Papierform einzureichen. Die neue Lösung ermöglicht ihnen jetzt einen schnelleren Zugriff auf umfangreichere und zuverlässigere Daten. Mit PDF als Kern ihrer Investitionen benötigen sie nur noch eine Umgebung für die Verarbeitung von Papier-basierten und elektronischen Formularen."

Bei der Barcode-Lösung verknüpft der Urheber eines Formulars die PDF-Formularfelder mit dem 2D-Barcode. Jeder kann sie mit dem Adobe Reader online oder offline ausfüllen. Bei der Eingabe verschlüsselt der zweidimensionale Barcode automatisch die Angaben in einem Dateiformat, das der Verfasser des Formulars vorab definiert hat. Die 2D-Technologie ermöglicht zudem, deutlich mehr Informationen auf einer begrenzten Fläche unterzubringen als herkömmliche eindimensionale Strichcodes. Sobald das Dokument ausgefüllt ist, wird es inklusive des Barcodes ausgedruckt und per Post oder Telefax verschickt. Beim Scannen des Formulars werden dann alle relevanten Daten zur weiteren Bearbeitung in die Backend-Systeme eingelesen. Unternehmen und öffentliche Einrichtungen nutzen dafür den Adobe Decode Server.

Um diese neuen Barcode-basierten Formulare zu erstellen, benötigt man die Software Adobe Acrobat Professional in Verbindung mit einem Plug-in oder eine zukünftige Version der Software Adobe Designer.

Die Lösung für Barcode-basierte Formulare wird im Laufe des Jahres 2004 in Pilotprojekten erprobt und soll bis Ende 2004 als Bestandteil von Adobes Server-Produktlinie erhältlich sein. Die Preise sollen erst mit der Verfügbarkeit zusammen Ende des Jahres bekannt gegeben werden.